Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?

By 8 December 2012

Quelle politique d’archivage pour Segula Technologies ? – Troisième partie :

4 Une politique d’archivage au service de la qualité

Afin de définir une politique d’archivage susceptible de répondre aux exigences qualité de Segula Technologies, le point de départ se situe dans l’étude du cadre normatif du management de la qualité, de l’archivage et du records management.

4.1 Cadre normatif

Pour les besoins de cette étude, qui consiste à voir l’articulation entre démarche qualité et stratégie d’archivage, le cadre normatif est limité aux normes suivantes :
* ISO 9000:2005 « Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire »
* ISO 9001:2008 « Systèmes de management de la qualité – Exigences »
* ISO 15489:2002 « Information et documentation – “Records Management“ » Partie 1 : Principes directeurs et Partie 2 : Guide pratique
* NF Z42-013:2009 « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes
* Moreq2 : « Model Requirements for the Management of Electronic Records, Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique », mise à jour et extension 2008
* NF Z40-350:2009 : « Archivage – Prestation d’archivage et gestion externalisée des documents »

4.1.1 Les normes qualité

4.1.1.1 ISO 9000:2005

Pour démontrer les relations qui existent entre qualité et gestion des archives, on se reportera directement aux paragraphes 2.7

« Documentation » et 3.7 « Termes relatifs à la documentation ». Ces passages concernent essentiellement la documentation du système qualité, mais leur connaissance permet de comprendre les enjeux liés à la gestion documentaire de l’entreprise et par conséquent, elle aide à déterminer une politique d’archivage, au service de la politique qualité.

Ainsi, on retiendra du paragraphe 2.7.1 « Valeur de la documentation » que « la documentation permet la communication de desseins et la cohérence des actions. Son utilisation contribue à … assurer la répétabilité et la traçabilité, et à fournir des preuves tangibles … »

Or les notions de traçabilité et de preuve tangible sont également des notions communes au records management et aux exigences d’un système d’archivage électronique. Pour preuve, la partie 4 « Principes et niveaux d’exigences » de la norme NF Z42-013 signale en 4.1 qu’ « un système d’archivage électronique doit répondre aux principes suivants : intégrité, pérennité, sécurité, traçabilité ».

De même, la partie 4 « Avantages du Records Management » de la norme ISO 15489-1 dit ceci :
« Une démarche systématique d’organisation et de gestion des documents d’archives est indispensable aux organismes, ainsi qu’à la société, pour protéger et conserver la preuve tangible de leurs activités. »

Ces deux notions constituent donc pour notre étude, un point de rencontre entre les deux logiques.

Le paragraphe suivant 2.7.2 « Types des documents utilisés dans le système de management qualité » joue également un rôle dans l’élaboration de la politique d’archivage : ce paragraphe constitue un point de départ pour établir la typologie des documents à archiver.

Enfin, cette norme donne une définition fondatrice pour le records management. Le point 3.7.6, issu du paragraphe « Termes liés à la documentation », définit ce qu’est un « enregistrement ». Il s’agit d’un « document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité ».

Il est donc intéressant de voir que c’est dans la norme sur le management de la qualité qu’est définie une notion clé du records management.

4.1.1.2 ISO 9001:2008

La norme ISO 9001 témoigne aussi du fait que management de la qualité et archivage sont très liés, car c’est à l’intérieur du point 4 « Système de management de la qualité » que l’on trouve en 4.2 « les Exigences relatives à la documentation ». Ce paragraphe est crucial pour la mise en place d’un système de records management, car la norme dit que le système de management de la qualité doit :
« assurer la disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables, assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables … empêcher toute utilisation non intentionnelle des documents périmés, et les identifier de manière adéquate s’ils sont conservés dans un but quelconque ».

Au-delà de la gestion de la documentation qualité, ces exigences décrivent les principes fondateurs d’un système d’archivage, et sont donc applicables à tous types de documents. Ce paragraphe évoque, en effet, les grandes questions liées à la problématique de l’archivage des données, à savoir les questions d’accessibilité, de pérennité, de conservation des documents et de leur destruction au terme de leur durée d’utilité administrative.

Cette norme aborde également la gestion des enregistrements, au point

4.2.4 « Maîtrise des enregistrements ». Ce paragraphe reprend les principales étapes d’un processus de records management :
« l’organisme doit établir une procédure documentée pour définir les contrôles nécessaires associés à l’identification, au stockage, à la protection, à l’accessibilité, à la conservation et à l’élimination des enregistrements ».

Enfin, cette volonté de trouver des points de contact entre management de la qualité et records management, est légitimée par une phrase de la norme ISO 15489 : au paragraphe 1 « Domaine d’application » de l’ISO 15489-1 on lit que « la présente partie de l’ISO 15489 … constitue un guide pour le Records Management en tant que soutien d’une démarche qualité, en accord avec l’ISO 9001 et l’ISO 14001».

Ainsi, il semble donc possible de soutenir l’idée que l’on peut mettre en place un système d’archivage, en accord avec la politique qualité d’une entreprise. Cette étroite relation existe bien au sein même des normes consacrées au management de la qualité. Elles permettent de fixer les lignes directrices qui vont guider l’établissement du système de records management.

A l’étape suivante, pour ce qui relève de la mise en pratique proprement dite du système d’archivage, on se reportera aux normes et guides pratiques qui concernent spécifiquement la gestion des archives, à savoir celles déjà citées plus haut : ISO 15489, NF Z42-013, Moreq2 et NF Z40-350.

4.1.2 Les normes et spécifications relatives au records management et à l’archivage

4.1.2.1 ISO 15489

La norme ISO 15489 est la norme de référence pour toute personne souhaitant mettre en pratique une politique de records management. Sa composition en deux parties, une première partie énonçant les « Principes directeurs et exigences » et une seconde partie intitulée « Guide pratique », témoigne du souci pédagogique dans lequel ce document a été réalisé. D’une part, il permet de comprendre les enjeux de la démarche et d’autre part, il donne les moyens de sa mise en œuvre. C’est véritablement un outil d’accompagnement. L’ « Analyse », placée en préambule, résume exactement quel est son positionnement et quels sont ses objectifs :

«Le présent document constitue un guide pour l’organisation et la gestion de l’information et des documents produits ou reçus par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de ses activités, en fonction des missions et des objectifs de cet organisme.

Il aide à définir les responsabilités des organismes vis-à-vis de ces documents ou archives courantes, quels que soient leur forme ou leur support, ainsi que les politiques et méthodes pour y faire face.

Il est conçu en tant que soutien d’une démarche qualité, en accord avec la NF EN ISO 9001 et la NF EN ISO 14001, et en tant que guide pour la conception et la mise en œuvre d’un système.

Il est destiné aux dirigeants des organismes, aux professionnels du document d’archives et des technologies de l’information, à l’ensemble du personnel des organismes ainsi qu’à toute personne ayant la responsabilité de créer et archiver des documents. »

4.1.2.2 NF Z42-013 et Moreq2

Si le records management s’applique aux documents papier, comme aux documents électroniques, la norme NF Z42-013 se consacre spécialement à l’archivage électronique. Elle présente les « spécifications relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Elle peut être utilisée en complément de l’ISO 15489.

Parallèlement aux normes de l’AFNOR, on recommande également d’utiliser les Spécifications Moreq2. Selon le paragraphe 1.3 « Objectif et champ d’application de ces spécifications : ces spécifications constituent la seconde version des Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique (Moreq2). Elles insistent surtout sur les exigences fonctionnelles pour la maîtrise des documents électroniques à valeur probante par un système d’archivage électronique ».

Ce document est le pendant du précédent. Il est le fruit d’un travail conjoint du DLM Forum, groupement européen de professionnels travaillant sur la gestion des archives et l’Information Lifecycle Management, et de la Direction des Archives de France, en réponse à une commande de la Commission européenne. Ce document réunit en un seul, les propos de l’ISO 15489 et de la NF Z42-013, sans pour autant faire double emploi. Bien qu’ayant les mêmes objectifs que les normes AFNOR, Moreq2 adopte un point de vue légèrement différent et le croisement des deux peut s’avérer très enrichissant.

Ces normes sont les deux normes indispensables à connaître concernant l’archivage électronique. Cependant, pour aller plus loin dans la compréhension de l’environnement normatif lié à l’archivage électronique, on peut se reporter au Guide pratique : Comprendre et utiliser les normes dans le domaine de l’archivage numérique 6, FedISA publié par la FedISA (Fédération ILM, Stockage et Archivage). Ce guide aide à replacer les différentes normes dans leur contexte, en incluant notamment les normes sur la sécurité de l’information.

4.1.2.3 NF Z40-350

Enfin, il a semblé utile, dans le cadre d’une réflexion sur la pertinence de la mise en place d’un système d’archivage, de citer la norme NF Z40-350 sur les « Prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents ». L’association PAGE, Association des prestataires en archivage et gestion externalisée 19, PAGE est à l’origine de la création de cette norme. Elle a été mise au point à l’occasion d’un recentrage de l’ensemble de la profession sur la démarche qualité, afin d’obtenir la marque NF pour ce type de services. Les avantages à utiliser cette norme sont présentés dans l’Introduction. Il s’agit de :
** « permettre d’identifier et de différencier les services proposés par les prestataires, afin de favoriser une concurrence loyale pour un marché transparent ;
* prémunir les utilisateurs contre des prestations dont les caractéristiques ne seraient pas conforme aux normes ;
** permettre aux professionnels d’exercer leur activité à l’aide de prescriptions techniques clairement définies au travers d’un langage commun ;
** favoriser la communication entre utilisateurs et prestataires. »

Lire le mémoire complet ==> (Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?)
Mémoire pour obtenir le Titre professionnel “Chef de projet en ingénierie documentaire” INTD
Conservatoire National Des Arts Et Métiers Institut National Des Techniques De La Documentation