Mise en place d’un projet de records management

By 9 December 2012

4.2 Mise en place d’un projet de records management

4.2.1 Méthodologies

Pour la mise en place d’un projet de records management ou d’un système d’archivage, plusieurs outils méthodologiques réalisés par des professionnels de la gestion des archives sont disponibles.

Tout d’abord, on peut se reporter à l’environnement normatif déjà mentionné : ISO 15489, point 8 « Conception et mise en œuvre d’un système d’archivage » et point 9 « Procédures du records management et contrôles », ainsi qu’à Moreq2, et à la NF Z42-013.

Il existe, par ailleurs, d’autres méthodologies proposées par d’autres organismes. C’est le cas de la méthodologie DIRKS, « Designing and Implementing Recordkeeping Systems », mise au point par les Archives nationales d’Australie12 en février 2000. Cette méthodologie se décompose en huit étapes :
1. Enquête préliminaire
2. Analyse des activités
3. Identification des exigences archivistiques
4. Évaluation des systèmes existants
5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques
6. Conception d’un système de Records Management
7. Mise en œuvre du système : gestion de projet
8. Contrôle a posteriori

Ces huit points, généraux mais incontournables, constituent une trame à suivre pour la mise en place d’un projet d’archivage.

On pourra également se servir de la méthodologie élaborée par le CR2PA, Club des responsables de politiques et de projets d’archivage 16, CR2PA. Au sein de cette association professionnelle, le groupe de travail « Marketing des projets » propose une cartographie de projet d’archivage. Cette cartographie présente une liste détaillée des points à aborder pour mettre au point un système d’archivage. L’originalité de ce travail est de mettre en avant cette démarche de marketing de projet en rappelant, en introduction, les cinq conditions de la réussite d’un projet d’archivage :
« le marketing d’un projet d’archivage doit convaincre que ce projet est indispensable (protège et sert l’entreprise), maîtrisable (sur mesure, à géométrie variable), modulable (en fonction des moyens et des besoins), désirable (profite à l’entreprise, au sponsor, au groupe), rentable (coût raisonnable par rapport aux gains). »

Enfin, on peut s’appuyer sur un autre outil méthodologique, qui répond parfaitement au but que s’est fixée la présente étude, L’archivage électronique à l’usage du dirigeant 3, CHABIN, CAPRIOLI, RIETSCH. Cet ouvrage a été réalisé par trois spécialistes de l’archivage numérique pour l’entreprise, en partenariat avec la FedISA (présidée par J.M. Rietsch), le CIGREF 15 et la FNTC 18 en la personne de son vice-président, E. Caprioli. Ce document, fonctionnant par un système de fiches pratiques consacrées au cadre et aux outils, a été fait dans un souci visiblement pédagogique, afin de servir à la fois d’outil de communication envers les décideurs, à la fois de guide pratique pour le records manager. Les trois co- auteurs définissent ainsi l’archivage électronique :

« En matière d’archivage, les exigences sont les suivantes :
** assurer la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité des données ;
** répondre aux exigences légales de conservation et de communication ;
** relever le défi de l’obsolescence technologique récurrente ;
*** faciliter l’accès à l’information. »13

Il serait également très intéressant de prévoir les conditions de faisabilité et de réussite du projet de records management, en utilisant les outils des qualiticiens. Par exemple, le records manager peut préparer son plan d’action à l’aide du diagramme des causes et des effets d’Ishikawa (voir Annexe 6 p. 85). Lors d’une séance de brainstorming, ce diagramme permettra de repérer les conditions nécessaires à la réussite du projet. Ou encore, il pourra avoir recours à celui de Pareto, fondé sur la loi des 80-20, pour identifier les 20% de critères indispensables à la réalisation de 80% des objectifs.

Ces ouvrages méthodologiques sont donc des outils qui doivent aider le responsable d’archivage à définir son plan d’action. Dans ce plan d’action, trois points sont incontournables, la politique d’archivage, le référentiel de conservation, et les procédures de fonctionnement du système.

4.2.2 Les trois points essentiels d’un système d’archivage

4.2.2.1 Une politique d’archivage

La politique d’archivage correspond à la stratégie mise en place, dans l’ensemble de l’organisme, pour la conservation des documents, produits et reçus par l’entreprise. Selon L’archivage numérique à l’usage du dirigeant, « la stratégie d’archivage de l’entreprise doit anticiper les conséquences de la non disponibilité de l’information, aussi bien dans un environnement réglementaire ou juridique, que dans le cadre d’une gestion saine du patrimoine informationnel de l’entreprise. La stratégie d’archivage doit ainsi être globale, adaptée aux besoins de l’entreprise, et cohérente avec la politique générale de l’entreprise : une politique sécurité très rigoureuse ou une démarche qualité très poussée ne peuvent donner tous leurs fruits sans une politique d’archivage de même niveau. »14

Dans cette définition, trois notions sont à retenir. Tout d’abord « globale », c’est-à-dire applicable à l’ensemble de l’entreprise et donc définie par la Direction. En effet, la mise en place d’un système d’archivage entraîne des changements dans les pratiques de travail. Or pour bénéficier d’une latitude d’action, ayant des conséquences organisationnelles sur l’ensemble de l’organisme, le responsable de l’archivage doit agir avec l’aval de la Direction.

Ensuite, la politique d’archivage doit être « adaptée aux besoins de l’entreprise ». La nécessité de conserver ses documents, de manière sécurisée par des règles, répond à trois principaux besoins pour l’entreprise : ce lui de donner une preuve de son activité, celui de réexploiter les données pour la gestion courante des affaires, et celui de conserver son patrimoine et sa culture.

Enfin, elle est « cohérente avec la politique générale de l’entreprise », en s’insérant notamment dans la politique sécurité ou qualité de l’entreprise. La politique d’archivage peut, en effet, jouer un rôle de soutien de la qualité et de la sécurité, par le fait qu’elle anticipe des risques pouvant conduire à des non conformités, voire à des incidents. Une politique d’archivage doit prendre en compte, afin de les parer, cinq types de risques : juridique, logistique, sécuritaire, technique et financier.

** Juridique : c’est le risque de ne pas pouvoir produire un document dont l’entreprise est responsable. Pour l’éviter, le système d’archivage doit permettre de garantir l’imputabilité et l’intégrité des documents conservés par l’entreprise.
** Logistique : liées au risque juridique, les exigences logistiques veillent à ce que les documents soient enregistrés de façon à ce qu’on puisse les retrouver facilement.
** Sécuritaire : concerne la sécurisation de l’accès aux données, particulièrement pour la gestion de la confidentialité.
** Technique : se traduit par la capacité de l’organisme à assurer la lisibilité des documents dans le temps, en anticipant l’obsolescence des supports, par l’interopérabilité des systèmes d’archivage.
** Financier : le risque financier pour l’entreprise, c’est d’une part, s’exposer à verser une amende lors d’un litige où l’on n’aura pas pu produire un document et d’autre part, la perte de temps occasionnée par la recherche d’information, si le classement est négligé.

C’est notamment grâce à cet aspect de la gestion des risques, que l’on prend conscience des enjeux liés à la politique d’archivage, et des apports qu’elle offre, en termes de sécurité et de qualité de la gestion des données.

4.2.2.2 Un référentiel de conservation

Ce document est un tableau de bord dans lequel figurent les caractéristiques des documents archivés, à savoir :
** identifiant d’enregistrement
** titre
** auteur/entité émettrice
** date
** conditions de diffusion (confidentialité)
** mise à jour des versions en vigueur
** localisation
** durée de conservation
** destruction : le document est-il destructible ? à quelle date ? a-t-il effectivement été détruit et sinon pourquoi ?

Ce référentiel permet le suivi de l’archivage au fil du temps. Pour des raisons de commodité, il est préférable qu’il soit en version électronique et accessible depuis un espace commun, du type document collaboratif ou serveur partagé. Toute son efficacité repose sur sa mise à jour. Pour une utilisation optimale, il est souhaitable que celle-ci soit centralisée, par exemple, confiée à un seul responsable.

4.2.2.3 Des procédures organisées

Pour que les utilisateurs puissent se servir du système d’archivage, il faut en codifier le fonctionnement par des procédures écrites, afin que chacun connaisse ses responsabilités. On distingue trois catégories de procédures : identification et capture, conservation et destruction, accès 3, CHABIN, CAPRIOLI, RIETSCH.

** Indentification et capture : c’est-à-dire enregistrement des données, renseignement des métadonnées de description des documents ; définition des modalités d’intégration dans le système d’archivage : cela peut se faire soit manuellement, soit de manière automatisée, soit quand le document cesse d’être utile directement (à la clôture d’une affaire), soit dès sa création ;

** Conservation et destruction : définir un plan de classement en accord avec les activités de l’organisme, les durées de conservation associées aux types de documents archivés, les conditions de stockage (local ou distant, internalisé ou externalisé), les dates et modalités de destruction ;

** Accès : il s’agit de gérer les droits d’accès aux documents, de prévoir la recherche des documents en fonction des besoins des utilisateurs, de fixer les conditions de consultation : accès libre ou restreint, direct ou indirect, via une interface logiciel ou intranet, et de tracer toutes ces opérations dans un journal des mouvements des documents.

Grâce à ces outils méthodologiques, le responsable de l’archivage est en mesure de définir le déroulement du projet de records management, de manière générale. La deuxième étape consiste à adapter la méthodologie et les outils choisis, aux besoins de l’entreprise en question.

Lire le mémoire complet ==> (Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?)
Mémoire pour obtenir le Titre professionnel “Chef de projet en ingénierie documentaire” INTD
Conservatoire National Des Arts Et Métiers Institut National Des Techniques De La Documentation
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12 Méthodologie DIRKS sur le site des Archives nationales d’Australie : <http://www.naa.gov.au/records-management/systems/dirks/index.aspx> *consulté le 15.09.2010
13 Source : L’archivage numérique à l’usage du dirigeant, p. 3.
14 Source : L’archivage numérique à l’usage du dirigeant, p. 24