Services du cabinet d’expertise comptable fournis pour les clients

By 28 September 2012

Services fournis pour les clients – Sous section 2 :

La majorité des services classiques (conseil, formation, information…) fournis par l’Expert-comptable peuvent se transformer en services fournis en ligne avec moins de présence physique.

§ 1 : Le conseil « On Line » ou le télé conseil

Dans un marché dynamique et imprévisible, avec des clients toujours plus demandeurs de temps de conseil, comment le cabinet d’expertise comptable pourrait-il maintenir son avantage concurrentiel ?

En pratique, il n’existe pas dans le domaine comptable des conseils en temps réel via Internet. Le conseil s’effectue généralement entre le cabinet d’expertise comptable et ses clients par e-mail.

Cependant, certaines expériences ont été réalisées par des intervenants non comptables et qui grâce à l’Internet ont pu fournir un service permettant de répondre à des demandes de conseils de clients dans différents domaines. Il s’agit de créer une véritable place de conseil où il existe des clients, des intermédiaires…47

Le mécanisme se présente de la façon suivante :
1- le client se connecte au site, dans un champ spécifique, il expose son problème;
2- Cette demande de conseil est ensuite communiquée à des conseillers en relation avec l’entreprise exploitant le site;
3- Chaque conseil propose un prix pour répondre à ladite demande;
4- Le client reçoit différentes propositions des différents conseillers avec le CV de chacun d’eux et le prix demandé pour répondre à sa requête;
5- Le client choisit l’offre qui le satisfait et effectue le payement pas des moyens électroniques ou autres directement au conseiller;
6- Le conseiller répond.

Cette méthode bien quelle ne soit pas effectuée en temps réel, a le mérite de
– permettre à un client potentiel de recevoir plusieurs offres et plusieurs profils de conseillers;
– toucher tous les domaines (comptable ou autres) puisque les conseillers en relation avec l’entreprise exploitant le site peuvent être de différentes spécialités.

Plusieurs professionnels ont considéré cette expérience comme une menace pour la profession qui devient, selon certains professionnels, dans l’obligation d’investir davantage dans les nouvelles technologies pour maintenir sa clientèle.48

§ 2 : La Formation « On line » ou la télé formation

La formation en ligne est un moyen de formation utilisant l’Internet et le site Web du formateur. Dans notre cas le formateur est un cabinet d’expertise comptable.

Les cours peuvent être des diaporamas animés et entièrement visualisables avec le navigateur de l’apprenant. En plus des cours, l’apprenant traite, au fur et à mesure, des exercices qu’il renvoie par email au formateur ou des exercices en ligne interactifs. Celui-ci les corrige et les commente.

Ce moyen permet entre autres d’accompagner l’expert-comptable dans l’évolution de son métier vers le conseil-formation.

Le système de formation à distance permet à l’expert-comptable de poursuivre son métier en “prescrivant” à son client des formations à distance sur les sujets dont il a le plus besoin. L’espace formation c’est : pour l’apprenant:
– Un accès aux cours multimédias en ligne;
– l’accès à des tests en ligne;
– le suivi de son parcours pédagogique personnalisé;
– les échanges avec son expert-comptable formateur ( forums, chat, mail. ..). pour le formateur:
– la création de cours; (Comme des dossiers d’informations dans son espace privé);
– la création d’une batterie d’exercices.

1. Les avantages de la téléformation49 :

La télé formation présente plusieurs avantages pour l’apprenant ainsi que pour le formateur. Nous pouvons recenser les avantages suivants :
– plus d’autonomie pour l’apprenant;
– un coût de formation moins important (déductible à 100% de la TFP)50 ce qui permet de répondre aux demandes de formation de tout le personnel;
– des programmes de formation plus adaptés aux besoins de l’apprenant ce qui améliore les résultats escomptés de la formation;
– l’accès à la formation est possible par un nombre important d’apprenants;
– le temps réservé à une formation devient plus restreint.

2. Les limites de la télé formation :

Selon ceux qui ont tenté cette expérience (le personnel de la compagnie Totalfina par exemple) la télé formation n’est pas ouverte à tous les types de formation. En effet, « Les formations de management, de gestion de projet, peuvent difficilement être faites totalement en ligne. Par contre, la bureautique s’y prête bien, 80 % de notre formation dans ce domaine est faite en téléformation »51

Par ailleurs, un accompagnement durant la formation est toujours souhaité. En effet, suivant les responsables de la formation chez Totalfina par exemple, dès que la personne est bloquée, elle se décourage et l’objectif de la formation n’est plus alors atteint. Cet accompagnement peut être réel ou en ligne.

§ 3 : L’accès à la base de données du cabinet

L’enjeu actuel de tous ceux qui tirent profit de l’informatique en tant qu’outil d’aide est de mieux conserver et échanger les informations utiles. La conservation se manifeste à travers le rassemblement des informations, généralement de même nature, dans des fichiers enregistrés sur n’importe quel support physique ou magnétique (disque, CD, etc.). Cette notion de fichier qui est très connue et très utilisée est à l’origine de tout système de base de données. Dans le cadre d’un système traditionnel, le fichier regroupe des caractères en éléments de données puis en enregistrements. Il en est de même pour les systèmes de bases de données, mais les fichiers sont regroupés ensemble, permettant de décrire les liens qui existent entre les données. Une base de données peut donc être définie comme étant un ensemble organisé d’informations liées entre elles, ensemble qui est enregistré dans un fichier sur le disque (un seul fichier). Il existe plusieurs logiciels servant à créer des bases de données : Oracle, Microsoft Access, etc

Les bases de données présentent l’avantage d’être accessibles à n’importe quel moment. Une base de données peut être également consultée par un grand nombre d’utilisateurs en même temps. Il suffit pour cela d’avoir un réseau interne relié à l’ordinateur central où elle se trouve. Elles permettent aux professionnels comptables qui exercent en libéral ou en tant qu’employés dans une entreprise ou un cabinet, de se doter d’un outil d’aide pour bien mener leurs missions. Ces professionnels peuvent rechercher, en beaucoup moins de temps, toutes informations d’ordre comptable, fiscal ou juridique qui leur sont utiles.

A ce niveau, il convient de noter qu’il existe deux catégories de bases de données :
La première catégorie regroupe celles qui disposent d’informations d’ordre professionnel (dispositions juridiques, fiscales, etc.). Pour cette catégorie, l’expert-comptable, utilisateur de bases de données, peut en être lui-même l’auteur. Les bases représentent pour lui un outil de formation et de mise à jour des connaissances;
La deuxième catégorie représente les bases de données relatives aux entreprises. Celle-ci regroupe toutes les informations conservées par l’entreprise et qui peuvent lui être utiles, consultables par les différents services. Ce deuxième type de bases constitue un outil d’aide considérable pour le professionnel comptable qui assure différentes missions pour le compte de l’entreprise cliente.52

§ 4 : La diffusion de lettre électronique

Une lettre électronique (ou newsletter) est une circulaire d’information envoyée périodiquement par courrier électronique à une liste d’abonnés. Que sa diffusion soit interne ou externe à l’organisation, elle permet de tenir informé un réseau d’acteurs rapidement et régulièrement ou de faire connaître les activités d’un réseau.

Le coût de diffusion d’une lettre électronique est faible. Le mode de transmission par messagerie permet aux destinataires de la lettre de la redistribuer vers d’autres acteurs intéressés. Sa diffusion (par exemple hebdomadaire ou mensuelle) peut se faire à partir du carnet d’adresses d’un logiciel de courrier électronique mis à jour régulièrement en ajoutant les nouvelles demandes d’abonnement. La liste de distribution permet d’automatiser les demandes d’abonnement et l’envoi de la lettre. On peut utiliser un site Web pour présenter les objectifs de la lettre, les procédures d’abonnement et offrir éventuellement de s’abonner par l’intermédiaire d’un formulaire. L’archivage sur le Web des différents numéros de la lettre est une option à envisager.

Le contenu éditorial de la lettre est confié à un rédacteur en chef responsable des autres rédacteurs. Par le courrier électronique, il peut aussi faire appel à la contribution d’acteurs du réseau. Il convient de retenir un contenu composé pour l’essentiel de brèves ou de synthèses, l’accès aux textes et aux documents longs se fait sur le Web par l’intermédiaire de liens hypertextes. Pour faciliter la lecture, la taille de la lettre correspondra à sa fréquence de diffusion et chaque brève sera précédée d’un titre ou d’un sous-titre explicite. Un contenu limité à une vingtaine de courtes informations permet de garantir une lecture plus complète, sachant qu’il est toujours possible, le cas échéant, de transmettre des nouvelles concernant une actualité importante (par exemple l’organisation d’un colloque). La lettre peut être introduite par un éditorial et se terminer par de courtes nouvelles répertoriant des informations accessibles sur d’autres sites.

Il appert ainsi des derniers développements comment Internet a permis de transformer la méthode de réalisation de certains services de l’Expert Comptable. Par ailleurs, Internet a permis aussi l’émergence de nouvelles missions et travaux qui n’existaient pas avant l’apparition de l’Internet. Ces nouvelles missions permettront au professionnel d’attirer de nouveaux clients, de satisfaire les éventuels besoins de sa clientèle déjà existante et d’améliorer ses compétences. Ces services permettront de positionner un cabinet comptable en fonction de la multitude de nouveaux créneaux qui apparaissent avec l’évolution rapide de la technologie, tout en offrant une certaine protection contre l’érosion des autres types de services plus traditionnels.

Lire le mémoire complet ==> (L’internet au service de l’expert-comptable : le site web dynamique du cabinet)
Mémoire en vue de l’obtention du diplôme d’expertise comptable – Commission d’Expertise Comptable
Université DE SFAX – Faculté des Sciences Economiques et de Gestion

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47 Consulter www.e-questo.com
48 Avis de certains experts comptables français que nous avons contactés lors du séminaire de l’Institut français des experts comptables IFEC à Djerba en novembre 2000.
49 Agnès BRICARD, Laurent BENOUDIZ, Philippe GERMAK, Maik MERCURI, Laurent RAISON, « L’extranet du cabinet comptable : renforcer la relation client, de nouveau logiciels à votre disposition » Conférence n° 19, Les universités de l’été de l’OEC français septembre 2000
50 Taxe de Formation Professionnelle
51 Propos de Gérard Batbedat : responsable de la formation chez Totalfina