Intranet favorise l’établissement d’une organisation en réseau

By 26 July 2012

** Objectif 4 : Intranet favorise l’établissement d’une organisation en réseau en favorisant l’établissement d’un type d’organisation des hommes et du travail en réseau, Intranet influe sur : responsabilité, autonomie, réussite (1) et l’image de soi/estime de soi (2), tous deux facteurs de motivation.

En favorisant l’établissement d’un type d’organisation des hommes et du travail en réseau, Intranet influe sur : la prise de responsabilité, l’autonomie, ainsi que sur l’image de soi/estime de soi, tous facteurs de motivation. Les sous-critères d’évaluation concernent le décloisonnement des services au moyen de l’augmentation de flux transverses et ascendants, et de la multiplication des échanges en général. Les rubriques concernées sont la messagerie, les forums et groupware (travail coopératif), l’annuaire et l’organigramme etc.

Qu’en est-il chez Bayard ?

Bayard évolue dans un contexte particulier comme nous l’avons vu dans la présentation de l’Intranet Bayard.. La majorité des collaborateurs font d’abord partie d’un titre (un journal) qui a sa propre identité avant même de faire partie de Bayard. Favoriser les échanges transverses, décloisonner, créer une cohésion interne sont des enjeux importants pour Bayard. Ainsi, nombre de rubriques sont pensées et conçues de manière à décloisonner l’entreprise :

– Sa navigation et son architecture :

La version 2 de l’Intranet permet de multiplier le nombre d’espaces réservés aux différents acteurs de l’entreprise. Ces espaces sont intégrés à l’interface et accessibles en permanence depuis toutes les pages, à partir des menus déroulants situés dans la frame du haut. On peut également accéder aux rubriques les plus couramment consultées, à partir de la frame de gauche sur la page d’accueil.

Avec la nouvelle version, la DRH, le Bureau des Etudes, la Direction des Ressources Documentaires, l’Université possèdent leur propre espace avec des rubriques qui bénéficient d’une véritable autonomie en termes de contenu.

De n’importe quelle page, il est possible de passer d’une rubrique et d’un service à l’autre sans avoir à revenir sur la page d’accueil.

Enfin, l’Intranaute est en permanence relié à l’annuaire par un moteur de recherche accessible de toutes les pages et à sa messagerie : il est prévenu de l’arrivée d’un nouveau message par un signal dans la frame du haut et il peut revenir à tout moment à sa messagerie.

En conclusion, la façon de naviguer sur le site ainsi que son architecture (son organisation) témoignent d’une volonté de créer des espaces virtuels transversaux, espaces virtuels qui, en augmentant les flux d’informations transversaux, participent au décloisonnement de l’entreprise dans sa réalité.

– Son copilotage par plusieurs directions :
Intranet est un projet copiloté par trois services : les ressources humaines, la communication interne et le service informatique (gestion des systèmes d’information, incluant l’Université, les ressources documentaires, etc). D’autres part, certains acteurs provenant de différents services ont la compétence pour éditer des informations sur le site : RH, Ressources documentaires, Communication interne etc…(une vingtaine de personnes ont cette possibilité). La directrice de la communication interne, Intranet est « un des projets les plus aboutis de travail transversal dans l’entreprise. Intranet, puisqu’il met en place une organisation transversale, est donc co-piloté . »

– la messagerie :
Il s’agit de la rubrique la plus consultée. La messagerie s’est vite instituée comme un outil indispensable de travail. Même si nous n’avons aucuns chiffres susceptibles de quantifier et de qualifier les messages, il est possible d’affirmer au regard d’autres études effectuées sur les Intranet que le nombre d’échanges par mail est très important et augmente le niveau global d’échanges au sein de l’entreprise.

– l’annuaire :
Il s’agit de la 2ème rubrique la plus consultée. L’annuaire, c’est le moyen pour chacun de connaître la fonction, la place (N° de bureau), et les différentes données pratiques concernant chaque salarié. Il permet également d’être informé de l’arrivée et du départ des salariés. Cette vision globalisante de la vie au sens figuré du terme de l’entreprise permet d’avoir connaissance de ce qu’il se passe au sein des autres titres/services de Bayard. Ce qui accompagne dans une certaine mesure le processus de décloisonnement de l’entreprise.

– les annonces :
Il s’agit de la 4ème rubrique la plus consultée. Ce service contribue par définition à augmenter les flux d’information/communication transverses, puisque chacun met à disposition de tous une information le concernant.

En conclusion, une citation de directeur de la communication, présentant sa vision de l’Intranet : « l’Intranet apparaît plutôt comme un espace de cohésion interne. En effet, l’objectif d’un tel système est bien de favoriser les échanges entre les acteurs de l’entreprise pour créer une dynamique interne à l’ensemble du groupe, au-delà des frontières géographiques ou inter-départements. Les concepteurs de l’Intranet (que ce soit le service informatique ou la Direction de la Communication), ont, depuis le lancement du projet, la volonté d’intégrer les filiales de Bayard, à l’étranger et en région. Via des extranets, l’Intranet Bayard devrait d’ici quelques années relier l’ensemble des collaborateurs du groupe. »

Portée

* L’entreprise Bayard est indéniablement en voie vers une organisation de ses hommes et de son travail en réseau. Cependant, certaines rubriques permettant la circulation de flux informationnels ascendants et favorisant le travail coopératif n’existent pas dans l’Intranet. Ainsi en est-il des forums, groupware, et autres outils de travail coopératif, mais également des sondages, questionnaires en lignes, toutes rubriques permettant la remontée d’information, tous inexistants sur le site. Or, il s’agit d’un apport réellement novateur qui bouleverse radicalement l’organisation des hommes au sein de l’entreprise, leurs rapports les uns aux autres, leurs positionnements et rôles spécifiques ; autant de paramètres susceptibles de favoriser nos facteurs de motivation à savoir : autonomie, responsabilité et estime de soi.

En exemple : lors du lancement de la version 2 de L’Intranet, la direction des systèmes informatiques a mis en place un système de remontée d’information via une sorte de forum. Ainsi, chacun pouvait s’exprimer sur la nouvelle version, demander de l’aide etc. En prenant en compte leurs besoins d’après une écoute active, une telle collaboration est positive tant dans l’acte lui même que dans ces conséquences (amélioration du service). En participant de ce « bien être » de tous, en impliquant de cette façon chacun au même titre que tous les autres dans le fonctionnement de l’entreprise, on peut affirmer que cette procédure a joué un rôle en terme de motivation. L’impact d’Intranet via de telles procédures peut donc être décisif sur la motivation.

** Il est important de prendre en compte que le décloisonnement et les échanges se font encore et surtout par de la communication orale en face à face. Si Intranet, par son influence relative au décloisonnement de l’entreprise, est facteur de motivation, il a peu d’impact comparé à d’autres outils. L’Intranet ne décloisonne pas la structure de part sa seule utilisation. La communication interne utilise beaucoup ce qu’elle appelle « les petits-déjeuners Bayard » qui contribuent pour beaucoup à l’échange d’information et de relations entre les différents titres/services de Bayard. Il convient donc de relativiser l’impact d’Intranet, vecteur de décloisonnement de l’entreprise, sur la motivation des salariés, puisque ce décloisonnement est surtout le fait des hommes et de leurs rencontres en face à face plus que le fait de l’utilisation d’Intranet. « Les nouveaux outils se sont ajoutés aux anciens sans s’y substituer. La communication orale reste fondamentale. C’est encore plus vrai à l’interne, car le personnel des entreprises éprouve un besoin profond de proximité et de contact humain ».

** Enfin, il est important de prendre en compte l’existence d’un biais : ceux qui se servent le plus d’Intranet chez Bayard sont les personnes qui travaillent dans des services transversaux et qui, à ce titre, ne font pas partie d’un titre spécifique (la gestion, les RH, la comptabilité …). Ceux ci, parce que leur mission est étroitement liée à des tâches ou des façons de penser leurs actions de façon globale, « décloisonnée », trouvent dans l’Intranet un véritable outil de travail performant, qui leur permet de mieux comprendre Bayard, de gagner en autonomie dans leur travail (en cherchant une information décisive par eux-mêmes par exemple). Pour ces personnes en particulier, Intranet peut se révéler être un facteur de motivation plus prégnant que pour les autres salariés.

Lire le mémoire complet ==> (L’impact de l’intranet sur la motivation dans l’entreprise)
DESS Communication des Entreprises, des Administrations et des Institutions
Université de Marne la Vallé

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Cf infra directrice de la communication interne, annexe 5

Cf directrice de la communication interne, annexe 5

directeur de la communcation, annexe 5

Isabelle Orckrent, Directrice de la Communication d’Altadis et présidente d’Entreprises et Médias, association des directeurs de communication, Quand l’entreprise soigne sa communication, un discours de plus en plus calibré, Les Echos, avril 2001

enquête « bilan et perspectives Intranet au 31/03/2000, annexe 4