Intranet : facteur de motivation au travail

By 24 July 2012

III. Intranet …facteurs de motivation

A partir de cet ensemble de liens, nous dégageons cinq objectifs d’Intranet dont se déduisent théoriquement différentes sources de motivation. Chaque objectif relié de cette façon à la motivation constitue une sous-hypothèse. (Exemple : l’objectif 1 est une source de motivation).

Objectif 1 : Intranet facilite la compréhension de l’entreprise par rapport à son environnement

En facilitant la compréhension de l’entreprise et de son environnement, Intranet clarifie les objectifs de chacun dans l’entreprise, ce qui est facteur de motivation.

Comme vu précédemment, la revue de presse, les actualités, la présentation institutionnelle, l’annuaire – organigramme concourent à une meilleure compréhension de l’entreprise.

Or, comme le disent les professionnels de la communication, la compréhension de l’environnement de l’entreprise, de ses missions…est un facteur de motivation au travail. Par la présentation actualisée de l’entreprise, de ses projets et de ses différents métiers, par la mise en ligne de l’annuaire et de l’organigramme, chaque salarié a la possibilité à tout moment de comprendre l’environnement dans lequel il travaille et de se situer dans l’organisation. Connaissant mieux les objectifs de l’entreprise, sa vision stratégique, ses principes, ses clients, ses partenaires, etc., les salariés perçoivent plus clairement quels peuvent être leurs contributions à l’entreprise, leur place respective et les enjeux de leur rôle. Ils perçoivent mieux les buts de leur travail. Or, comme nous l’avons exposé dans la partie théorique concernant la motivation, il n’y a pas de motivation sans objectifs. La motivation dépend donc de la perception, par le personnel, de ses objectifs. Cette perception est une représentation symbolique, construite par chacun, qui, dans une certaine mesure est influencée par l’information dont il dispose, par le biais, entre autre de la communication interne.

Objectif 2 : Intranet développe le sentiment d’appartenance à l’entreprise / la culture de l’entreprise

L’annuaire, l’organigramme, le forum, les rubriques RH favorisent, par la cohésion qu’ils opèrent, le sentiment d’appartenance ; la présentation institutionnelle, les actualités, la charte graphique diffusent la culture de l’entreprise.

Or, comme le montre la théorie de Maslow, le sentiment d’appartenance correspond aux besoins sociaux vitaux pour l’homme. Répondre à ce besoin des salariés, constitue un facteur de motivation.

Objectif 3 : Intranet facilite le processus d’intégration de l’individu dans l’entreprise

En facilitant le processus d’intégration de l’individu dans l’entreprise, Intranet permet à chacun d’être intégré et estime, tous deux facteurs de motivation.

Le forum, l’annuaire-organigramme, la charte graphique, les rubriques Ressources Humaines (mutations, mouvements- entrées-sorties), par leur capacité à répondre aux missions de confrontation et de cohésion de la communication interne, favorisent l’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise.

Or, le fait de permettre à un salarié de s’intégrer au groupe, à la communauté que forme l’entreprise, répond à deux catégories de besoins de Maslow : le besoin social d’appartenir à un groupe, comme cité ci-dessus, et le besoin d’estime. Intégrer une personne, ne pas l’exclure est une façon de respecter et de considérer un individu. Répondre à ces besoins favorisent la motivation.

Objectif 4 : Intranet favorise l’établissement d’une organisation en réseau en favorisant l’établissement d’un type d’organisation des hommes et du travail en réseau, Intranet influe sur : responsabilité, autonomie, réussite (1) et l’image de soi/estime de soi (2), tous deux facteurs de motivation.

** responsabilités, autonomie

Nous avons vu précédemment que la motivation peut être suscitée non pas seulement par des besoins fondamentaux, qu’Herzberg nomme les « besoins d’hygiène », mais aussi et surtout par des facteurs de motivation intrinsèques, à savoir ceux concernent le contenu des tâches : intérêt pour le travail en lui-même, responsabilités, autonomie, réussite. Ces facteurs constituent une vraie valeur ajoutée en terme de motivation, les éléments liés au contexte du travail (salaire, sécurité, relations avec les collègues, conditions matérielles de travail, etc) ne possédant pas ce pouvoir motivant puisque fonctionnant comme simples remèdes à l’insatisfaction. Ainsi, l’individu serait stimulé en accroissant le « contenu » de son travail, en enrichissant les tâches (plus d’autonomie, de responsabilités par exemple). Si par la suite bien des études rétablissent l’équilibre entre les deux types de facteurs (extrinsèques/intrinsèques), les considérant tous deux comme des sources potentielles de motivation au travail, Herzberg a eu le mérite de mettre en lumière les facteurs de motivation tels que la responsabilisation, l’autonomie dans le travail. Ce sont ces derniers que nous avons isolés pour constituer cette sous-hypothèse.

Or l’usage de l’Intranet permet une plus grande responsabilisation, une plus grande autonomie dans le travail. Il est donc, par là même, source de motivation. Comment favorise t-il la prise de responsabilité et l’autonomie ? Par le nouveau rapport à l’information qu’il institue, qui contribue à modifier progressivement l’organisation des hommes et du travail au sein de la structure professionnelle.

Intranet : un autre rapport à l’information/la connaissance, le savoir

Pour analyser ce rapport à l’information, il convient de s’appuyer d’un concept développé par Pierre Lévy : l’intelligence collective. Le concept d’intelligence collective n’est pas nouveau. Tout intelligence est collective : ne sommes nous pas nous-mêmes un tissage de réseaux et un tissage de traductions qui nous traversent et dont nous ne percevons pas la globalité ? Le reste n’est qu’une question d’échelle, de fonction, d’assemblages. Pour P. Lévy, l’intelligence collective est « une intelligence partout distribuée, sans cesse valorisée, coordonnée et mobilisée en temps réel, qui aboutit à une mobilisation effective des compétences…Son fondement et son but sont la reconnaissance et l’enrichissement mutuels des personnes ». Ainsi en est-il de l’organisation hypertextuelle. Elle est sans cesse en construction et en renégociation, il n’y a jamais une composante du réseau qui prend la fonction de « centre » ou de « centralisateur ». Au contraire, le réseau est constitué de plusieurs centres, perpétuellement mobiles, sautant d’un nœud à l’autre. Cette organisation peut aboutir à la création et à la mise en œuvre d’une véritable intelligence collective dans la perspective d’une société apprenante où le partage de connaissances et l’organisation du travail permettent de créer des connaissances collectives, de les mutualiser (mettre en commun, faire fructifier) ou de les capitaliser.

Intranet : une autre logique d’organisation

Le sociologue Michel Crozier affirme : « la logique dominante de la société industrielle était fondée sur le couple production de masse/consommation de masse.[…] La logique nouvelle, que l’on voit émerger et remplacer insensiblement cette logique classique est fondée sur des priorités tout à fait différentes. Elle est symbolisée par la prédominance du couple haute technologie-services sur le couple production de masse-consommation de masse.[…] La réussite de nouvelles formes d’organisation rendues indispensables par cette nouvelle logique de l’économie va dépendre de la capacité d’apprentissage. Cela est également vrai pour la mobilisation des ressources humaines, pour la relation au client et pour la création et le maintien de réseaux inter-entreprises efficaces. »

Ainsi en est-il d’une des portées de l’utilisation d’Intranet : son insertion dans un système organisationnel collaboratif et apprenant basé sur la compétence et l’échange de savoirs. Intranet, en tant qu’il décloisonne les services, favorise les flux transverses et facilite les échanges, remet en cause le modèle d’organisation pyramidal de l’entreprise pour tendre vers l’organisation transversale. Donner à une collectivité les moyens de proférer une parole plurielle, sans passer par des représentants, tel est l’enjeu technopolitique de la démocratie dans le cyberspace. C’est l’occasion d’expérimenter d’autres modes d’organisation et de régulation collective. Entre jeux de savoir et jeux de pouvoir, l’Intranet bouleverse les fondations de l’organisation.

Concrètement, plusieurs rubriques s’inscrivent plus particulièrement dans cette perspective :
– La messagerie : elle modifie les types de relations, facilitant les échanges avec des individus d’autres équipes, d’autres services, d’autres sites, d’autres niveaux hiérarchiques. L’annuaire et l’organigramme jouent également ce rôle en facilitant la prise de contact entre les collaborateurs. La présence d’intermédiaires, ces interprètes qui filtrent les infos entre les deux extrémités de la structure, s’efface. Le rapport aux autres est plus direct, plus personnalisé, ce qui bouscule la hiérarchie traditionnelle. Chacun est placé dans la position d’émetteur potentiel d’information.

– Le travail coopératif : forums, « groupware », workflow : pour les deux derniers, il s’agit de l’application de logiciels en réseau qui permettent le travail partagé (gestion des projets, agenda électronique, conduite de réunions). Pour le premier, il s’agit d’une simple discussion pour (échange d’expertise). Le travail en collaboration permet d’intégrer les connaissances diverses de chaque acteur et de réaliser un produit fini, produit que chaque individu pris de façon isolée n’aurait pas pu réaliser.

– La navigation et l’architecture du site : les différents « pôles » ou activités de l’entreprise ont chacun leur place sur la page d’accueil. Chaque service est également accessible sur l’Intranet. Tout ceci concourt au décloisonnement de l’organisation, à une circulation plus intense parce que plus aisée et exhaustive dans ces lieux de destination.

– Questionnaires, sondages, questions-réponses, forum : là encore, chaque individu peut émettre des informations au même titre qu’un autre. Ainsi, chaque acteurs contribue à la vie de l’entreprise. Une telle « démocratisation », un tel bouleversement des échanges et de la prise de parole bouleverse le rôle de chacun au sein de l’entreprise.

Toutes ces rubriques d’Intranet favorisent la responsabilisation : à mesure que la hiérarchie s’efface, l’autonomie de chacun dans le travail augmente. Attention : autonomie ne signifie pas travail isolé. C’est au contraire le travail en groupe, en coopération qui est valorisé par Intranet. Coopération et non plus simple application des « ordres » donnés.

** l’image de soi/estime de soi

La motivation est suscitée par des facteurs tenant à l’image de soi/estime de soi. L’entreprise de par son organisation, sa stratégie, ses objectifs, c’est-à-dire de part les hommes qui la font vivre peut renvoyer une image fort négative d’une personne. Or l’estime de soi est une source importante de motivation : si l’individu se sent déprécié, il peut ne plus croire que ses compétences ou talents propres puissent le porter vers le but final (soit en rejetant la faute sur soi même, ses propres capacités, soit en rejetant la faute sur l’entreprise, qui ne lui offre pas les conditions de la réussite). Il n’est donc pas motivé pour produire un effort qui ne coïncidera pas avec le but recherché. Travailler pour courir vers l’échec n’est pas motivant. Ce raisonnement est théorisé par Vroom, Porter et Lawler en un modèle cognitif de la motivation qui suppose que chaque individu se comporte de manière rationnelle, et qu’il décide consciemment de porter son effort vers des activités dont il prévoit qu’elles lui apporteront les résultats et les récompenses qu’il souhaite obtenir.

Pour une part, le type d’organisation du travail rendue possible par la technologie Web telle que l’Intranet peut contribuer à agir favorablement sur l’estime de soi.

En effet, l’organisation hypertextuelle telle que présentée par Pierre Lévy favorise « la construction de collectifs intelligents où les potentialités sociales et cognitives de chacun pourront se développer et s’amplifier mutuellement ». Cette « organisation intelligente » réinvente de cette manière un lien social fondé sur l’apprentissage réciproque, la synergie des compétences, l’imagination. Ce lien social peut selon Pierre Lévy être facteur de motivation et d’implication des collaborateurs. En effet, ce système interactif permettant à chacun d’apporter sa pierre à l’édifice du savoir valorise chaque individus, participe de sa reconnaissance sociale et à terme déclenche une dynamique positive de mobilisation des compétences.

Objectif 5 : Intranet rationalise le travail

Intranet en rationalisant l’organisation du travail, permet d’améliorer le rapport coût/avantages, facteur de motivation.

Vroom, en développant le modèle cognitif de la motivation, rationalise l’acteur. Ce dernier cherche ainsi à maximiser son utilité (sa satisfaction) en en minimisant les coûts. L’investissement en terme d’effort, de temps, d’affect doit être minimum au regard (« expectation ») du résultat attendu.

Ce qui est le cas avec l’utilisation de certaines rubriques d’Intranet :
– Ressources documentaires en ligne pour ceux qui font de la recherche
– Procédures administratives : simplifie la vie quotidienne des salariés dans leurs rapports administratifs avec l’entreprise
– Autres services proposés (location de salles de réunions etc)
– Groupware (travail coopératif)

Conclusion

Ces cinq objectifs d’Intranet, que nous avons construits comme étant des facteurs de motivation constituent 5 sous-hypothèses. Ainsi, chaque sous-hypothèse pose qu’un objectif d’Intranet peut être facteur de motivation.

Dans la prochaine partie, notre démarche sera de confronter ces critères à l’analyse de l’Intranet du groupe de presse / édition / multimédia Bayard.

Lire le mémoire complet ==> (L’impact de l’intranet sur la motivation dans l’entreprise)
DESS Communication des Entreprises, des Administrations et des Institutions
Université de Marne la Vallé

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cf infra p.8

cf infra p.9

cf infra p. 9

Lévy, Pierre, L’intelligence collective, Paris, La découverte, Poche, 1997

Lévy, Pierre, op.cit.

Crozier, Michel, L’entreprise à l’écoute, Paris, Le seuil, 1994

cf infra p. 12

Lévy, Pierre, op.cit.

cf infra, p.12