Système Fidelio: double gestion informatique tourisme – hôtellerie

By 11 April 2011

I- Le système d’information de l’organisation

1- Le système d’information et de communication de l’entreprise

Depuis 1998, l’entreprise avait cherché à installer un système de gestion informatique considéré comme le logiciel de gestion le plus performant dans le domaine du tourisme – hôtellerie. Il s’agit du système de gestion Fidelio, mis en place dans les grandes chaînes touristiques au niveau national et international.

Le système Fidelio permet une double gestion:

– D’une part, la gestion des recettes de l’hôtel: chiffre d’affaires, gestion des chambres, réservations, facturations clients, déductions, arrivées et départs des groupes, et cela grâce à l’option Fidelio Front-office.
– D’autre part, l’option Fidelio F&B, techniques et divers, qui constitue un véritable système de gestion des stocks, des coûts et de calcul des consommations.

Il est à noter que le système Fidelio fonctionne en mode réseau, et qu’il constitue une banque de données accessible à tous les directeurs, cadres et employés de bureau selon les besoins d’information de chaque département.

A- L’option Fidelio Front-office :

Cette option permet d’enregistrer les prestations clients depuis la réservation jusqu’au départ voir règlement de la facture.

– Le système Fidelio fournit des informations sur les clients: clients présents, arrivées réelles ou prévues des clients, départs réels ou prévus des clients, les réservations confirmées ou non encore confirmées, les départs anticipés, les séjours prolongés ainsi que des informations sur l’historique des clients.
– Le système Fidelio donne quotidiennement les statistiques chambre: le taux d’occupation des chambres, le nombre de chambres vendues, le nombre de chambres occupées (y compris les chambres en gratuité), le nombre de nuitées vendues ainsi que l’indice de fréquentation.(voir chapitre sur la performance au sein de l’organisation étudiée pour définir ces concepts).
– Toutes les recettes en chiffre d’affaires réalisées par les divers points de vente sont enregistrées sur le système Fidelio. Ainsi, on peut toujours suivre et éditer le chiffre d’affaire quotidien réalisé au niveau des points de vente et cela par date et par catégories de produits. Toutes les opérations effectuées sur le chiffre d’affaire sont enregistrées: corrections, annulations, offres en gratuités, ainsi que les modes de paiement des prestations.
– Le système Fidelio permet également de visualiser les factures clients ainsi que les factures archivées et cela pour contrôle et présentation de la facture au client pour paiement.
– Enfin, le système Fidelio permet d’éditer un ensemble de rapports journaliers et d’états résumant l’activité de l’entreprise: rapport journalier du chiffre d’affaires, trial balance, état des gratuités, des corrections, l’état des clients présents, etc.

B- L’option Fidelio F&B, techniques et divers :

Cette option constitue un véritable système de gestion des stocks et des flux de marchandises depuis la commande auprès du fournisseur jusqu’à la consommation finale du produit par le client (ou le département concerné). Il permet alors:

  • La préparation des données de base relatives aux:

– Données de stocks: les désignations des articles par nom et par code, les groupes d’articles, les fournisseurs, les unités et quantités de stockage, les lieus de stockage;

– prix d’évaluation: le système donne la possibilité de valoriser les flux (entrées, sorties, stocks) de marchandises selon: le prix moyen de la période, le dernier prix, les prix d’évaluation que l’utilisateur peut fixer et saisir;

– les stocks maxi et mini: le système donne la possibilité de fixer un stock minimum et un stock maximum pour chaque produit, stock à partir duquel il faut lancer ou reporter une commande;

– les périodes d’inventaire: il s’agit de fixer et de définir des périodes de gestion sur la base desquelles se fait le calcul des consommations, le calcul du prix moyen de la période. A la fin de la période d’inventaire, il faut lancer la procédure d’inventaire, opération qui constitue une clôture de la période de gestion considérée (dans le cas du Palmeraie Golf Palace, la période de gestion est le mois);

– la procédure d’inventaire: cette opération permet l’enregistrement des inventaires réalisés au niveau de l’économat et au niveau des points de vente à la fin de chaque mois. Des écarts sont dégagés pour chaque article de stock, écart entre le stock physique et le stock théorique, déduit des transactions de la période. Ces écarts sont à analyser et expliquer. La procédure d’inventaire prend fin avec la clôture d’inventaire. Les stocks finaux du mois clôturé constituent les stocks initiaux du mois suivant.

– Le calcul des consommations se fait à la fin de chaque période de gestion (mensuellement) et juste après la clôture d’inventaire. Le système Fidelio permet d’éditer un ensemble de rapports et d’états relatifs aux différentes transactions: le rapport des entrées de marchandises, les sorties, les inventaires, les transferts entre points de vente. Tous ces rapports peuvent être édités par ordre alphabétique des articles, par ordre numérique en respectant les codes d’articles, par catégorie ou groupe d’articles, par fournisseurs et par points de vente. Ces rapports ou états donnent les quantité ainsi que les valorisations de ces quantités selon le prix d’évaluation choisi (prix moyen, dernier prix, prix d’évaluation choisi et enregistré par l’utilisateur);

– L’élaboration des fiches techniques des articles de vente au niveau des points de vente. Les fiches techniques et sous-fiches techniques sont enregistrées sur le système pour permettre le calcul des consommations relatives aux ventes. Cette option trouve son application dans la gestion des transferts de produits finis entre les points de ventre d’une part, et dans le calcul des consommations en cas d’interface entre le micros système au niveau des points de vente et le système Fidelio F&B (cet interface constitue un projet non encore réalisé par l’entreprise).

D’autre part, et en parallèle avec le système Fidelio, le système micros est mis en place au niveau de tous les points de vente (restaurants, bars, golf, blanchisserie, fitness, etc.) et qui permet aux caissiers points de vente de saisir la facture client. Chaque article qui figure sur la facture du client doit correspondre à une consommation (vente ou gratuité). La facture client est soldée en mode paiement (espèce, chèque, carte de crédit ou transfert chambre) ou en mode gratuité. En fin de journée, toutes les transactions passées au niveau du système micros sont reportées sur le système Fidelio Front office grâce à l’ interface établie entre les deux système. La remise à zéro de tous les articles au niveau de tous les points de vente est nécessaire pour clôturer la journée écoulée.

  • Le suivi des flux de transaction:

Le système Fidelio F&BLe système Fidelio F&B technique ou divers permet le suivi des transactions effectuées au jour le jour.
– la réception d’une commande: cette option signifie la livraison de marchandise, le contrôle des bons de livraison et l’enregistrement des livraisons. Cette fonction permet aussi une comparaison entre la quantité commandée et la quantité livrée, la mémorisation des écarts entre livraisons et commandes ainsi que la saisie automatique et immédiate de la livraison sur le système. Ce dernier donne la possibilité d’identifier une commande à partir de son numéro ou sa date de livraison.
– La gestion des stocks au niveau des magasins à travers l’établissement des fiches de stocks et l’historique des mouvements de chaque article pendant la période de gestion considérée ainsi que les périodes précédentes. Dans ce cadre, le système Fidelio permet d’enregistrer les entrées de marchandises à l’économat, les sorties ou prélèvements de marchandises aux divers points de vente ainsi que les transactions effectuées entre les points de vente et les retours de marchandises à l’économat ou au fournisseurs.

Le système informatique joue un rôle important dans le bon fonctionnement du système d’information de l’entreprise. En effet, la gestion du système en mode réseau avec toute l’importance des transactions et opérations effectuées pendant une seule journée, l’installation et la maintenance du parc d’outils informatiques s’avère nécessaire.

En plus du système de gestion Fidelio, plusieurs sources d’information existent. On cite:
– les statuts de l’entreprise qui sont communiqués à tout le personnel depuis l’embauche;
– les manuels de procédures qui présentent toutes les procédures de gestion de l’entreprise (procédure des achats par exemple
– les procès verbaux: des réunions entre Directeurs de départements et la Direction Générale sont tenues tous les matins, pour évaluer l’activité de l’entreprise et discuter des divers problèmes survenus ainsi que pour prendre les décisions urgentes. Les procès verbaux sont rédigés décrivant l’ordre du jour.

D’autre part, des réunions d’activité sont tenues chaque mois sous la présidence de Monsieur le Président et Monsieur le Vice-président et la présence de tous les Directeurs de départements et le contrôleur général.
– les notes de services sont aussi diffusées aux départements concernés pour information, pour application ou pour explication;
– les rapports d’activité sont des manuels résumant l’activité de l’hôtel pendant chaque mois et contenants des informations relatives au chiffre d’affaires, au résultat d’exploitation, les statistiques ainsi que les commentaires de chaque département sur les réalisations du mois (rapport département technique, rapport département financier, rapport département personnel).

Pour ce qui est de la qualité de l’information, le système Fidelio permet d’avoir des informations:
– utiles et fiables, car issues de la réalité des opérations (mouvements des articles à l’économat, les commandes en-cours, les clients présents à l’hôtel, le chiffre d’affaires réalisé, etc.). Les informations sont sincères et crédibles.
– Rapides car toute l’activité de l’hôtel est sauvegardée et archivée dans le système à la fin de chaque journée (rapport journalier du chiffre d’affaire, les livraisons du jour, les stocks disponibles à ce jour, etc.). La rapidité est essentielle pour la prise de décisions.

Pertinentes et efficaces dans la mesure où les informations de base sont classées et réorganisées par le système de manière à répondre aux besoins des utilisateurs (distinction entre le chiffre d’affaire hors taxe et le chiffre d’affaire TTC, distinction entre le chiffre d’affaire nourriture et le chiffre d’affaire boissons pour le même restaurant et pendant la même journée)

Lire le mémoire complet ==> (Le contrôle de gestion et la performance de l’entreprise)
Mémoire pour l’obtention d’une licence en sciences économiques et gestion