Projets de e-learning : Outils, fonctions et Démarche

By 6 July 2013

II.3. Projets de e-learning
II.3.1. Outils et fonctions du e-learning

Internet permet un accès à l’ensemble des ressources humaines (communication), documentaires (documents) et administration (outils) nécessaires à la réalisation de la formation. La standardisation démultiplie considérablement les possibilités de diffusion.

Organisation des ressources
Figure 5 – Organisation des ressources

Ces outils sont utilisés pour mener à bien les fonctions indispensables au e-learning :

– Production et intégration des ressources pédagogiques.
– Diffusion et accès aux ressources.
– Présentation de l’offre et des programmes de formation.
– Positionnement, construction des parcours de formation individualisée.
– Gestion des parcours.
– Animation des personnes et des groupes.
– Administration financière, technique.

La tendance est aujourd’hui à l’intégration de ces fonctions dans un système d’information et de formation unique (plates-formes de télé-formation). Cette intégration apporte une grande flexibilité à la production, diffusion et utilisation des ressources. Elle apporte aussi des possibilités de suivi de l’information et une économie considérable des tâches de gestion.

Editeurs/Outils Spécificités Cibles Distribution
Agie Formations agie- formation.com Intégrateur, organisme de formation. Plate-forme de diffusion de contenusOffre : conseil, ingénierie pédagogique, pilotage de

projets, conception et réalisation de contenus e-learning sur mesure

PME Vente directe àl’utilisateur final
Centra Software centra.com Editeur de contenus e-learning, spécialisé dans le synchrone Grands comptes. Collectivités locales Vente par le biais d’un réseau de partenaires (distributeurs, SSII, sociétés de conseil, organismes de formation).
IBM Lotus ibm.com.fr Editeur de plate-forme de diffusion de contenus Partenariats avec des éditeurs de logiciels de e-learningIntégrateur de Learning Lotus

Space

Grands comptesPME Vente exclusive par le réseau des Lotus Business Partners
HyperOffice hyperoffice.fr Intégrateur, conception et réalisation de contenus sur mesureConseil, ingénierie pédagogique Grands comptes Grandes administrations Vente directe àl’utilisateur final
Editions ENIeditions-eni.fr Editeur d’une plate-forme propriétaire de diffusion de contenus e-learningDélivre des cours

d’informatique et de bureautique en ligne pour le grand public par le biais de 123training.com

Grands comptesPME Centres de formation. Ecoles Vente directe aux grands comptesVente indirecte par le biais des centres de formation
BJ Interactive bjinteractive.com Editeur de contenus e-learning Délivre des cours d’informatique et debureautique, de management, de

sécurité, en solution CD-ROM, Internet ou Intranet avec au total, 4600 modules d’auto- formation

Collectivités localesGrands comptes

PME

Vente exclusive par le réseau de l’intégrateur BJ Interactive
Iporgress iprogress.com Editeur de plate-forme de diffusion de contenus e-learning sur InternetLe tutorat est assuré Grands comptesPME Vente directe aux entreprises
Net Gnetg.fr Editeur de plate-forme de diffusion de contenus et de solutions de contenus e-learning Grands comptes Vente directe àl’utilisateur final
NetSupport Inc pci.co.uk Editeur de plate-forme de diffusion de contenus et de solutions de contenus e-learning (Net Support School 7.0) Ecoles et universités Vente indirecte par le biais d’un réseau de distributeurs
Onlineformapro onlineformapro.co m Editeur de plate-forme de diffusion de contenus e-learning Organisme de formation enligne, en visioconférence ou par

mail

Grands comptesPME Vente directe aux grands comptesVente indirecte par le biais d’un réseau de distributeurs

Tableau 10 – Outils du e-learning

II.3.2. Démarche pour conduire un projet de e-learning

Huit étapes sont nécessaires pour conduire un projet de e-learning :

1. Elaborer les offres types et un dispositif de formation dans ses aspects pédagogiques (méthode, situation, contenus, contrat).
2. Estimer les coûts de fonctionnement.
3. Estimer les coûts d’investissement et le budget du projet incluant, la mise en place du dispositif et l’expérimentation de l’offre (opération pilote).
4. Lancer une opération pilote composée d’une ou plusieurs offres sur un public bien identifié.
5. Valider les méthodes et le dispositif de formation et offres.
6. Choisir les outils.
7. Mettre en place le dispositif.
8. Généraliser ou déployer la solution.

Elaborer les offres de formation

Les propositions de formation doivent s’adapter aux conditions pratiques, aux rythmes et environnement de travail. Définir les contenus à numériser ou les ressources pédagogiques à mettre en ligne ne suffit pas. C’est un processus de formation et un dispositif qu’il faut formaliser. De nombreux paramètres sont à prendre en compte :

– Les besoins, pré-requis, contenus et objectifs.
– Les méthodes pédagogiques.
– Les services à mettre en place et le contrat pédagogique.
– Les modalités d’évaluation.
– Les situations d’usage, durée.
– Les qualités des supports pédagogiques, les outils (simulateurs, générateurs d’exercices, etc.) et matériaux pédagogiques disponibles et à développer.

Les possibilités d’adapter l’offre dans le temps et pour la diversités de publics doivent être prévues.

Estimer les coûts d’investissement

Chaque offre peut faire l’objet d’un budget d’investissement et d’exploitation. Dans un grand nombre de cas, l’accent est mis sur le montant de l’investissement et assez peu sur l’économie de la mise en œuvre, les résultats et les effets. Concernant l’investissement, outre son montant, deux facteurs sont à considérer :

– Le délai de mise en œuvre. Aux investissements lourds et aux délais importants, préférer les investissements modestes à réalisation rapide.
– La pertinence par rapport aux usages et aux besoins. Celle-ci doit être vérifiée rapidement.

Cela incite à une progressivité de solutions tant que le savoir faire n’est pas solide. Quant au fonctionnement, la relation entre situations de formation (auto formation tutorée, travaux dirigés tutorés, projets, classes virtuelles, etc.) et moyens consommés est souvent peu abordée. Pourtant, des différences importantes entre ces situations portent sur :

– Le ratio-temps de tutorat / volume de formation.
– Les consommations de télécommunications par heure de formation.

Les résultats et effets de chaque situation et du dispositif d’ensemble peuvent être mesurés à l’aide des outils de management du e-learning proposés par les plates-formes, à savoir :

– Les volumes réalisés.
– Les durées de formation et leur réduction au regard des résultats.
– Les résultats pédagogiques.
– La rapidité de déploiement et d’évolution, etc.

Lancer l’opération pilote

Afin de mesurer l’efficacité de la plate-forme, il est nécessaire de lancer une opération pilote, c’est-à-dire, tester cette plate-forme sur un public choisi en offrant quelques services.

Valider les méthodes

Le lancement de l’opération pilote va permettre de valider les méthodes, les dispositifs de formation, ainsi que les offres proposées.

Choisir les outils

L’utilisation d’une plate-forme minimale et de moyen de communication (Web conférence, outil de gestion de rendez-vous, etc.) est nécessaire pour l’expérimentation. Ceux-ci seront choisis à titre provisoire.

Mettre en place le dispositif

Certaines représentations pèsent encore fortement sur les projets :

– On apprendrait bien avec des ordinateurs ce qui se décrit d’une manière logique et les comportements et relations devraient s’apprendre en dehors des outils.
– La formation avec les NTIC demande une maîtrise des outils qui la réserve aux personnels les plus qualifiés.
– Le e-learning est réservé aux publics très nombreux et éloignés. Pourtant Bell utilise ce moyen pour des publics de 15 personnes.

En réalité, tous les publics et contenus de formation sont concernés sans restriction. Des formations de publics faiblement qualifiés sur les compétences de base ou d’employés sur des comportement d’accueil, ou encore des publics en difficulté ont montré que de bons résultats pouvaient être obtenus dès lors que les méthodes et situations pédagogiques étaient adaptées.

Même si la formation initiale notamment universitaire est largement pratiquée aux Etats-Unis et dans une moindre mesure en France; les formations continues sont en premier lieu concernées par le e-learning. Il s’agit en général de formations organisées par étapes, motivantes en terme de résultat à court terme, composées de modules courts s’inscrivant dans un projet d’évolution à moyen terme. Les choix de dispositif obéissent à des préoccupations de rapport coût/efficacité. Le programme de travail d’un usager du e-learning peut se dérouler selon une alternance de :

– Formation individuelle à domicile avec ou sans tutorat, en cas de présence de matériel.
– Formation individuelle en centres de ressources équipés.
– Formation en petits groupes, en l’absence des formateurs, dans des lieux équipés.
– Séances de travail avec les formateurs, sur place ou à distance par télécommunications.

De la même manière, les parcours de formation peuvent être organisés en fonction de deux logiques qui peuvent se renforcer :

– Logique d’acquisition de techniques organisées à partir des contenus et de séquences de formation pré- formatées.
– Une logique de production de travaux orientés métier favorisant l’application pratique et l’évaluation formative.

Dans les deux logiques, un positionnement initial et un suivi de la progression s’imposent. La production et la gestion des documents pédagogiques est probablement à envisager dans la durée. On peut partir du principe suivant :

– Sous-traitance pour le standard mais le savoir faire lié à l’adaptation peut demeurer interne.
– Interne pour les métiers, en lien avec la documentation et avec la communication.

Enfin, les tâches techniques liées aux plates-formes de gestion et de distribution seront sous-traitées si elles sont standards et trouveront leurs premières réponses dans les offres ASP. Une connaissance des offres et une maîtrise des processus liés à ces plates-formes est donc nécessaire.

Généraliser la solution

Plusieurs tâches se présentent :

– Expérimenter les méthodes et produits et bâtir une expérience des dispositifs de formation qui conviennent aux différents besoins.
– Impliquer les utilisateurs dans le processus d’acquisition d’autonomie.
– Mettre en cohérence les nouvelles modalités de formation avec les structures en place.
– Mettre en place une organisation et des procédures.
– Reconvertir les formateurs et intervenants.
– Un apport extérieur est nécessaire dans la phase de mise en place.

Le recours à des prestataires nouveaux, portails, gestionnaires de plates-formes, fournisseurs de services qui ont déjà intégré les nouvelles données d’organisation pour eux-mêmes est souvent indispensable. Il faut probablement distinguer :

– La gestion de la formation (depuis l’inscription jusqu’à la certification des compétences) et au suivi des résultats.
– La gestion des offres et de leur évolution.

Ces tâches sont liées au portail, lieu de transaction, et doivent être considérées comme stratégiques. Pourtant en dépit de ces offres multiples et florissantes, le marché des entreprises reste frileux à la mise en place d’un projet e-learning dont les contraintes techniques restent lourdes (en particulier, la disponibilité de la bande passante), et les freins culturels encore persistants. Le développement des intranets, des réseaux haut-débit et la commercialisation en ASP laissent pourtant entrevoir des perspectives prometteuses. Le cabinet IDC prévoit d’ailleurs que ce marché devrait connaître un taux de croissance de l’ordre de 40% au cours des 5 prochaines années, pour peser près de 1,6 milliards en 2004 contre, 200 millions de francs en 1998.

Lire le mémoire complet ==> (Etat de l’Art du E-Learning)
DU Modèles de l’Economie Numérique : Informatique – Economie – Management – Droit
Université Panthéon-ASSAS Paris II – Projet du module 4.1 : Management et NTIC