Les systèmes de gestion de contenu : classification et évaluation

By 24 July 2013

“… nous dirons alors qu’il s’agit de gestion de contenu à proprement parler. Un système de gestion de contenu doit comprendre un système de GED mais inversement, un système de GED, avec la définition que nous en donnons, ne peut comprendre un système de gestion de contenu. De même, un système de gestion de contenu doit comprendre un système de gestion de données,…”

Conservatoire National Des Arts Et Métiers – Paris

Mémoire présenté en vue d’obtenir le DIPLOME D’INGENIEUR C.N.A.M. en informatique

Les systèmes de gestion de contenu :
description, classification et évaluation

Par Philippe LAHAYE

JURY PRESIDENT : Michel SCHOLL

MEMBRES : Bernd AMANN Xavier BLONDEL
Laurent DE RAMBUTEAU
Laurent LETOURMY

Soutenu le 14 mai 2004

Résume et mots clés

Les systèmes de gestion de contenu : description, classification et évaluation.
Mémoire d’Ingénieur C.N.A.M. Paris, 2004

Les systèmes de gestion de contenus (CMS) sont des applications classiques telles que la gestion des bibliothèques, la GED, la gestion de la documentation technique, la gestion de site web et les portails d’entreprise. Ces applications partagent des fonctionnalités communes qui réunies peuvent former un système de gestion de contenu unifié.

Le contenu est obtenu en structurant les documents sous forme de données. Le contenu doit être séparé de la présentation. Est alors possible l’intégration de la partie documentaire des systèmes d’informations avec leur partie déjà structurée, la réutilisation des composants documentaires et la publication multi-canal. De plus, la gestion de contenu implique l’utilisation des méta données : celles de l’initiative du groupe de Dublin Core sont les plus abouties dans l’optique de la gestion de contenu. La découverte, la récupération, l’accessibilité, la diffusion et le partage des informations sont maximisés avec la gestion de contenu unifiée.

Ce rapport décrit les fonctionnalités des trois sous-systèmes fondant l’architecture d’un CMS : le système de collecte (acquisition et édition), le système de gestion de contenu (référentiel et fichiers de configuration) et le système de publication (transformation, recherche d’informations).

Les technologies associées à XML illustrent et permettent de mettre en œuvre les principes de la gestion de contenu.

Un système de classification des CMS par domaine d’application en fonction de leurs fonctionnalités est proposé et permet de rapidement voir quelles applications peuvent être mises en œuvre par les logiciels, de les rapprocher des besoins des utilisateurs et de les comparer. L’évaluation détaillée réalisée nous amène à dire que la couverture fonctionnelle des logiciels du marché est toujours partielle dans le cadre d’une gestion unifiée du contenu d’une organisation. De nombreuses améliorations et intégrations doivent être réalisées avant que la gestion de contenu unifiée, concept théorique exploré, puisse commencer à être développée.

Mots clés : Gestion de contenu – Systèmes de gestion de contenu – CMS – Gestion de contenu unifiée – méta données – XML – RDF – GED
Keywords : Content management – Content Management System – CMS – Unified Content Strategy – metadata – XML – RDF – EDM

Les travaux relatifs au présent mémoire ont été effectués au sein de la Société de Services et d’Ingénierie Informatique Cross Systems Integration Paris sous la direction de Laurent LETOURMY (directeur technique) et du professeur Michel SCHOLL (CNAM Paris) et sous la responsabilité de Bernd AMANN (CNAM Paris – Laboratoire CEDRIC « bases de données »).

Remerciements
Je tiens à remercier toutes les personnes autour de moi qui m’ont accompagné tout au long de cette longue période ( septembre 2002 – mars 2004) de stage puis de rédaction de mémoire de fin d’études d’Ingénieur Informatique du CNAM.

Tout d’abord, merci à Laurent Letourmy, directeur technique de Cross Systems Integration à l’époque où nous nous sommes rencontrés la première fois (avril 2002) et qui a mis en place ce stage, très adapté à ma situation personnelle, dans le cadre du projet « mise en place d’une offre en gestion de contenu ».

Je remercie tous les autres collaborateurs de Cross Systems Integration Paris qui ont participé d’une manière ou d’une autre à mon travail : Rémy Poulachon, directeur technique qui a pris le relais de Laurent Letourmy, Christophe Blondel (qui m’a donné des retours de détail sur les travaux que j’ai réalisé, à savoir les prototypes), Loïc Cotonea avec qui j’ai échangé de nombreuses fois sur des problématiques de gestion de contenu avec lesquelles il était lui aussi confronté au sein de Cross Systems, Marcel Matton (Ingénieur informatique CNAM) de Cross Systems Genève qui m’a fait part de l’avancée des travaux sur le projet « gestion de contenu » à Genève et Antoine Griffon, à qui j’ai transféré le savoir-faire acquis et les archives de mon travail. Merci aux consultants du « bureau des consultants » de Cross Systems Paris avec qui j’ai partagé des moments chaleureux dans ce fameux bureau.

Je remercie aussi tout particulièrement Bernd Amann (Maître de conférences), responsable de mon mémoire au sein du CNAM, et qui m’a consacré de nombreuses entrevues et à enrichi mon travail depuis le début de mon stage en septembre 2002 jusqu’à la fin de la rédaction en mars 2004. Je remercie aussi Michel Scholl (Professeur des Universités) d’avoir accepté ma candidature pour soutenir mon mémoire de fin d’études d’Ingénieur Informatique CNAM avec l’équipe « Bases de données » du laboratoire CEDRIC (Centre de Recherche en Informatique de CNAM).

Enfin je remercie les membres du Jury de soutenance orale de mon mémoire en portant une attention particulière à Xavier Blondel et avec qui j’ai travaillé sur le projet Answork (place de marché électronique) chez Cap Gemini Ernst & Young. En effet, Xavier Blondel m’a donné de nombreux retours détaillés sur mon travail de rédaction en y apportant tout son savoir-faire d’Ingénieur Informatique et de Docteur en Informatique issu du CNAM Paris.

Introduction :

La gestion de contenu est un concept récent qui a vite pris beaucoup d’importance dans les discours, notamment marketing. Pourtant, comme le laisse entendre le terme, très générique, la gestion de contenu, ou du moins, plusieurs de ses domaines d’applications (gestion des bibliothèques, gestion électronique de document – GED), existe depuis plusieurs décennies. Le concept a été remis au goût du jour avec Internet et la gestion de site web et un de ses dérivés, les portails d’entreprise.

Les systèmes de gestion de contenu peuvent donc recouper un ou plusieurs domaines d’application informatique. A ce titre, l’intégration entre ces applications est à l’ordre du jour puisqu’elles exploitent de nombreuses fonctionnalités communes.

Quid du contenu ? Le contenu représente la convergence des documents avec les données. Le contenu est donc le résultat de la gestion des documents sous forme de données. Où s’arrête la notion de composant documentaire ? Et où commence celle de donnée ? La frontière devient floue avec la gestion de contenu et est certainement propre à chacun en fonction de sa culture métier (documentaliste, web master ou web designer, rédacteur…). L’informatique remet en cause la définition du document, notamment le langage XML (eXtended Markup Language). Dans notre cas, la gestion de contenu est l’informatique centrée sur le document, ou encore sur le contenu ; ce qui donne les termes « document-centric » ou « content-centric » en anglais. Le contenu peut être considéré comme l’information contenue dans un document. Toutefois, les documents peuvent être non structurés (auquel cas la présentation est mêlée au contenu – le texte – et le document la plupart du temps assimilé au support physique comme c’est le cas dans les systèmes de GED classiques) ou structurés (où le document est composé de sous-éléments, dits « composants documentaires », « éléments » ou « sous-documents » selon un schéma pré-établi). Dans le cas des documents structurés, le contenu peut-être séparé de la présentation, il peut alors être assimilé à une donnée (de type texte généralement, mais pas uniquement). La gestion de documents structurés peut s’effectuer conjointement avec celles des données, nous dirons alors qu’il s’agit de gestion de contenu à proprement parler. Un système de gestion de contenu doit comprendre un système de GED mais inversement, un système de GED, avec la définition que nous en donnons, ne peut comprendre un système de gestion de contenu. De même, un système de gestion de contenu doit comprendre un système de gestion de données, mais ne peut évidemment se suffire de cela : de nombreuses fonctionnalités, relatives à la collecte et la publication, devant être fournies nativement avec un système de gestion de contenu.

La gestion de contenu est un concept transversal qui concerne tous les secteurs d’activités et tous les métiers de l’entreprise. Ils sont tous en effet utilisateurs et producteurs de contenu. Leur activité utilise et produit des documents, soit de manière directe (c’est l’objet de leur activité), soit de manière indirecte (les documents accompagnent la production elle-même, typiquement la documentation « produit »). La numérisation (digitalisation) des documents et de manière générale, la convergence vers le numérique des médias quels qu’ils soient (textes, images, sons), ajoute une importance toute particulière à la gestion de contenu qui a l’ambition de permettre la gestion de l’ensemble des médias dit non structurés. Il est communément admis que l’information, dans une organisation, est constituée à 20 % par des données structurées dans les applications informatiques et à 80 % par des données inclues dans des documents non structurés, électroniques ou non. L’enjeu est de tenter d’intégrer une part importante des 80 % restant de l’information dans les systèmes d’informations informatisés des organisations.

La gestion de contenu pose aujourd’hui le problème de l’hétérogénéité des sources de contenus et de leur intégration et sa démarche propose une solution pour les unifier et permettre leur convergence.

Les concepts majeurs de la gestion de contenu sont la modularisation des documents en composants documentaires et la séparation du contenu (des données) de la présentation ainsi que les méta données. Les autres concepts associés ne sont pas spécifiques de la gestion de contenu mais sont pleinement utilisés par les systèmes de gestion de contenu (CMS – pour Content Management System) : il s’agit principalement de la gestion des droits d’accès, des outils de travail collaboratif, workflow principalement, du versioning, de l’archivage et du stockage, de la personnalisation, de l’indexation, de la recherche et de la récupération de données.

Fruits d’un travail de recherche et d’expérimentation d’abord théorique puis pratique lors d’un stage pratique de fin d’étude d’Ingénieur Informatique, ce sont ces concepts qui vont être abordés à travers la première partie de ce rapport ; d’abord sous la forme de la description de l’utilisation de ces applications de gestion de contenu, puis en fonction de l’architecture et des fonctionnalités des systèmes de gestion de contenu.

Chacune des domaines d’applications de gestion de contenu met en évidence des fonctionnalités clés de la gestion de contenu. Ces fonctionnalités sont à reprendre dans un système de gestion de contenu qui permettrait une stratégie de contenu unifié. Tous les contenus sont potentiellement gérables dans un seul et même système ! C’est ce que rapport va tenter de mettre en lumière en abordant chacune des fonctionnalités nécessaires et la manière dont elles doivent être organisées. De même, ce rapport tente d’identifier les avantages qui pourraient être attendus d’une intégration des données et des documents, mais aussi des documents entre eux, ce que permet la gestion de contenu. Des normes, des protocoles ou des langages sont présentés afin d’illustrer la possibilité de mettre en œuvre les concepts qui sont présentés. XML, langage promu et développé par le World Wide Web Consortium (W3C) est conçu en partie pour supporter les concepts de la gestion de contenu.

Dans la deuxième partie, qui valorise le travail effectué au sein de la SSII Cross Systems Integration, on montrera une grille de classification fonctionnelle des logiciels de gestion de contenu (CMS), puis une évaluation détaillée de trois solutions de CMS d’éditeurs informatiques. Cette évaluation a permis de montrer qu’aucun des produits ne peut couvrir l’ensemble des fonctionnalités attendues au départ, tout en permettant de répondre à des besoins particuliers et en les dépassant parfois. L’objectif du stage était l’élaboration d’une offre de service dans ce domaine. A cette fin, il a été prévu et réalisé trois prototypes de solution de gestion de contenu sur la base d’un jeu d’essai commun (production de QCM – questionnaires à choix multiples), créé pour l’occasion. Ces prototypes peuvent servir de base pour une offre de mise en œuvre d’un certain type d’application de gestion de contenu (gestion de site web, intranet documentaire, portail associatif). Enfin, ce stage a aussi permis l’élaboration d’une méthodologie d’analyse et de conception d’un système de gestion de contenu pour l’entreprise.

Ce qui est présenté dans ce mémoire peut permettre une implantation du système de gestion de contenu pour des documents au format électronique depuis leur création jusqu’à leur publication. La dématérialisation, autre concept associé, n’est par contre pas abordée. L’intégration des domaines d’applications de la gestion de contenu dans une logique unifiée permet de faire bénéficier des fonctionnalités communes d’un des logiciels d’un domaine à celui d’un autre. Il est ainsi possible d’unifier la base d’informations documentaires afin de faciliter leur découverte, leur récupération, leur accessibilité, leur diffusion et leur partage. Elle permet aussi une meilleure réutilisation.

Ce mémoire est une contribution pédagogique constituant un préliminaire pour passer de la théorie à la pratique de la gestion de contenu. Il s’agit donc d’une présentation des concepts et des techniques du domaine de la gestion de contenu, domaine encore en cours d’évolution et d’élaboration.

A priori, adopter une application informatique de gestion de contenu s’adresse à un besoin spécifique et limité dans l’entreprise qui peut bénéficier d’une industrialisation. C’est d’ailleurs pourquoi la plupart des logiciels ne proposent qu’un sous-ensemble des fonctions de gestion de contenu ciblé sur un domaine. Cependant, les besoins d’une organisation en matière de gestion de contenu peuvent évoluer vers un ou plusieurs autres domaines. Or comme nous l’avons déjà dit dans cette introduction, tous les métiers et tous les secteurs d’activité sont théoriquement concernés. Une organisation soucieuse de l’homogénéité de son système d’information préférera donc une solution technique unique. On préférera donc là encore choisir un logiciel dit « évolutif » offrant les nouvelles fonctionnalités désirées pour pouvoir l’étendre sans remettre en cause l’existant. Les concepts qui sont présentés dans ce rapport permettent d’adapter la solution de gestion de contenu aux besoins concrets et immédiats d’une organisation tout en laissant l’opportunité de gérer tous les documents de tous les services d’une organisation, c’est à dire l’opportunité d’une gestion de contenu « universelle » et « unifiée ».

Contexte, objectifs et approche

Ce rapport s’appuie sur un stage réalisé en entreprise et devant servir de support au présent mémoire de fin d’études d’Ingénieur Informatique du Conservatoire National des Arts et Métiers. L’entreprise avec laquelle j’ai réalisé ce stage est l’agence parisienne de Cross Systems Integration, membre du groupe Cross Systems ayant des implantations en Suisse (Genève) et en France (Paris, Lyon, Annecy) et comptant environ 400 salariés. Le groupe compte comme autres sociétés Cross Institute (agence de formation) et Cross Agency (agence spécialisée dans le graphisme, entre autre pour les sites web). Cette société de services et d’Ingénierie informatique (SSII) a comme stratégie l’application des nouvelles technologies (Internet, mobiles et serveurs JEE et .Net) dans les systèmes d’informations. Ses principaux partenaires éditeurs informatiques sont Borland, IBM et Microsoft.

L’objectif et l’intitulé du stage étaient « développement d’une offre de service « Content Management » pour les entreprises ».

Ce travail était inclu dans les objectifs d’un groupe de travail ayant le même objectif et le même intitulé. Le groupe de travail était initialement constitué d’un directeur technique, du responsable marketing et d’un consultant pour l’agence de Paris. D’autres équipes en Suisse et à Lyon travaillaient parallèlement. Les travaux du groupe de travail ont fait l’objet de réunions, de retours et de comptes rendus réguliers. Deux sous-objectifs majeurs étaient poursuivis : premièrement, connaître le domaine (périmètre fonctionnel et marché), savoir évaluer les outils du domaine et deuxièmement, batir des prototypes d’application avec les outils retenus afin de dégager des références dans la mise en œuvre de projet avec ces outils. Nous répondions alors à une politique de développement et de croissance interne.

Les difficultés que nous avons rencontrées ont été les suivantes : difficulté de cibler les clients potentiels, chute du marché des services informatiques ayant occasionné des réorganisations, une réduction des effectifs et une redéfinition des priorités de l’agence et enfin, en partie à cause de cela, difficulté de coordonner les efforts dans le domaine de la gestion de contenu entre les différentes agences, sachant que l’agence de Genève disposait de quelques références dans le domaine de la GED et des portails. Toutefois, les résultats de nos travaux étaient échangés régulièrement. La difficulté de cibler la clientèle est une des raisons principales pour laquelle notre approche est assez générale.

1. Les travaux préliminaires ont concerné l’établissement du périmètre fonctionnel et du marché de la gestion de contenu et l’analyse des fonctionnalités proposées par des éditeurs des logiciels de gestion de contenu. J’ai pour cela réalisé une étude bibliographique et consulté des ressources disponibles

sur Internet. Un des premiers travaux a consisté à constituer une liste de mots clés relatifs à la gestion de contenu. Ces mots clés ont fait l’objet ensuite d’une recherche sur différents moteurs et annuaires (Google, WebCrawler et Voila) en anglais et en français. On a aussi effectué cette recherche sur les librairies en ligne (Lavoisier, Eyrolles et Fnac) et la presse informatique en ligne (ZdNet, 01net, « Le Monde Informatique »). Les résultats des recherches de livres ont fourni les références des ouvrages écrits mais aussi la plupart du temps leur sommaire et leur résumé permettant d’avoir une vue synthétique de la littérature du domaine, de découvrir les mots clés récurrents et associés ainsi que les concepts communs.

Un des objectifs était de recenser et d’identifier les principaux acteurs et les normes du domaine. Concernant les acteurs, on a cherché à identifier les institutions nationales et internationales, les éditeurs de logiciels ainsi que les sites et la presse spécialisés, généralement édités par des consultants indépendants intervenants dans le domaine mais aussi les universités et grandes écoles intéressées, à travers notamment des conférences internationales existantes sur le sujet.

Dans un deuxième temps, les sites Web des acteurs du domaine ont été visités. La littérature ayant servi ainsi à construire une image du domaine a été du type des « livres blancs », « data sheets », « success stories » commerciales, rapports de mémoires et extraits de livres. De plus, les sites ayant souvent une rubrique présentant les ressources d’Internet du type « liens intéressants », on a pu ainsi découvrir de nouvelles ressources restées cachées dans les moteurs de recherche généraux. On a pu aussi consolider les premiers résultats en notant des renvois vers des ressources déjà repérées. Ce dernier point est fondamental, car c’est ainsi que l’on peut conclure que l’essentiel des ressources a été identifié. J’ai pu aussi rencontrer les acteurs du domaine en allant visiter des salons professionnels (Forum de la GEIDE, Documation, i-expo). On peut noter que ce qui est le plus difficile à obtenir est le retour d’expériences concrètes dans le domaine.

Les sites des institutions faisant mention des normes qu’ils préconisent, voire promeuvent, nous sommes ensuite allés récupérer des ressources traitant de ces normes (spécifications et tutoriaux). Les normes sont aussi mentionnées dans les descriptions accompagnant les ouvrages écrits distribués par les librairies électroniques.

Finalement, cette recherche a été maintenue actualisée par des abonnements : abonnements à des alertes sur le sujet auprès des librairies et de « syndicateur » (fédérateur) de littérature sur l’information technologique du domaine, ou abonnement à des « lettres » mensuelles d’éditeurs informatiques ou de sites spécialisés de consultants.

Par ailleurs, j’ai pu participer à une formation partenaire « Stellent Certified Consultant » de cinq jours sur les produits Stellent Content Server et Stellent Content Publisher.

Cette première partie du stage a donc permis de réaliser un panorama du domaine de la gestion de contenu et de ses sous-domaines d’applications, présentant pour chacun ses domaines d’application secondaire, ses fonctionnalités transverses, ses méthodes, modèles et langages informatiques associés, ses normes associées, ses logiciels typiques évalués ou aperçus, les informations cibles, les clients typiques, les projets phares, les organisations (institutions) phares et enfin une définition simple.

Finalement ce premier travail a surtout permis d’élaborer une grille de classification fonctionnelle des logiciels de gestion de contenu par sous-domaine d’application. Dans le même temps, j’ai réalisé une liste des besoins (exigences) auxquels répondent les logiciels de gestion de contenu. 14 logiciels ont été évalués fonctionnellement de cette manière. Cela a permis de retenir les logiciels devant faire l’objet d’une évaluation technique à travers la mise en œuvre d’un prototype. D’autres logiciels de gestion de contenu peuvent faire l’objet de cette grille d’évaluation fonctionnelle.

La première partie du stage fut théorique, la seconde pratique.

2. La deuxième partie du stage a consisté à élaborer un jeu d’essai afin d’évaluer de manière homogène les logiciels faisant l’objet d’une évaluation technique détaillée sur la base de la réalisation d’un prototype dans chaque cas. 3 logiciels ont été ainsi installés, paramétrés et testés.

Le type de document retenu pour l’évaluation a été le questionnaire à choix multiple (QCM). Le QCM est dans sa nature un document pouvant être fortement structuré et le groupe de travail l’a retenu comme représentatif pour éprouver les concepts de la gestion de contenu.

L’évaluation technique des produits a donné lieu à la rédaction d’un cahier des charges précisant les objectifs, la méthode et les livrables. La mise en œuvre du jeu d’essai pour la réalisation des prototypes a donné lieu à la rédaction d’une offre de marché et d’un document de spécifications fonctionnelles du projet de gestion de contenu, objet des prototypes. Il a fallu récupérer aussi du matériel (des QCM) sous des formats multiples, afin d’approcher la problématique réelle des entreprises. Ce matériel a été retouché afin d’être publiable sous une forme réaliste et utilisable.

Les logiciels ont été installés sur des serveurs dédiés. Ils ont été paramétrés conformément aux spécifications fonctionnelles. Ce paramétrage a pu parfois revêtir l’aspect d’un développement de code informatique. La lecture des manuels d’utilisation (de l’administrateur et de l’utilisateur) des logiciels a aussi été une source d’information non négligeable. L’installation constituait un critère d’évaluation. La facilité, la souplesse et la richesse du paramétrage ont pu aussi être évaluées. Deux phases principales se sont déroulées à chaque fois. Premièrement, il s’agissait de voir comment récupérer et intégrer les documents existants dans l’entreprise dans le nouveau système de gestion de contenu (CMS). Deuxièmement, il fallait tester à chaque fois, la capacité à assurer la production (collecte, gestion, publication) des QCM suite à la mise en œuvre du CMS. La gestion de contenu, qui peut impacter le système de collecte (éditeurs de documents principalement) et le système de publication, pose largement le problème de la gestion de l’héritage des applications pré-existantes assurant une partie des fonctionnalités de la gestion de contenu. La mise en œuvre d’un CMS débouche soit sur une migration complète (très difficile et coûteuse à mettre en œuvre), soit sur le maintien temporaire mais durable de deux architectures logicielles concurrentes sur certains aspects. Des critères d’administration du système (importation, exportation de données et de documents) ont été ajoutés aux critères ne touchant que les fonctionnalités de gestion de contenu.

Chaque CMS testé étant spécifique à un sous-domaine d’application (gestion de site web, intranet documentaire sans utilisation de modèle de document, portail associatif), on a tout de même cherché à exploiter au maximum ses possibilités. Cependant, des fonctionnalités identifiées comme requises dans les spécifications et l’offre de marché n’ont pas pu être mises en œuvre dans certains cas. Les tests ont donc permis de noter à la fois la couverture fonctionnelle des CMS et la qualité de cette couverture le cas échéant. Une grille de notation a été remplie, avec notamment la possibilité d’intégrer des coefficients de pondération pour chaque note attribuée à chaque fonctionnalité afin d’évaluer le CMS en fonction de l’importance du besoin de ces fonctionnalités, permettant dans certains cas à un CMS de se placer devant un autre et dans d’autre cas, se placer derrière. Cette grille de notation a été appuyée par un document reprenant des commentaires et des observations pour chaque fonctionnalité et la notation globale.

La méthode et les spécifications peuvent être utilisées pour évaluer et comparer d’autres CMS. Une limitation importante est à noter dans l’expérience réalisée. On ne disposait que d’un type de document pour tester les CMS. Il aurait été intéressant de tester les CMS avec d’autres types de documents. L’intégration dans les CMS d’un autre type de document (les contrats de commandes de QCM) a été envisagée théoriquement mais pas mis en œuvre pratiquement.

3. La troisième partie du stage a valorisé le travail d’analyse effectué préalablement. Il s’est agit principalement d’un travail de capitalisation des deux premières parties. On a donc pu élaborer une méthodologie d’analyse et de conception de système de gestion de contenu pour l’entreprise. Cette méthodologie a fait l’objet d’un document spécifique. Elle peut être utilisée dans le cadre d’une offre de service de conseil et d’assistance à maîtrise d’ouvrage dans un projet de gestion de contenu.

La méthodologie a été construite de manière à répondre à des besoins plus ou moins importants en matière de gestion de contenu : elle peut s’appliquer à un petit projet de gestion de site web, comme elle peut être utilisée pour un projet de gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise ; chaque partie n’étant pas à appliquer dans le premier cas, tout étant à appliquer dans le second cas.

L’idée directrice de la méthodologie est que le travail réalisé dans le cadre d’une application départementale de gestion de contenu doit pouvoir être ensuite intégré dans un projet plus large de gestion de contenu.

Par ailleurs, on a déterminé quelle pouvait être l’utilisation raisonnable, dans le cadre d’une offre de service technologique, des trois différents logiciels de gestion de contenu testés.

On a capitalisé sur ce qui est commun aux différents domaines d’application de la gestion de contenu. Cependant, certains aspects avancés ou très spécifiques de chaque type d’application de gestion de contenu n’ont pas été abordés. Par exemple, la gestion des plans de classement physique d’une bibliothèque n’est pas mentionnée. Elle nécessite cependant une prise en compte en cas de gestion d’une documentation physique (papier, matériel audio-visuel). Autre exemple, la lecture automatique de document (LAD), technique associée traditionnellement à la GED, nécessite une étude sérieuse sur sa mise en œuvre : choix du matériel de numérisation, automatisation éventuelle de certaines taches spécifiques (Reconnaissance Optique des Caractères) jusqu’à un processus complet de traitement (intégration des documents papiers scannés à une base de données par exemple). Mon travail n’aborde pas ces aspects qui peuvent se révéler fondamentaux dans un projet de gestion de contenu. L’adaptation du système de gestion de contenu en système de gestion de la connaissance (knowledge management – KM) est aussi un point important des fonctionnalités de la gestion de contenu qui sert ensuite dans un autre système. Pourtant on peut dire que la base documentaire est un élément d’un système de gestion de la connaissance (KM). La liste des fonctions supplémentaires est importante. Elle est reprise dans le panorama des domaines d’applications de la gestion de contenu fournie lors de la première phase du stage et dans le premier chapitre de la première partie de cet ouvrage sous forme d’évocation, ainsi que dans le premier chapitre de la partie B.

Plan :

Introduction
A. LES SYSTEMES DE GESTION DE CONTENU (CMS)
1 Cas d’utilisations
1.1. Gestion des bibliothèques physiques
1.2. Edition de document composite
1.3. Gestion documentaire (référentiel d’entreprise)
1.4. Gestion de site web
1.5. Portail informatif
1.6. Intégration au système d’information
1.7. Conclusion : système de collecte / système de gestion de contenu / système de publication
2. Concepts de gestion de contenu
2.1. Concept clé numéro 1 : Structuration des documents
2.2. Concept clé numéro 2 : gestion des références et identification des composants documentaires
2.3. Concept clé numéro 3 : les méta données
3. Architecture d’un système de gestion de contenu
3.1. Système de collecte
3.2. Système de gestion de contenu
3.3. Système de publication
B. EVALUATION D’UN SYSTEME DE GESTION DE CONTENU
1. Classification des systèmes de gestion de contenu
2. Evaluation détaillée
Conclusion

Sommaire :

  1. Systèmes de gestion de contenu: Gestion des bibliothèques physiques
  2. La gestion documentaire et les système de gestion de contenu
  3. Gestion de site web, l’intégration des documents au système d’information
  4. Concepts de gestion de contenu : Structuration des documents
  5. Gestion des références et identification des composants documentaires
  6. Resource Description Framework RDF : Modèle et syntaxe et Schémas
  7. Architecture d’un système de gestion de contenu
  8. RDF Site Summary RSS: Structure de base, Modules et Droits d’accès
  9. Système de gestion de contenu: administration d’un CMS et référentiel
  10. Le système de publication : la publication versus document
  11. Recherche et récupération de document – les CMS
  12. La classification des systèmes de gestion de contenu
  13. Adaptation au logiciel de gestion de contenu et évaluation détaillée