Le bureau virtuel de l’université Lyon II

By 26 July 2013

3.2. PRESENTATION DE L’OBJET D’ETUDE : LE BUREAU VIRTUEL

Comme son nom l’indique il s’agit d’un bureau à l’image de celui de l’ordinateur, lui-même issu de l’objet réel. Contrairement au « Desktop » de l’ordinateur, le bureau virtuel est un espace de travail disponible via internet et accessible à partir du moment où l’on a un accès à internet.

De nombreux bureaux virtuels ou suites bureautiques existent. Par exemple, Google propose lui aussi une sorte d’« office virtuel » avec un côté plus bureautique.178

Le bureau virtuel est basé sur l’espace de travail numérique ContactOffice crée par l’entreprise homonyme. Cette société propose également un espace de travail numérique pour les individuels, mais il existe aussi des versions pour groupes et des versions éducatives.179

Le bureau virtuel de l’université Lyon IILe BV contient douze outils en tout. On peut les distinguer en deux groupes :

Communication et organisation personnelle (mail, messagerie, calendrier, bloc notes, documents, rappels…).

Travail collaboratif et organisation interpersonnelle (groupes, calendrier…). Bien entendu, certains s‘articulent entre les deux groupes (chat, documents…).

Ce sont des outils dont l’utilisation est spécifiquement liée à l’individu et qui offrent un moyen privilégié de communication avec les autres acteurs de l’université.

4. ENQUETE ET ANALYSE

Pour confronter mes hypothèses à la réalité, et essayer de répondre aux problématiques, il a fallu  que je mène une enquête puis que je trie, classe et analyse les résultats.

Je vais tout d’abord décrire la méthodologie utilisée pour mon enquête, les limites des méthodes utilisées, puis j’exposerai les résultats et l’analyse que j’en ai faite.

4.1. METHODES D’ENQUETES

Une enquête ne s’improvise pas, et il est important de connaître et de savoir utiliser des méthodes adaptées, qui permettent d’obtenir des résultats cohérents et représentatifs de la réalité. De nombreuses études ont été faites sur la manière de conduire une enquête et de nombreux organismes sont spécialisés dans ce domaine. Ils font appels à des méthodes statistiques poussées. Bien que je puisse me permettre d’utiliser les mêmes moyens qui sont en leur pouvoir, j’ai du mettre en place une méthode pour obtenir des résultats exploitables.

4.1.1. Méthodologies existantes

L’enquête nous sert à avoir un retour d’informations par rapport sur un sujet, un système mis en place. Elle permet de savoir comment sont perçus qualitativement et quantitativement des systèmes, des actions, des faits. Pour cela, il est nécessaire de questionner les utilisateurs, citoyens, d’une manière générale les personnes concernées. Un des problèmes majeurs des enquêtes vient de là : il est habituellement quasi- impossible de questionner toutes les personnes concernées. Il faut alors effectuer un échantillonnage : ce qui consiste à prendre que certaines personnes représentatives. Trouver l’échantillon le plus représentatif demande des connaissances statistiques et sociologiques très importantes.

Le second écueil à un sondage est l’élaboration d’un questionnaire pertinent qui n’influe pas les réponses des questionnés. Un troisième est le biais par lequel on questionne les personnes.

Ces trois points sensibles sont à appréhender comme un tout : suivant la cible, le questionnaire et le mode de questionnement ne sera pas identiques. Les réponses se seront pas non plus du même type : dans les entretiens, les réponses sont souvent plus riches que dans les questions via un formulaire.

4.1.2. Méthodologies choisies

La population des utilisateurs du BV et des personnes concernées par la BV de Lyon II étant très importante, j’ai du effectué un choix de mes interlocuteurs. N’ayant pas la possibilité d’effectuer un échantillonnage statistique, j’ai effectué un choix en fonction des accès aux cibles de mon enquête.

Les acteurs que j’avais a questionné étaient :
Les étudiants
Les professeurs
Le personnel en charge du Sentier et des TICEs.

Pour chacun de ces types de cibles, j’ai utilisé une méthode différente. Pour les personnels d’université et les professeurs, j’ai opté pour des entretiens (enregistré sur Ipod) alors que pour les étudiants j’ai opté à la fois pour des mini-entretiens (enregistré de même sur Ipod) et pour un questionnaire en ligne, pour toucher un plus grand panel.

4.1.3. Mise en pratique de la méthodologie et limitations

Les questionnaires, les entretiens et les réponses à ceux-ci sont en annexes.

4.1.3.1. Questionnaire en ligne

Avant de faire des entretiens semi-directifs, j’ai fait appel à Stéphane Massa Bidal, responsable éditorial Lyon II – Intranet – diffusion générale du Pôle web / TICE- Pôle communication, pour mettre en ligne sur la page d’accueil du Webetu un questionnaire à destination des étudiants. Du 27 avril 2007 au 09 mai 2007, 112 étudiants ont répondu.

Du fait de la conception même du questionnaire, l’accès y était immédiat et anonyme. L’inconvénient de cette méthode est qu’il est possible d’avoir des doublons (personnes répondant plusieurs fois au questionnaire). De même, certains étudiants ont donné plusieurs réponses pour la même question, ou au contraire n’ont pas répondu.

4.1.3.2. Entretiens avec les étudiants

Ensuite j’ai effectué vingt entretiens en face à face avec des étudiants de Lyon II, sur les différents sites de l’université : aussi bien sur le campus de Bron que sur celui des quais du Rhône. J’ai effectué ces entretiens entre les mois d’avril et juin 2007. J’ai questionné au hasard des étudiants lorsqu’ils me semblaient disponibles. Par conséquent, ils sont d’horizons divers, bien que l’échantillon ne puisse pas être considéré comme représentatif.

4.1.3.3. Entretiens avec les professeurs

J’ai pris contact avec mes anciens professeurs de Lyon II, en leur envoyant un mail expliquant ma démarche. Par leur biais, j’ai pu obtenir d’autres contacts : je me suis basée sur les réseaux sociaux des professeurs.

Toutefois, je n’ai pas contacté les enseignants faisant partie de l’institut de communication. Il m’a semblé plus judicieux de récolter l’avis et l’expérience des acteurs non-initiés et non spécialiste du domaine.

J’ai donc interrogé sept professeurs de matières et de niveaux différents :

Alain Legriel, enseignant de géographie pour les premières et troisièmes années de licences ;

madame Rozzonelli, enseignante d’anglais à l’ICom pour les premières, deuxièmes et troisièmes années de licence professionnelle et certaines maîtrises ; madame Bozon-Patard, enseignante en anglais en complément de service à Bron pour les des premières années de Licence en majeurs associés et pour des troisièmes années de Licence en UE libre ;

Mathilde Didier, enseignantes d’anglais en A1 (niveaux élémentaire), B1 (intermédiaire) et B2 (intermédiaire plus avancé), sachant qu’elle également en formation continue ;

Vernon Taylor, enseigne l’anglais aux licences Un et deux, Master et licence un en majeurs associées pour la première année à Lyon II ;

Andréas Girbig, enseignant au département d’allemand pour la littérature et la civilisation allemande et les TICEs ;

Jean-pierre Chavagne, à la fois enseignant de portugais dans la section portugais de langue romane, de linguistique du portugais, de civilisation des pays africains de langue portugaise, mais aussi responsable au centre de langues de l’UE libre formation apprentissage et didactique des langues où il enseigne aux troisièmes années de Licence.

4.1.3.4. Entretiens avec le personnel en charge du Sentier et des TICEs

J’ai utilisé le même procédé que pour les professeurs. J’ai pu m’entretenir dans un premier temps avec Nicolas Truchaud, responsable du pôle Webtice, puis avec Colette Levadoux, chef des services administratifs et financiers du Sentier, et pour finir Laurent Jeannin, responsable du C2i et responsable pédagogique pour le Prologue, le TICE 1 et TICE 2.180 J’ai également interrogé deux étudiants-moniteurs de salle libre-accès informatique sur le site de Bron.

180 Le prologue est un stage de quatre jours en début d’année suivi de 50 heures de formation TIC.

Il faut noter que :

Avant le début de mon entretien avec Nicolas Truchaud, celui-ci a demandé à voir mon questionnaire.

Madame Rozzonelli n’a pas accepté d’être enregistré sur Ipod, ainsi j’ai pu écrire que mes notes, induisant de ce fait une certaine synthèse de ses idées principales. Je note également que les entretiens avec les professeurs et les professionnels ont généralement été plus longs que ceux des étudiants.

4.2. PRESENTATIONS DES RESULTATS
4.2.1. Synthèse des résultats par type d’acteurs

Tout d’abord, à travers les entretiens effectués, il est apparu une certaine confusion entre le bureau virtuel et le Webetu. Souvent les personnes parlent du bureau virtuel en désignant en fin de compte le Webetu. Or comme nous l’avons vu un peu plus haut le bureau virtuel est une partie intégrée au Webetu.

Dans les parties de synthèse, j’exposerai les faits tels qu’ils sont ressentis par mes interlocuteurs. Ce n’est pas une prise de position.

4.2.1.1. Les étudiants
4.2.1.1.1. Résultats des entretiens

Tout d’abord, sur les vingt étudiants interrogés, la moitié utilise beaucoup le BV, mais huit disent peu l’utiliser. Un étudiant trouve cet outil facultatif.

Pour la plupart, le BV leur facilite selon eux le travail, mais il fait aussi évoluer leurs manières de travailler.

Les fonctionnalités du bureau virtuel principalement utilisées par les étudiants sont la messagerie, le stockage de documents, et les groupes.

Toutefois parmi les étudiants interrogés, ces utilisations sont très hétérogènes.

L’échange pédagogique entre étudiants et enseignants

Pour certains étudiants, l’échange pédagogique est soit « indirect » via le dépôt de documents sur les groupes, soit il s’agit d’un lien « direct » par mail.

Ce dernier est le moyen de communication du BV le plus souvent mentionné pour les échanges avec les enseignants. Toutefois, les étudiants n’utilisent pas le mail de l’université. Certains possèdent déjà une autre boîte mail sur laquelle ils font transférer les mails de Lyon II. Parmi les étudiants que j’ai interrogés, quatre utilisent ce système, dont deux utilisent la boîte du BV pour les échanges avec leurs professeurs. Pour eux, cette boite mail leur apporte de la crédibilité à l’instar d’une messagerie d’entreprise. Les deux autres font tout de leur boîte personnelle.

Les étudiants utilisent le mail pour poser des questions ou régler un problème. Une étudiante a pu contacter par mail des enseignants qu’elle ne connaissait pas auparavant, lui évitant selon elle le déplacement et la demande de rendez-vous.

Certains professeurs sont disponibles et répondent, parfois par mails groupés, tandis que d’autres répondent rarement. Les réponses sont trop longues selon un étudiant, et préfère aller voir les professeurs directement.

Pour certains la relation enseignants-étudiants n’a pas changé via le BV, voire qu’ « il n’y a pas de relation ». Pour une des étudiantes, il est important que l’enseignant soit motivé pour encourager les étudiants à établir un échange qu’il soit présentiel ou à distance.

Documents

Cette fonctionnalité est très appréciée pour la possibilité de sauvegarde aussi bien de documents personnels, que de documents récupérés via les groupes. Les étudiants peuvent d’accéder à leurs documents de n’importe quel ordinateur, leur permettant ainsi de travailler et d’imprimer de n’importe où.

Quasi tous les étudiants ont peur de perdre leurs documents en même temps que leur clé USB ou leur disquette. Deux étudiants n’ont pas de clé USB ou de CD à graver sur eux en permanence. Cette fonction du BV leur donne un sentiment de tranquillité.

L’intérêt et l’utilité en est tel qu’un étudiant estime qu’il faudrait augmenter les capacités de stockage.

Groupe

Les groupes sont aussi bien créés par les professeurs que les étudiants.

Dans la majeure partie des cas ce sont les professeurs qui les créent et y déposent des documents. Pour les étudiants de langues, ils servent aussi à déposer des exercices ou des devoirs de façon à ce que le professeur les récupère. Cependant certains élèves créent des groupes. De plus, une étudiante ne connaissait pas physiquement les autres membres du groupe.

Rendre les devoirs en version numérique et partager des documents évite l’impression systématique. Deux arguments y sont associés : l’un est écologique, l’autre économique. Ce qui est un avantage pour les uns en est une contrainte pour les autres. Ainsi pour un étudiant, le fait d’imprimer à présent lui-même ses documents complique son travail. En effet, n’ayant ni internet ni d’imprimante il doit se déplacer, synonyme de perte de temps. Sans oublier les frais qui lui incombent, autrefois aux frais de la faculté.

La plupart disent le trouver simple et facile. Un étudiant prétend même que « tout le monde pratique à peu près l’informatique » et que « tout le monde peut y arriver ». Un autre précise que le BV lui a permis de mieux utiliser l’informatique et lui a donné confiance en elle. Toutefois, certains expriment des débuts difficiles, mettant plus ou moins longtemps à comprendre. Quatre étudiants ont fait le prologue et trouvent en général que c’est un plus, mais que cette formation est trop longue.

4.2.1.1.2. Résultats du questionnaire

La population d’étudiants ayant répondu peut être considérée comme relativement représentative de la population étudiante vis à vis des filières. Il faut noter que les répondants ont été sur la page d’accueil du Webetu.

Utilisation du bureau virtuel

98% des étudiants utilisent le Webetu et 97% des étudiants utilisent le BV. Cette utilisation commence majoritairement dès l’arrivée à l’université. Pour 65%, la découverte de celui-ci a été faite lors du stage prologue (ou stage TICE). Les étudiants pensent s’être bien approprié le BV grâce au prologue, mais aussi grâce à une utilisation fréquente, voire quotidienne. Selon certains étudiants, savoir se servir d’un ordinateur à la base rend son utilisation plus facile. D’autant plus que certains outils, comme le mail, le forum, sont déjà connus et maîtrisés par ailleurs.

Il est jugé agréable et simple à l’emploi par 92% des étudiants. 72% des répondants disent l’utiliser aussi bien à l’université que chez eux.

Vous utilisez le BV ....?
Figure 17 : Q8: Vous utilisez le BV ….?

Quels outils sont utilisés ?

Nous pouvons noter que les outils courriers, documents et groupes sont les plus utilisés. Les autres ne le sont quasiment pas par manque d’intérêt ou de formation. Un des étudiants, pense qu’il utiliserait le chat s’il était organisé à une date et heure précise entre professeurs ou étudiants.

Quels outils utilisez-vous le plus fréquemment ?
Figure 18 : Q 15: Quels outils utilisez-vous le plus fréquemment ?

Comment utilisez vous les outils du bureau virtuel ?

Le BV permet des échanges de mails plus importants et plus souvent, ainsi que le stockage de documents surtout dans le cas de ceux qui n’ont pas d’ordinateur chez eux, tout ceci dans l’optique d’un gain de temps.

L’outil courriel est utilisé aussi bien comme moyen de communication « standard », qu’un moyen d’échanges de fichiers. Certains l’adoptent comme boite mail principale, d’autres l’utilisent essentiellement dans le cadre universitaire et professionnel, lors de recherche de stage ou d’emploi.

L’échange de documents est apprécié dans le cadre de travaux de groupe, autrement dit de travaux collaboratifs ou d’explications annexes aux cours.

La relation pédagogique

L’évolution est assez net entre avant et après l’instauration du BV. Avant celui-ci, 44% des répondants avaient un contact sporadique ou aucun contact du tout pour 28%. Plus de la moitié utilisaient la fin de cours pour aller voir leurs enseignants. Seul 16 % communiquaient déjà par mail. Globalement la relation avec les enseignants était ressentie comme difficile, alors qu’avec le BV ils sont 83% à trouver que les relations avec leurs professeurs sont faciles.

55% des étudiants ont répondu que le BV a changé leur façon de communiquer. Plus spécifiquement, 82% des étudiants pensent que le BV permet un meilleur dialogue entre professeurs et étudiants. Toutefois, 34% gardent un contact sporadique, voire aucun contact du tout pour 15% d’entre eux.

Figure 19 : Q 31 : Votre relation étudiant-enseignant est ?

Avez-vous des contacts … ?
Figure 20 : Q 29 : Avez-vous des contacts … ?

Aviez-vous des contacts ?
Figure 21 : Aviez-vous des contacts ?

Estimez-vous que la relation avec les enseignants avant le BV était ... ?
Figure 22 : Estimez-vous que la relation avec les enseignants avant le BV était … ?

Comment communiquiez-vous avec vos enseignants avant l'utilisation du BV?
Figure 23 : Comment communiquiez-vous avec vos enseignants avant l’utilisation du BV?

Ces chiffres sont à nuancer. Dans le cas d’une amélioration, la relation est ressentie comme moins formelle et plus décontractée, mais cela dépend des professeurs. Les enseignants sont plus joignables et plus disponibles. Les étudiants apprécient la personnalisation et la rapidité des réponses. D’autant plus que les enseignants peuvent prendre le temps de réfléchir à leurs réponses. Pour certains il est plus facile de communiquer par écrit que par oral. L’outil mail décomplexe l’étudiant.

Dans un autre cas, le contact s’établit que pour des questions précises ou dans des situations d’extrême urgence. Même s’ils reçoivent des informations, c’est au dernier moment.

Pour certains étudiants, les outils de communication ne change rien, car les enseignants n’ont pas envie de s’intéresser à leurs angoisses ou interrogations. Selon les 18% pour lesquels le BV ne permet pas un meilleur dialogue, certains professeurs n’utilisent pas le mail, ni même internet ou ne répondent pas aux mails ou encore refusent d’utiliser le BV. Il est plus facile dans ce cas d’aller les voir directement. Selon les étudiants qui ont répondu au questionnaire, les enseignants qui n’utilisent pas le BV le font par manque de volonté ou de compétence.

Certains pensent que l’attitude de l’enseignant est distante, d’autres pensent qu’elle est compréhensive. Toutefois cela dépend beaucoup de l’enseignant, mais aussi de la matière. Bien que le contact virtuel par mail soit bien réel, les enseignants ne peuvent mettre un visage sur chaque mail reçu en raison du nombre d’élèves, selon un témoignage. De ce fait, la relation reste assez froide. Le BV permet de prendre plus facilement contact, mais n’instaure pas pour autant un meilleur dialogue.

Un étudiant en fin d’études estime qu’étant presque du monde professionnel, ils ont plus affaire à des accompagnateurs qu’à des formateurs et communique de ce fait presque d’égal à égal. Selon un des témoignages, il serait dommageable pour les étudiants d’être trop guidé par l’enseignant. Cela limiterait leur autonomie et leur sens des responsabilités.

Amélioration du travail

Figure 24 : Q34: Le BV vous aide-t-il dans vos études?

Le BV a-t-il changé votre façon de travailler ?
Figure 25 : Le BV a-t-il changé votre façon de travailler ?

Trouvez-vous que ces outils facilitent vos habitudes de travail?
Figure 26 : Trouvez-vous que ces outils facilitent vos habitudes de travail?

Dans l’ensemble, les étudiants ayant répondu aux questionnaires trouvent qu’il est bien adapté à une utilisation universitaire. 85% des étudiants pensent que le BV facilite leur travail dans la mesure où il simplifie l’usage des outils informatiques en les regroupant. Ensuite, certains apprécient travailler en autonomie, mais au sein d’un groupe et à distance. Le BV permet des modifications directes sur les documents et de fait un travail collaboratif à distance qui évite les déplacements.

4.2.1.1.3. Synthèse

Dans l’ensemble les résultats des entretiens et des questionnaires auprès des étudiants sont sensiblement pareils. Les données du questionnaire sont plutôt quantitatives tandis que les entretiens fournissent plutôt des données qualitatives. Certains entretiens permettent d’approfondir des avis donnés par le questionnaire.

Lire le mémoire complet ==> (Les TICs et l’enseignement : le cas du bureau virtuel de l’université Lyon II)
Mémoire de fin d’études
Université Lyon II : Institut de la communication