La facture électronique sécurisée et dématérialisée

By 20 July 2013

Les bêlements de preuve – Section 2 :

La production d’éléments probatoires, de la part d’une entreprise assujettie à la TVA, tierce à la Communauté européenne, fournissant des prestations de services par voie électronique, dans un cadre justificatif vis-à-vis du contrôle du registre fourni sur demande de l’administration fiscale de l’Etat membre concerné, en corrélation avec les obligations contenues dans le régime spécial de la Directive 2002/38/CE du Conseil, s’avère nécessaire dans la mesure où ils permettrons de confirmer des opérations enregistrées sur le registre.

Dès lors, l’entreprise tierce au territoire communautaire à une obligation de transmission de son registre par voie électronique uniquement.

Elle ne pourra s’arguer d’une défaillance du système informatique pour justifier un envoi postal de son registre puisqu’à défaut de système informatique permettant les échanges électroniques, le régime n’a plus lieu de s’appliquer, de facto, contraignant l’entreprise tierce à la Communauté européenne, à la désignation d’un représentant fiscal dans l’Etat membre de consommation, conformément au régime de droit commun de l’article 289 A du CGI.

Cependant, l’entreprise tierce au territoire communautaire pourra faire valoir comme élément probatoire auprès des agents de l’administration fiscale de l’Etat membre concerné, pour nous la France, la facture sous forme électronique (paragraphe 1), dont le but est la justification de l’opération inscrite sur le registre prévu à l’article 26 quater de la sixième directive 77/388/CEE du Conseil.

Elle pourra également indiquer aux agents des impôts l’utilisation de sa signature électronique (paragraphe 2) comme élément de preuve, celle-ci accompagnant l’usage des factures électroniques d’une manière générale.

Par ailleurs, l’entreprise tierce à la Communauté européenne pourra notamment être amené à prouver à l’administration fiscale de l’Etat membre concerné sa territorialité (paragraphe 3).

Puisque celle-ci devant obligatoirement rester extracommunautaire pour garder le bénéfice du dispositif du régime spécial introduit par la Directive 2002/38/CE du Conseil.

1 – La facture électronique

Le système actuel en France repose sur une politique mise en place depuis les années quatre-vingts à partir de l’échange de données informatisées68, jusqu’à la télétransmission favorisée par le développement des cas de dématérialisation appliqués à l’économie numérique et à la fiscalité en particulier.

Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers pour les opérations visées par l’article 289 I du CGI.

Selon l’article 22 3 a) de la sixième directive 77/388/CEE du Conseil, l’assujetti a l’obligation de délivrer une facture pour les prestations de services qu’il effectue pour un autre assujetti. Tandis que tel n’est pas le cas lorsqu’il s’agit d’un non assujetti.

Outre son caractère justificatif, la facture ouvre également un certain nombre de droits dont celui à déduction de la TVA. Or, la facture est très formaliste en ce sens qu’elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Les exigences fiscales concernent toutes les factures, quel que soit le support, ainsi les factures doivent en principe faire clairement apparaître69, selon l’article 242 nonies A annexe II au CGI :

– le nom complet de l’assujetti et de son client ainsi que leurs adresses respectives (ou le lieu du siège social),
– le numéro individuel d’identification à la TVA de l’assujetti pour toutes les opérations facturées et celui du client pour certaines opérations,
– la datation et la numérotation de la facture,
– la date de l’opération si elle diffère de celle de la facture,
– pour chacun des services rendus, la qualité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et le taux de la taxe légalement applicable,
– le montant de la taxe à payer et , par taux d’imposition, le total hors taxes et la taxe correspondante mentionnés distinctement,- tous rabais, remises ou ristournes dont le principe est acquis et le montant chiffrable lors de l’opération.

L’article 289 V du CGI précise les possibilités de transmission des factures, à savoir :
– par voie électronique sécurisée, dés que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garantis au moyen d’une signature électronique,
– de façon dématérialisée par voie électronique, lorsqu’elle se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque.

Ces différentes factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine.

Il existent deux normes techniques permettant aux entreprises de transmettre leurs factures par voie télématique, c’est-à-dire la facture électronique sécurisée (A) de l’article 289 V alinéa 1 du CGI et la facture dématérialisée (B) de l’article 289 bis du CGI.

Par conséquent, la valeur probante des documents transmis par voie électronique dépend essentiellement de l’utilisation d’un dispositif technique assurant au système une fiabilité équivalente à celle que procure l’impression des factures sur papier et permettant d’assimiler la facture transmise par voie électronique à un original.

Il est possible de recourir indifféremment à l’une ou l’autre de ces deux normes. Toutefois, elles doivent être distinguées sur le plan technique car une facture transmise par voie électronique ne présente pas forcément les mêmes fonctionnalités qu’une facture dématérialisée au sens de l’article 289 bis du CGI.

Une facture transmise par courrier électronique et sécurisée au moyen d’une signature électronique ne peut être considérée comme une facture dématérialisée lorsqu’elle se présente sous la forme d’un message structuré mais sous la forme d’un fichier créé dans un format du type traitement de texte, tableur ou image.

Dés lors, si les deux procédures de transmission électronique des factures doivent être utilisées dans le cadre juridique commun, les spécificités techniques de chacune des deux normes impliquent toutefois des conditions d’utilisation spécifiques70.

A – La facture électronique sécurisée

Il s’agit des factures émises dans les conditions visées à l’article 289 V alinéa 1 du CGI qui constituent des factures d’origine lorsque l’authenticité et l’intégrité de leur contenu sont garantis au moyen d’une signature électronique, conformément à l’article 96 F I de l’annexe III au CGI.

Selon l’administration fiscale, une facture électronique sécurisée est constituée au sens de cet article lorsqu’une facture ou un flux de factures créé, transmis et archivé sous forme électronique dans un format qui permet de garantir l’intégrité et la pérennité du contenu depuis l’émission jusqu’à l’expiration de la période de stockage71.

Une facture initialement émise sur support papier puis numérisée pour être archivée sous forme électronique ne constitue pas une facture d’origine au sens de ce texte, même si le document archivé serait sécurisé au moyen d’une signature électronique.

Nous traiterons plus spécifiquement de la signature électronique dans le paragraphe suivant, d’une manière générale et spécifique à ce type de factures.

L’administration fiscale destinataire a priori des factures, dans le cadre d’une vérification du registre prévu dans le régime spécial de l’article 26 quater de la sixième directive 77/388/CEE du Conseil et d’une justification par l’entreprise tierce à la Communauté européenne des écritures, doit vérifier la signature électronique apposée sur les factures au moyen des données de vérification contenues dans le certificat numérique (confère paragraphe 2).

Elle doit également s’assurer de l’authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique72. Cette vérification doit pouvoir être réalisée lors de la réception de la facture et à tout moment pendant le délai de conservation. La vérification de l’empreinte du document au moyen de la clé publique (confère paragraphe 2) permet de s’assurer que le document signé par l ‘émetteur de la facture n’a pas été altéré ou modifié par la suite.

Il est déconseillé l’utilisation de fonctions du type macrodynamiques dans les fichiers factures car l’exécution de ces fonctions à chaque ouverture des fichiers en modifiera le contenu et l’empreinte ne correspondra plus à celle initialement calculée lors de la création du fichier73.

B – La facture dématérialisée

Les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d’origine, conformément à l’article 289 bis du CGI.

Il doit être recouru à un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes à celle définie à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspect juridiques de l’EDI lorsque l’accord relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données74.

Le terme de norme agréée, sur lequel repose la définition de l’EDI, peut s’appliquer à toutes les autres normes convenues entre les parties dés lors qu’elles en présentent les caractéristiques essentielles, à savoir un message facture structuré et directement traité par l’ordinateur.

Au sens de l’article 289 bis du CGI, un système de télétransmission, qui caractérise la dématérialisation des factures par rapport aux factures électroniques sécurisées, est défini comme un ensemble de matériels et de logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d’échanger des factures à distance et assurant les fonctionnalités prévues par la loi.

Outre les conditions d’archivage et de restitution des données, les spécifications techniques que doivent respecter les systèmes de télétransmission ont pour objet de faire respecter les conditions d’identité du message remis et reçu, de constitution d’une liste récapitulative et d’un fichier des partenaires, d’archivage et de restitution des données posées à l’article 289 bis du CGI75.

Le message facture doit comporter au minimum les mentions légales et notamment celles obligatoires prévues à l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI et faire apparaître les renseignements nécessaires à l’établissement de la liste récapitulative.

Le système de télétransmission utilisé doit quant à lui assurer au minimum76 :
– la vérification en émission et en réception de la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires devant figurer sur une facture,
– la constitution quotidienne et l’archivage d’une liste récapitulative séquentielle et exhaustive des messages émis et/ou reçus et des anomalies éventuelles détectées lors des contrôles,
– l’archivage des factures émises et reçues,
– la restitution sur papier ou sur écran, en langage clair, à la demande de l’administration fiscale, de la facture et de la liste récapitulative,
– l’accessibilité immédiate aux données dématérialisées en cas de demande de l’administration.

Les logiciels de télétransmission peuvent mettre en œuvre une ou plusieurs structures de messages sans toutefois les modifier ou les altérer.

Les messages factures doivent être restituables sur écran, sur support informatique ou sur papier à la demande de l’administration, cette restitution devant porter sur l’intégrité des informations émises ou reçues.

Les données doivent être restituées lisiblement en mode caractère, en langage clair et intelligible. Le système doit par ailleurs contrôler, en émission et en réception, la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires.

Les entreprises émettrices et réceptrices doivent, quelle que soit la personne qui a matériellement émis ou reçu les messages, en leur nom et pour le compte, s’assurer que soit tenue et conservée une liste récapitulative séquentielle des messages émis et/ou reçus et de leurs anomalies éventuelles.

Cette liste a l’obligation de comporter au minimum les informations suivantes77 :

– le numéro et la date de la facture,
– la date et l’heure de constitution du message,
– les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que, le cas échéant, le code devise lorsque la facture n’est pas libellée en euros,
– les éléments d’identification de l’émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (nom ou dénomination sociale, adresse…),
– les libellés des éventuelles anomalies intervenues lors de chaque transmission,
– la version de logiciel utilisé.

Cette liste doit indiquer de façon claire et précise les anomalies éventuelles intervenues lors de chaque transmission et être produite directement par le système de télétransmission.

Elle est conservée soit sur support papier, auquel cas elle doit être éditée séquentiellement dans l’ordre d’arrivée ou d’émission des messages au moins une fois par jour, soit sur support informatique, auquel cas le fichier doit être constitué et alimenté au fur et mesure de l’émission ou de la réception des messages et ne doit être modifiable.

Dans ce dernier cas, le fichier doit être constitué et alimenté au fur et à mesure de l’émission ou de la réception des messages et ne pas être modifiable.

En cas d’utilisation en commun par plusieurs entreprises d’une même plate-forme de télétransmission, le prestataire doit s’assurer qu’une liste récapitulative spécifique est constituée et archivée pour chaque société.

Pour chacun des partenaires avec les quels les entreprises échangent des factures par voie télématique, le fichiers des partenaires doit être constitué comportant les informations suivantes :

– le nom ou la dénomination et l’adresse de chaque partenaire,
– la qualité d’émetteur et/ou de récepteur,
– la ou les dates d’entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire et, le cas échéant, la ou les dates de sortie.

Le fichier doit être alimenté automatiquement par le système de télétransmission des seules informations qui en sont directement issues.

Les livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration a accès pour procéder au contrôle des déclarations doivent être conservés pendant un délai général de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis, selon l’article L 102 B I alinéa 1 du LPF.

La valeur probante des documents transmis par voie électronique, permettant d’assimiler la facture transmise par voie électronique à un original, requiert une signature électronique.

Lire le mémoire complet ==> (Le contrôle fiscal des entreprises tierces à la Communauté européenne à la suite de la transposition de la Directive 2002/38/CE du Conseil)
Mémoire – Master Professionnel de Droit de l’Internet Public
Université Paris I Panthéon Sorbonne – U.F.R. 01 Droit Administration Et Secteurs Publics