Mise en œuvre du nouveau système d’enregistrement des titres mobiliers

By 16 May 2013

4.1.2 La mise en œuvre du nouveau système (du changement)

Pour mettre en œuvre le nouveau système d’enregistrement des titres mobiliers, on a procédé aux étapes suivantes :

– Se conformer aux règlements relatifs aux données juridiques soumises électroniquement.
– Mettre sur pied une autoroute électronique par l’intermédiaire de BC on-line afin de pouvoir procéder aux classements et enregistrements électroniques.
– Veiller à ce que le personnel et les clients acceptent d’utiliser ce système révolutionnaire pour enregistrer des pièces judiciaires.
– Mettre le système en œuvre et le faire essayer par la clientèle et le personnel.
– Former les utilisateurs
– Établir les procédures organisationnelles

Le système d’enregistrement des titres mobiliers à distance a été élaboré et implanté en 18 mois, pour un coût total de 1 022 102 $. La mise en œuvre du nouveau système a mis l’accent sur les éléments suivants dont les caractéristiques de celui-ci sont bien définies :

Enregistrement à distance : les clients ont accès à un système en direct et peuvent de leur bureau enregistrer électroniquement leurs charges financières au lieu de soumettre des pièces judiciaires au bureau d’enregistrement. Le système comprend des menus complets et simples à utiliser, guidant le client à chaque étape du processus d’entrée, de vérification et d’enregistrement définitif des données. Un avis de confirmation est imprimé et envoyé au client pour vérifier les renseignements enregistrés.

Consultation à distance : le client peut consulter électroniquement la banque de données en utilisant le numéro d’enregistrement du dossier, le nom d’un débiteur, un numéro de série ou dans certains cas, le numéro d’enregistrement du ministère des transports.

Règlement automatique des frais d’enregistrement : les comptes de dépôt payés d’avance sont conservés pour les clients disposant d’un système d’accès direct et débités au moment de l’enregistrement. Si les fonds du système sont insuffisants, le système retient automatiquement les services.

Calcul automatique des frais de remboursement : les frais d’enregistrement varient en fonction du type d’enregistrement et de sa durée. Dans chaque cas, le système calcule automatiquement les frais et débite le compte du client. Il effectue automatiquement un remboursement dans le cas de versements excédentaires.

Révision, correction et rejets automatiques : le système permet aux clients de corriger en direct, de leur bureau, les erreurs ou les omissions. Le personnel du Bureau d’enregistrement peut également effectuer des révisions durant le traitement des documents. Le système enregistre les révisions et prépare automatiquement les avis d’erreurs et les lettres de remboursement.

Contrôle et recherche de documents : toutes les formules soumises au bureau d’enregistrement pour être traitées sont pré-imprimées et comprennent un numéro de contrôle à codification numérique et à barres. Le personnel du bureau d’enregistrement scanne le code à barres dans le système qui assigne automatiquement une date et une heure aux documents.

Capacité d’annulation à distance : le client peut annuler l’enregistrement des charges à partir de son bureau lorsqu’un débiteur s’est acquitté du prêt ou d’une autre obligation. Des mesures rigoureuses de sécurité sont appliquées.

4.1.3 Les résultats

Depuis l’implantation du système d’enregistrement des sûretés mobilières à distance, le 1er octobre 1990, beaucoup de résultats satisfaisants ont honoré les efforts du bureau d’enregistrement dans cette tentative du changement, à savoir :

– Le nombre d’enregistrements mensuels de titres mobiliers a augmenté de 10%.
– Le nombre de consultations mensuelles en matière de sûretés mobilières a augmenté de 20 %.
– Les enregistrements à distance sont passés de 58 à 83 %.
– Le nombre de postes au bureau d’enregistrement a été réduit, passant de 36 à 18
– Le rapport entre les profits bruts et les dépenses a augmenté passant de 3.5 :1 à 5.6 :1.

Les consultations à distance sont passées de 78 à 89 %.

Cependant, une poursuite des efforts continuera de faire preuve de la bonne volonté du bureau d’enregistrement de rester en constante évolution afin de maîtriser les bouleversements du futur. En effet, le bureau continue de travailler en étroite collaboration avec un forum d’utilisateurs pour contrôler le système et y apporter des améliorations possibles et de nouvelles technologies. Les projets d’avenir prévoient l’utilisation de la technologie à distance dans le système d’enregistrement des maisons préfabriquées. De plus, un système d’enregistrement uniforme est en cours de révision.

Le mérite de cette expérience réside dans le fait que d’autres ministères étudient la possibilité d’étendre le système de manière à y inclure l’enregistrement à distance, des privilèges de la couronne, des privilèges sur les normes en matière d’emploi et des ordonnances, conformément au Code criminel.

En conclusion, l’instauration d’une nouvelle loi, la révision des systèmes d’information et l’application des techniques d’information modernes ont conduit à une transformation dans la façon d’enregistrer les droits de titres en Colombie-Britannique. On attribue ce grand succès à la participation active du personnel et de la clientèle. Ceci a permis d’apporter les améliorations importantes dans les services offerts à la clientèle, les prises de responsabilité et la disponibilité de renseignements exacts et mis à jour.

Ce nouveau système reste un modèle de référence pour d’autres bureaux d’enregistrement des titres mobiliers dans d’autres provinces, notamment la province de l’Alberta et celle d’Ontario. Ces dernières se sont inspirées du succès du bureau d’enregistrement des sûretés mobilières de la C-B pour lancer un projet pilote dans le but d’introduire, en direct, un système d’enregistrement et de consultation à distance. De plus, le bureau d’enregistrement a été sollicité par d’autres organismes concernant l’achat possible de son système.

Lire le mémoire complet ==> (Gestion du changement dans l’administration publique en vue de sa modernisation)
Mémoire présenté en vue de l’obtention du grade de maître ès sciences (M. Sc.) – Sciences de la gestion
Université de MONTREAL – Ecole des hautes études commerciales affiliée