Conception du changement chez le Ministère des Finances de la C-B

Chap. 4 Description des cas
« Depuis quelques temps déjà, les sondages d’opinion et les groupes de réflexion indiquent que les Canadiens ne veulent pas nécessairement moins de gouvernement mais un meilleur gouvernement » (Aucoin, 1998 : 8)
Pour faire face aux contraintes et aux attentes des citoyens sous les exigences du nouvel ordre économique et technologique, le gouvernement canadien est conscient qu’il est temps de gérer la chose publique d’une façon innovatrice. Pour cela, l’Institut de l’Administration Publique du Canada a lancé en 1990 un nouveau prix s’intitulant «Prix IAPC« comme mesure incitative pour encourager la créativité des gestionnaires au sein des organismes publics, dans le but d’améliorer la qualité du service. En d’autres termes, le prix donne l’occasion aux organismes canadiens de services publics relevant de tous les paliers du gouvernement de s’efforcer de rendre la gestion publique très efficace.
Beaucoup d’institutions ont donné suite à cet appel ou à cette préoccupation en mettant à l’épreuve leur potentiel humain, intellectuel et matériel. Le prix IAPC constitue une récompense et une reconnaissance de cet effort. Il est accordé suite à un concours dont les normes, les objectifs et le règlement de concours sont bien précis et déterminés préalablement. Ces derniers font l’objet de diffusion et de publication dans des revues spécifiques de l’administration publique, notamment dans la revue du management et secteur public. Ainsi, chaque année, il y a un thème de concours touchant à un volet spécifique de la gestion innovatrice, que le gouvernement veut instaurer dans la « Fonction Publique 2000 », ce qui donne autant d’occasions aux institutions étatiques (organisme ou une section, une division ou une direction de celui- ci, selon le choix des concurrents) de participer chaque année, y compris ceux qui ont déjà gagné le prix. Il s’agit en fait, des institutions qui se trouvent au cœur du thème de l’année.
On témoigne d’une importante augmentation du nombre des participants chaque année. «À lui seul, le nombre de candidats admissibles au Prix de l’IAPC révèle l’intérêt que portent les organismes de services publics à une gestion innovatrice. Bien sûr, la quantité en soi ne veut rien dire et c’est avant tout, la qualité qui compte. Néanmoins, et les membres du jury de cette année (1998) peuvent en témoigner, le nombre élevé de candidatures n’exclut pas forcement la qualité des dossiers soumis. » (Aucoin, 1998 : 8).
Le concours définit les grandes lignes qui devraient être prises en compte par chaque institution candidate pour le prix, lors de la présentation et de la réalisation de son projet d’innovation. Défini ainsi, le concours permet d’abord une évaluation objective et égalitaire des candidats par les membres du jury, en les soumettant tous aux mêmes critères de jugement. Ensuite, elle permet aux institutions d’être en mesure d’évaluer leur capacité à donner suite aux objectifs de concours et d’évaluer leur chance de gagner le prix parmi beaucoup de participants.
On énumère jusqu’à maintenant un nombre important de gagnants. On sélectionne chaque année trois lauréats parmi un petit nombre de finalistes. Ces lauréats ont le privilège de gagner des prix d’excellence (Prix IAPC) en recevant selon l’ordre de mérite les palmes correspondantes (Or, Argent et Bronze), ce qui confirme que les candidats sélectionnés répondent aux normes les plus élevées.
Dans cette perspective, qui est celle du succès, nous allons décrire les cas choisis pour l’étude tels qu’ils sont décrits par leur organisme et tirés de la revue du management et secteur public où ils ont fait l’objet de publication. Ainsi, l’article concernant le Ministère des Finances et des Relations corporatives de la Colombie- Britannique (Bureau d’Enregistrement des titres mobiliers) a été publié dans le volume 4, numéro 1 de l’année 1993. Celui du Ministère de la Consommation et du Commerce de l’Ontario (Bureau du Registraire générale) a été publié dans le volume 5, numéro 1 de l’année 1994. Enfin, celui de la Commission de la Santé et de la Sécurité du Travail du Québec a été publié dans le volume 7, numéro 2 de l’année 1996.
Cependant, cette fois-ci, la description sera faite à la lumière de notre modèle d’analyse afin de faciliter l’analyse et la discussion des cas qui représentent le deuxième volet de cette étude empirique.
4.1 Le cas du Ministère des Finances et des Relations corporatives de la Colombie-Britannique (C-B) : Bureau d’enregistrement des titres mobiliers
En 1993, le Ministère des Finances et des Relations corporatives de la C.- B. a gagné de la part de l’IAPC la palme d’or, comme reconnaissance de l’excellence des réalisations organisationnelles exceptionnelles en matière de gestion innovatrice dans le secteur public. Cependant, son succès dans le concours mérite beaucoup d’attention dans la mesure où sa candidature était acceptée dans un concours rigoureux, car son thème « faire mieux avec moins » préoccupait à la fois, les économistes et les gouvernements de beaucoup de pays. Il s’agit de réussir le processus du changement dans une approche où l’efficacité et l’efficience vont ensemble, ce qui représente le défi du prochain millénaire.
Par ailleurs, son succès est le fruit d’un investissement qui a débuté en 1990. En effet, dès le 1er octobre de cette date, la province de la Colombie-Britannique a édicté la loi sur les titres mobiliers et introduit le premier système d’enregistrement des titres mobiliers à distance en Amérique du Nord.
D’abord, les titres mobiliers sont des biens meubles, notamment les véhicules motorisés, les avions, les titres et les biens d’équipement. La loi sur les titres mobiliers a remplacé les règlements en vigueur sur les biens meubles par un simple Code de droit visant à réglementer l’ensemble des transactions sur les sûretés. Celle-ci veut que l’enregistrement de ces transactions soit effectué par une seule entité, le Bureau d’enregistrement des titres mobiliers.
4.1.1 La conception du changement chez le Ministère des Finances et des Relations corporatives de la C-B
La conception du changement dans le cadre du thème « faire mieux avec moins » a commencé par le diagnostic de la situation générale dans laquelle se trouvait l’organisation en relation avec son environnement. Il s’agissait en fait, de bien définir les problèmes auxquels faisait face le bureau d’enregistrement, d’identifier ses clients et d’énumérer les objectifs du nouveau système avant de passer à son élaboration. Le but du ministère n’est pas seulement de résoudre les problèmes et de faciliter les procédures, mais aussi d’opter pour un nouveau système pour répondre aux attentes élevées de ses clients. En effet, ce nouveau système « enregistrement des sûretés mobilières à distance » offre aux clients un meilleur contrôle, un meilleur service et moins de frustrations et de retards. De plus, il permet au bureau d’enregistrement de fournir un meilleur rendement et d’accroître les profits tout en réduisant le nombre de membres du personnel et le montant des dépenses.
1- Les problèmes du Bureau d’enregistrement
Avant 1990, la population de la Colombie-Britannique se référait à cinq statuts pour enregistrer les charges financières sur les biens engagés. Il existait trois registres indépendants. Pour mettre en vigueur la loi sur les titres mobiliers, on a demandé à la Direction de l’enregistrement des sûretés mobilières du ministère des Finances et des Relations corporatives d’élaborer un système qui permettrait d’appliquer les nouvelles procédures d’enregistrement.
2- La clientèle du Bureau d’enregistrement
Les clients du Bureau d’enregistrement des titres mobiliers sont des sociétés et des personnes qui ont besoin d’enregistrer un droit ou une charge financière contre le bien meuble d’un débiteur. Cette clientèle inclut les vendeurs et prêteurs, notamment les banques, les caisses de crédit, les compagnies de leasing et de finance, les compagnies fiduciaires, les créanciers, les détaillants d’équipement agricole et de gros outillage. L’enregistrement des charges financières est une façon d’établir la priorité des demandes entre les parties en concurrence.
Les clients du bureau d’enregistrement comprennent également les sociétés et les personnes qui effectuent des recherches sur les biens meubles pour déterminer si des charges ont été déposées contre ceux-ci.
3- Les objectifs du nouveau système
Ce système a été instauré pour :
1- permettre aux vendeurs et aux prêteurs d’enregistrer des droits de titres sur les biens meubles.
2- permettre aux vendeurs et aux prêteurs de déterminer avec rapidité et exactitude l’état des titres mobiliers
3- se conformer aux règlements et aux échéances
4- veiller à la satisfaction de la clientèle dans la prestation de services
5- optimiser la prestation de services
6- générer des profits raisonnables pour le Bureau d’enregistrement.
Ce diagnostic a préparé un champ fertile pour l’élaboration d’un nouveau système d’enregistrement à distance.
4- L’élaboration du nouveau système
En se basant sur la phase de diagnostic, l’élaboration a fait appel aux membres du personnel et de la direction qui ont travaillé en étroite collaboration avec la clientèle. Cinq systèmes possibles de recueil des données ont été évalués en fonction de la technologie utilisée et de la capacité du système à répondre aux besoins. Les systèmes considérés comprenaient :
– le traitement à accès direct intégré
– le traitement par lots en sous-traitance les lecteurs optiques
– les imageurs
– le traitement d’entrée et d’accès directs.
Le système d’entrée et d’accès directs a été retenu, car il semblait le mieux approprié aux besoins du bureau d’enregistrement et de sa clientèle.
Lire le mémoire complet ==> (Gestion du changement dans l’administration publique en vue de sa modernisation)
Mémoire présenté en vue de l’obtention du grade de maître ès sciences (M. Sc.) – Sciences de la gestion
Université de MONTREAL – Ecole des hautes études commerciales affiliée