L’acheteur comme interlocuteur des fournisseurs

By 17 March 2013

2) L’acheteur comme interlocuteur des fournisseurs

La recherche d’un fabricant :

Il s’agit à présent de trouver LE bon fournisseur pour LE bon client, le processus d’évaluation et de sélection des fournisseurs étant, selon les professionnels de l’Achat, la démarche centrale du travail de l’acheteur26.

26 BRUEL Olivier, (2008), op. cit. (page 99)

Dans cette tâche, la première étape pour l’acheteur est de connaître les différents acteurs susceptibles de répondre aux attentes des clients de son entreprise. Pour ce faire, il est censé se documenter grâce à une multitude de sources d’information mises à sa portée. Hormis les listings de fournisseurs avec lesquels l’entreprise travaille déjà, l’acheteur peut se référer à divers supports, la liste suivante ne prétendant pas être exhaustive :

– Les catalogues des producteurs, papiers ou électroniques, permettent en général d’accéder à des descriptifs détaillés des produits qu’ils proposent, ainsi qu’à leurs tarifs, leurs conditions générales de vente, etc.
– Les représentants sont un moyen privilégié d’entrer en contact avec un fabricant mais ils ont un intérêt économique à « vendre » la société qui les mandate et ne sont donc pas impartiaux.
– La presse professionnelle présente l’avantage d’être objective et même critique.
– Les annuaires sont relativement complets et régulièrement mis à jour.

L’acheteur peut également obtenir des informations auprès de fédérations, de syndicats professionnels, lors de salons ou de congrès. De plus, une façon efficace et rapide pour l’acheteur de s’informer sur les fournisseurs est le recours à son réseau personnel : les acheteurs confrères, à condition bien sûr qu’ils ne travaillent pas pour une entreprise concurrente, constituent un excellent moyen d’avoir des indications sur le taux de service et la qualité de tel ou tel producteur.

Concernant l’étape de présélection des fournisseurs, notons la pertinence de s’adresser à des agences de notation financière, qui permettent d’évaluer la santé économique des industriels. Bien que ce soit la partie acheteuse qui les paye et non l’inverse, il est utile de savoir si leurs finances leur permettent de produire les quantités prévues en temps et en heure et de livrer leurs revendeurs car la rupture de stock suppose un manque à gagner et coûte cher au distributeur.

De même, les agences jugeant la mise en pratique, par les fournisseurs, des règles en termes d’éthique managériale sont de plus en plus sollicitées par les acheteurs. Effectivement, l’interdépendance grandissante des pays fait que l’on s’approvisionne aujourd’hui depuis de nombreux points, et surtout depuis les pays à bas coûts où l’on compte de nombreux cas d’irresponsabilité sociale et environnementale. Ainsi, Nature & Découvertes a recours aux services externes de Marguerite Lacoste, spécialisée en audits sociaux et environnementaux27. Cette consultante en développement durable sensibilise les acheteurs et part régulièrement en mission pour le compte de Nature & Découvertes de façon à vérifier que la charte des fournisseurs est appliquée. Elle se rend dans des usines chinoises, indiennes ou encore thaïlandaises et contrôle que les conditions du personnel sont saines. Si les clauses de la charte ne sont pas honorées chez un fournisseur, l’acheteur n’est plus autorisé à s’approvisionner auprès de celui-là, bien que ses produits représentent de gros volumes de ventes.

Quand il s’agit d’importation, l’acheteur peut aussi utiliser les banques de données et les études de marché des assurances internationales et des ambassades. Encore une fois du fait de la mondialisation et de l’accroissement du commerce extérieur, nous remarquerons que l’acheteur devient polyglotte. En effet, sur la plupart des secteurs, les acheteurs font constamment usage des langues étrangères dans les relations fournisseurs et leurs compétences « permettent, dans une large proportion des cas, de travailler en milieu international » soulève Le Figaro Entreprises28.

27 Entretien avec Marie-Claude Poelman, co-fondatrice et Directrice des Systèmes d’Information de Nature & Découvertes. Interview réalisée le 5 mars 2009 à Toussus-le-Noble.
28 BIRMAN Camille, op. cit.

Sur le terrain, l’acheteur s’adresse bien évidemment aux fournisseurs eux-mêmes, notamment par l’envoi d’un questionnaire de présélection, la Request For Information (RFI). Sur un plan juridique, il faut savoir que cette demande d’information n’engage absolument aucune des deux parties comme c’est le cas lors d’un contrat. Elle est donc différente de la Request For Quotation qui, elle, implique et valide déjà une commande future. Cette démarche reposant sur une « auto-déclaration », la RFI est plus fiable lorsque le fournisseur la retourne accompagnée de récents bilans, de certificats d’accréditation, etc. En tant qu’acheteur, on pourra aussi compter sur une visite chez le prestataire afin de s’assurer de ses qualifications pour remplir la mission qu’on envisage de lui confier.

Après s’être renseigné sur les divers fournisseurs de son secteur, l’acheteur pourra finaliser sa présélection à l’aide d’une grille d’évaluation multicritères, dans laquelle il aura répertorié entre 3 et 7 critères (selon la complexité du produit à acheter) et aura noté chacun des fournisseurs de la shortlist. Les fournisseurs ayant validé le plus de critères seront sélectionnés pour faire partie du « panel fournisseurs », auxquels l’acheteur transmettra un appel d’offres29. C’est alors avec le fournisseur démontrant les meilleurs résultats que l’acheteur collaborera. Notons que l’appel d’offres n’est pas systématique. Il pousse l’acheteur à tenir compte majoritairement du facteur prix. Or, comme nous le rappelle un coordinateur achats d’Alstom, « une certaine éthique doit être respectée. Rien ne sert de pratiquer le “cost killing” à outrance »30. D’ailleurs, plus un acheteur sera expérimenté, moins il donnera d’importance au coût d’achat « sec » : il analysera le coût total de possession, la variable innovation, les potentielles clauses d’exclusivité du contrat, les délais…

29 L’objet du mémoire n’étant pas d’expliquer dans le détail les procédés de l’acheteur, cette description est très sommaire. Pour approfondir sur les démarches de sélection de fournisseurs, le lecteur sera invité à lire les pages 110 à 121 de « Mieux acheter en entreprise » de F. Lauféron (édition de 2008) ou les pages 166 à 213 de « Toute la fonction Achats » de P. Petit (édition 2008)
30 BRENDER Thomas, « Tout est question de négociation », Le Figaro Etudiant, édition de Paris, 30/03/2005

Le marketing achat :

Sur un secteur peu concurrentiel, il peut arriver que ce ne soit plus le vendeur mais l’acheteur qui se vende. La prospection de la partie acheteuse ne se limitera alors plus seulement à la recherche de fournisseur mais à la mise en valeur de l’opportunité pour le vendeur d’être référencé chez l’acheteur. C’est ce qu’on appelle le marketing achat ou encore le reverse marketing31. Comme le remarque Christine Coutant, notre spécialiste des métiers, « au-delà d’acheter, un bon acheteur est quelqu’un qui sait vendre un projet ou une mission, qui sait vendre un challenge, son entreprise auprès des fournisseurs »32. Il s’agit donc pour l’acheteur de renforcer l’attrait que son entreprise représente en tant que cliente. Cette démarche sera d’autant plus difficile si le fournisseur a déjà de multiples clients. Pour savoir comment envisager cette situation, l’acheteur devra dans ce cas se comparer à ses concurrents, les « concourants » à l’achat : il évaluera tout d’abord leur puissance d’achat chez le fournisseur, c’est-à-dire qu’il calculera la part de leurs achats dans le chiffre d’affaires du fabricant. Par rapport à cela, si l’acheteur suppose pour le fournisseur un volume de ventes élevé, il aura moins besoin de « séduire » son fournisseur. De même, si la cible du distributeur correspond parfaitement à celle du fournisseur ou que l’image de marque du premier est particulièrement bonne, l’acheteur augmente l’attractivité commerciale de son entreprise face à ses concurrents.

31 LAUFERON Franck, (2008), Mieux acheter en entreprise, AFNOR, La Plaine St-Denis, 1re édition (page 67)
32 http://www.netpme.fr/metiers/755-fonction-achat-qui-se-cache-derriere-acheteur.html (accédée le 15/02/2009)

S’il s’avère que l’intérêt représenté par le distributeur aux yeux du fournisseur n’est pas tel que celui-ci est favorable à traiter avec l’acheteur, il conviendra de l’attirer ou de le fidéliser. Aussi Numico, spécialisé dans l’alimentation pour nourrissons et de petite taille par rapport à ses concurrents Nestlé et Danone, a-t-il trouvé un moyen original de faire que ses fournisseurs soit propices à la transaction avec lui : il organise des concours et remet des trophées à ses fournisseurs. Le « petit acheteur » peut également jouer sur la relation durable avec le fournisseur et mettre en avant le fait qu’en grandissant, l’entreprise gardera les mêmes partenaires amont. Didier Bonnefon, lead buyer à Chupa Chups, mise, lui, sur le développement de projets communs avec ses fournisseurs : « nous privilégions les partenariats avec les fournisseurs, nous les intégrons dans la création de nouveaux concepts »33. Une autre stratégie peut être de donner de la visibilité à son fournisseur sur les futures commandes ; il pourra mieux organiser ses plans de production et en sera reconnaissant envers l’acheteur. La transparence peut aussi servir la connaissance client que l’acheteur est apte à transmettre au fournisseur : ce dernier sera ravi d’avoir accès à des informations lui permettant d’adapter sa production aux desiderata de ses clients finaux. De manière générale, François-Xavier Terny, le fondateur de Masal, cabinet expert en Achats, rappelle que de demander à son fournisseur d’exprimer ses souhaits est une pratique perspicace34. Effectivement, si l’on voit la relation fournisseur-distributeur comme un partenariat, on est en droit de se demander pourquoi seul l’acheteur devrait avoir des pré- requis.

Une fois que l’analyse des marchés amont et aval est accomplie, l’acheteur sait où et ce qu’il doit procurer aux clients de son entreprise. Il lui reste alors à mettre en application ses qualités de négociateur.

33 POMMEREAU Guillaume, op.cit.
34 REMOUE Agathe, « Séduisez vos fournisseurs ! », L’Usine Nouvelle, 17/02/2005

La fonction Achats au service du Marketing sensoriel
Mémoire de fin d’études – Master 2 professionnel – Spécialité Logistique
Université Paris I – Panthéon Sorbonne