Solutions de gestion du recrutement – technologies/recrutement

By 11 February 2013

II. L’apport des technologies recrutement

La première partie de mon étude, ayant porté sur les grandes tendances technologiques du recrutement français, m’a amené à identifier trois problématiques prédominantes en termes de recrutement et auxquelles les technologies actuelles tentent de répondre.

Ainsi dans un second temps l’objectif de mes recherches était de déterminer quels sont les outils et techniques qui peuvent être utilisés dans le cadre d’un recrutement. Pour rappel les grandes problématiques identifiées en première partie de mon étude étaient les suivantes : optimiser la gestion des candidatures, communiquer auprès des populations cibles et approcher de nouveaux profils.

Il n’est bien sûr pas antagoniste de réaliser une action de communication RH ayant également pour but d’identifier des profils particuliers. J’ai néanmoins pris la liberté dans cette seconde partie de classer les différentes techniques que j’ai pu identifier, en fonction des ces trois grandes tendances du recrutement Français.

A. Les solutions de gestion du recrutement

1. Pour optimiser le processus de recrutement :

a. Présentation des solutions

Les solutions de gestion du recrutement constituent une porte d’entrée à tout processus RH en permettant, via des systèmes d’alertes automatisés, de suivre l’avancée du traitement d’une candidature, de l’enregistrement du CV aux comptes‐rendus d’entretiens, fait savoir Marc‐Edouard Bellest, directeur associé de la SSII Des Systèmes et des Hommes.

Prenant la forme de solutions spécialisées (R.flex, Taleo, Job Partners, Stepstone…) ou de modules intégrés à la plupart des PGI du marché (Oracle‐PeopleSoft, SAP RH…), les solutions de e‐recrutement adressent en tout cas le marché de façon opposée. Même si dans la bataille qui les oppose les « pure players » ne cessent de marquer des points.

Alors que les solutions spécialisées étendent leur éventail fonctionnel RH (gestion du capital humain, formation, carrières…), les progiciels de gestion intégrée (PGI) présentent, eux, l’avantage de proposer une seule et unique modélisation du processus organisationnel de l’entreprise.

En effet, pour optimiser la gestion des flux de CV et permettre d’obtenir les bons candidats, les grands comptes se dotent d’outils spécialisés généralement intégrés en mode ASP (Application Service Provider, soit fournisseur de logiciels hébergés, loués en ligne). Le recours à ce type d’outils est encore nouveau. En 2006 autour de 10% des groupes du CAC40 auraient été équipés de progiciels de e‐recrutement.

“Les solutions de gestion du recrutement doivent permettre de partager plus efficacement l’information entre les différents services de l’entreprise, de cibler plus efficacement les bons profils, de réaliser plus rapidement les « short lists » des candidats, et de permettre d’accélérer le traitement des premières candidatures reçues, et ainsi d’augmenter mécaniquement la possibilité de recruter les bons candidats”, résume Stéphane Amiot, directeur commercial France et Europe de Taleo.

D’un point de vue SI, je distinguerai ici deux aspects de ces solutions de recrutement. En premier lieu le Front Office, ou ce que nous nommerons les passerelles candidats Puis la partie caché de l’iceberg, le Back Office qui permet des gérer le recrutement et de piloter l’activité.

b. Front Office ou passerelles candidats :

La révolution principale du e‐recrutement est depuis toujours de favoriser la diffusion des offres d’emploi des employeur vers les populations cibles, ainsi que la réception des candidatures des postulants par les employeurs. Dans le cadre des solutions de gestion du recrutement cela prend principalement la forme de ce que nous nommons les passerelles candidat. On peut distinguer deux types de passerelles, celles des employeurs qui recrutent depuis leur propre site Internet et celles des sites d’emploi ou job Boards, qui jouent le rôle d’intermédiaires entre candidat et recruteur. Elles mettent alors à disposition des employeurs et des candidats un certain nombre de services, parfois payant lorsqu’ils s’adressent aux employeurs, qui permettent de rapprocher au mieux l’offre de la demande. Le tableau ci‐dessous présente les différentes générations de passerelles que l’on peut rencontrer aujourd’hui. Les fonctionnalités attendues pour ces deux types d’acteurs étant très similaires je ne ferais pas de distinction à ce niveau.

Première génération C’est au début du e‐recrutement que nous avons assisté à l’apparition de ce type de passerelle où les candidats sont limité à la possibilité de déposer leur CV sur le site Internet disponible pour alors par le recruteur qui les imprime si nécessaire.Rapidement l’évolution des technologies a permis l’apparition de nouvelles fonctionnalités. Et, à l’heure actuelle ce type de site n’est plus composé que de petits sites emploi employeur de type TPE et PME.
Seconde Génération La deuxième génération permet toujours le dépôt des CV, cependant apparaissent les premières bases de données avec des systèmes dits “OCR” de reconnaissance de caractères. Chacun des mots contenus dans un CV devient une requête possible. La base de données est hébergée chez le recruteur.
Troisième génération Les passerelles de troisième génération donnent la possibilité au chercheur d’emploi de déposer son CV, mais lui propose également des formulaires de candidature en ligne qui contiennent des champs obligatoires. Ces formulaires permettent de poser des questions plus précises. La base de données reste encore hébergée chez le recruteur.
Quatrième génération Certains sites employeur disposent actuellement de ce type de passerelle, mais rares sont ceux qui dépassent la quatrième génération.On assiste ici à la mise en place d’un système davantage axé sur le profil du candidat : le site lui demande de se positionner sur un certain nombre de questions. Celui‐ci a la possibilité de créer un espace personnel, qu’il pourra mettre à jour régulièrement. Les technologies ASP (application service provider) constituent la grande nouveauté de cette nouvelle génération : le recruteur peut externaliser le stockage et le traitement des données, ce qui lui donne accès à des moteurs de recherche plus efficaces permettant de cibler des champs de compétences.

A noter que ces logiciels profitent des débuts de la technologie de la sémantique.

Cinquième génération La cinquième génération de sites propose au chercheur d’emploi le self‐service “pre‐screening”. Le site lui fournit une liste de postes qui seraient susceptibles de lui être proposés en rapport avec son profil. Le site lui demande de se prononcer sur ces offres et ces éléments permettent au recruteur de faire un classement des adéquations poste‐ candidat.C’est surement à ce niveau que se trouve l’une des plus importantes évolutions des passerelles candidat. En effet, on capitalise ici l’information tout en laissant l’homme arbitrer.
Dernière génération La dernière génération en date consacre une certaine dématérialisation de la relation entre les candidats et le recruteur. Les bases de données ASP sont équipées du “data mining”, c’est‐à‐dire d’un traitement fin et poussé de l’information qui permet de mettre en relation un chercheur d’emploi et un recruteur, en temps réel. Le recruteur est immédiatement informé si un candidat au profil adapté est en train de se positionner sur un poste. L’extension américaine de cette technologie est la capacité de mettre directement en relation via une webcam le chercheur d’emploi et le recruteur. En France, des technologies dites de coming back apparaissent où le candidat demande un premier échange téléphonique.

c. Back Office ou outils de gestion des candidatures Si des passerelles candidats sont mises en place au sein des entreprises, alors il existe indéniablement des outils permettant la gestion des offres et des candidatures posées sur ces passerelles. En termes de SI* les passerelles font évidemment référence au Front Office tandis que les outils de gestion des candidatures représentent logiquement la partie Back Office.

Au‐delà de la gestion des candidats, ces outils modifient en profondeur certains processus RH : mobilité interne, évaluation des compétences, voire politique de rémunération. Pour l’heure, les entreprises les voient surtout comme une aide précieuse pour simplifier le travail des recruteurs et gagner du temps lors de certaines étapes du processus d’embauche.

* Rédaction et publication des offres

Lorsqu’une grande entreprise emploie régulièrement certains profils, rédiger chaque offre unitairement peut faire perdre un temps précieux aux recruteurs ou managers. Il est maintenant possible de choisir dans une bibliothèque d’annonces préparées par les services RH. En effet, pour recruter un chef de rayon ou à Lyon ou à Marseille il n’est pas nécessaire de formuler deux offres différentes. Le descriptif de poste ainsi que le profil recherché sont fortement similaires. Dans le cas contraire il est toujours possible de modifier légèrement les modèles proposés et le refaire valider par le service RH grâce à un système de workflow.

Une fois l’annonce d’offre d’emploi validée certaines interfaces permettent la diffusion directe de l’annonce sur les passerelles candidat des sites employeurs et, éventuellement, l’envoi des annonce vers les Intranet, les job board, les intermédiaires institutionnelles comme l’APEC, les sociétés d’intérim, les écoles et universités ou encore les cabinets de recrutement. A titre d’exemple, certaines sociétés décident de publier les annonces d’abord en interne, par le biais de leur intranet, puis, au bout de quinze jours, sur l’espace RH de leur

PRESELECTION DESCANDIDATS

PRESELECTION DESCANDIDATS

site.

Nous l’avons vu précédemment, le candidat peut maintenant être amené à remplir sur le site un formulaire lui posant plusieurs questions. L’objectif est de noter l’adéquation du candidat avec le poste proposé, à chaque réponse est alors attribué un certain nombre de points.

L’apport pour le recruteur de ce type de fonctionnalité réside dans l’existence d’un moteur de recherche établissant la corrélation entre les attentes de l’entreprise et les profils des candidats. En un coup d’œil, les recruteurs, submergés de candidatures, visualisent alors la liste des personnes qui répondent le mieux aux critères requis. Les autres candidatures ne sont pas éliminées, mais elles ne figurent pas en tête de liste. Les recruteurs peuvent même être alertés en temps réel dès qu’un candidat obtient une très bonne note.

Pour finir, le second avantage du système en termes de présélection et de gestion des candidatures est le suivi, en temps réel, de l’état d’avancement de la campagne de recrutement. Les RH attendent trop souvent d’avoir un retour des managers pour savoir où ils en sont dans le processus d’embauche. Là, les points de blocage sont identifiés, et le manager qui tarde à convoquer un candidat peut être relancé.

* Réponses aux candidats

Les progiciels d’e‐recrutement facilitent aussi la communication avec les candidats. Par exemple, ceux‐ci peuvent être prévenus par messagerie s’ils ont mal rempli leur dossier en ligne. Les entreprises ainsi équipées n’ont plus de raison de ne pas répondre rapidement aux candidats. Il existe, en effet, des modèles de courriers définis en fonction des différents types de refus : après analyse de CV, après entretien, etc. L’entreprise a toujours le loisir de personnaliser ces messages.

Si un profil intéresse le recruteur, l’outil peut donner la possibilité de le convoquer par courriel, SMS, téléphone, ou en lui répondant sur l’espace candidats du site d’entreprise. Elle peut lui communiquer à cette occasion nombre d’informations pour bien préparer l’entretien : déroulement du processus de recrutement, plan d’accès, etc. Les personnes impliquées dans le processus (RH, managers et candidats) peuvent au final partager un agenda en ligne pour convenir d’une date d’entretien.

* Bâtir un tableau de bord du recrutement

Avant l’arrivée des progiciels, obtenir des données sur le recrutement s’avérait très difficile. Là, les entreprises ont automatiquement connaissance du nombre de CV reçus, du temps moyen de pourvoi d’un poste, du nombre de candidats ayant postulé à chaque type de poste ou pour chaque entité de l’entreprise (filiale ou département), du rendement de chaque canal (sites d’emploi, par exemple), etc. Autant de données qui renseignent sur l’efficacité d’une campagne et permettent de la rectifier, voire de réorienter sa stratégie. Des éditeurs s’allient à des acteurs du décisionnel, comme Business Objects, pour proposer de véritables tableaux de bord, qui vont plus loin dans l’analyse que les rapports proposés en standard. Certaines sociétés peuvent donc croiser, par exemple, les données sur le recrutement avec les compétences des candidats. Et identifient ainsi les méthodes les plus performantes pour pourvoir tel ou tel type de poste.

* Gestion de la mobilité interne

Depuis quelques années, de plus en plus d’entreprises utilisent les progiciels d’e‐ recrutement pour gérer la mobilité interne. C’est le cas d’Areva, utilisateur de la solution de Taleo. Le spécialiste de l’énergie, né en 2001 de la fusion de cinq sociétés, a décidé de mettre en place une bourse à l’emploi unique pour l’ensemble du groupe. Ainsi, tout salarié accède aux offres des différentes filiales, d’abord réservées aux collaborateurs d’Areva pendant un mois avant d’être accessibles aux candidats extérieurs. Tous les recruteurs du groupe disposent désormais d’un vivier de candidatures commun.

Les entreprises se servent aussi de ces progiciels pour optimiser la gestion des entretiens annuels. Il ne s’agit pas de supprimer la rencontre entre le manager et le collaborateur, mais de rendre le processus plus rigoureux et plus fluide. Les managers remplissent en ligne les différentes rubriques (points forts, à améliorer, etc.). Le rapport est automatiquement envoyé au service des ressources humaines, qui peut relancer le processus s’il est bloqué. En prime, le contenu de ces entretiens est archivé et consultable par les deux parties. Certains éditeurs, tels Taleo et Jobpartners, s’attaquent en outre à la gestion des compétences ou des carrières. Les collaborateurs listent leurs compétences. Si un manager souhaite, per exemple, repérer dans son entreprise les personnes ayant un savoir‐faire en ingénierie et donc susceptibles de partir travailler dans une nouvelle usine qui s’ouvre en Italie, il peut utiliser le moteur de recherche et obtient très vite une liste des candidats potentiels. Il lui suffit ensuite de leur envoyer la proposition de poste.

Lire le mémoire complet ==> (Evolution du E‐recrutement Français)
Intégration des technologies au recrutement français : Quels sont les nouveaux outils et méthodes à utiliser face aux grandes problématiques du recrutement français?
HEC Hautes Etudes Commerciales – Thèse professionnelle