Typologie des systèmes d’information : Le travail collaboratif

By 12 December 2012

Université de Lille 3

UFR IDIST

Formation et Recherche en Sciences de l’Information et de la Documentation

Typologie des systèmes d’information : Le travail collaboratif

CHAUMETTE Claire
DESBIENS Delphine

Commanditaire :
Mme Marie DESPRES-LONNET

Année universitaire
2007-2008

Résumé

Le travail collaboratif, ou groupware, recouvre l’ensemble des moyens organisationnels et techniques permettant d’offrir à des groupes de personnes réunies autour d’une action ou d’un projet commun, la possibilité de communiquer, de coopérer, et de se coordonner. Le travail collaboratif permet le développement des compétences collaboratives grâce à une formation, à des moyens techniques adaptés, mais également grâce à une organisation transversale par les processus accompagnée d’une structure managériale ouverte et basée sur des équipes projet.

Indexation
Communication Groupware
Coopération Equipe de travail
Coordination Processus
Gestion de projet Reengineering

Introduction :

Dans son livre blanc consacré aux nouveaux outils de travail collaboratif, Gilles BALMISSE1 délimite cette notion en trois grands domaines d’application professionnels : tout d’abord, la « production » car les outils collaboratifs offrent la possibilité aux membres de l’organisation de produire des informations en vue de les partager et ainsi, d’augmenter la productivité et l’efficacité dans la conduite de projet au sein de l’entreprise. Le deuxième domaine répertorié est la « formation » car les outils collaboratifs peuvent être utilisés pour l’apprentissage à distance et enfin, la « relation-client » : dans ce cas, les outils servent à conseiller et orienter les clients dans leurs achats.

C’est la production, le premier de ces domaines, qui nous intéresse pour la réalisation de ce dossier thématique à destination des professionnels de l’information puisqu’il concerne directement le système d’information de l’entreprise.

Le groupware est un terme complexe, néologisme inventé aux Etats-Unis, là où la culture de groupe est présente depuis de nombreuses années. Ce terme est difficile à délimiter : en 1994, plus de treize termes différents étaient recensés pour désigner cette notion.

En France, le travail collaboratif est apparu plus tardivement dans les années 90. Il est souvent considéré comme un simple outil, comme le fait remarquer Serge LEVAN « quand on parle de travail collaboratif on pense d’abord outils – pour « partager des documents » – sans avoir le réflexe processus métier, donc sans penser aux situations de travail et de communication de ceux qui sont sensés collaborer. »2

Plus qu’un outil, le groupware est aussi un champ disciplinaire, un concept mais surtout une nouvelle méthode de travail.

Comment intégrer alors le travail collaboratif dans les entreprises françaises ? Quels sont les enjeux et les conséquences pour l’entreprise ? Quels sont les derniers outils présents sur le marché ? Répondent-ils à toutes les attentes ?

Ce dossier s’efforcera de dresser un état de l’art du travail collaboratif en présentant tout d’abord la notion en quelques dates, puis en définissant plus précisément cette notion et son contexte, afin d’envisager les enjeux qu’elle pose pour l’entreprise et enfin en décrivant d’un point de vue plus pratique les outils de travail collaboratif présents sur le marché actuel.

Enfin, pour une question de simplicité, nous avons choisi de considérer les termes « travail collaboratif » et « groupware » comme des synonymes. Les nuances qui peuvent exister entre ces deux termes seront néanmoins explicitées dans la première partie de ce dossier.

I. Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

A. Contour de l’étude

1. Aperçu historique du travail collaboratif

Cet historique s’efforce de dégager les grandes étapes de l’évolution de la notion de travail collaboratif, afin d’en donner un aperçu clair et succinct.

Le travail collaboratif, autrement appelé, le travail de groupe assisté par ordinateur est une notion plutôt ancienne. En effet, elle fait son apparition dans les années 60 au Research Institute de Stanford aux Etats-Unis sous la direction d’ENGELBART, considéré aujourd’hui comme le père fondateur du travail collaboratif. Il développe un système nommé « Augment » qui recouvre en quasi-totalité toutes les caractéristiques d’un outil de groupware d’aujourd’hui avec les dimensions technologiques mais aussi humaines et organisationnelles.

Dans les années 70, d’autres applications de type « travail collaboratif » se développent en milieu universitaire aux Etats-Unis, notamment l’EIES (Electronic Information Exchange System), véritable système de téléconférence développé au New Jersey Institute of Technology sous la direction de TURROF. Son objectif était de concevoir « un laboratoire de communication électronique utilisable par des communautés de chercheurs géographiquement dispersées ».3

Parallèlement à l’évolution des capacités du matériel et des logiciels informatiques surtout en termes de réseaux locaux et étendus, les outils de travail collaboratif connaissent une forte expansion dans les années 80. Le terme « groupware » est d’ailleurs cité pour la première fois à destination du grand public dans un article provenant du magazine anglo- saxon « Fortune » et daté de 1987. Il est présenté comme une « nouvelle manière révolutionnaire» 4 de travailler.

Mais c’est dans les années 90, avec l’entrée dans « l’ère de la gestion et de l’économie de l’information et de la communication »5 et avec le développement de la bureautique individuelle que le groupware prend son essor. Il devient enfin connu du grand public avec la commercialisation de ses produits comme celle du célèbre logiciel : Lotus Notes.

Le groupware fait véritablement son apparition en France en 1994 sous le nom de « collecticiel » grâce au contexte favorable de changement organisationnel dans les entreprises (travail de groupe) et par le biais de sociétés de conseil en informatique et management.

Puis des ouvrages utilisant le terme de « groupware » font leur apparition, ce qui correspond à l’approche orientée « outil » au lancement de cette notion. Le terme « travail collaboratif » concerne les ouvrages les plus récents, sans doute révélateur d’une prise de conscience de la part des professionnels de la nécessité de prendre en compte le travail collaboratif comme un ensemble de différents éléments et non comme un outil « miracle » qui viendrait au secours des entreprises pour améliorer leur communication interne.

Les années 2000 voient apparaître de nouveaux types d’outils de travail collaboratif comme les logiciels libres et le collaboratif web. Le web 2.0, avec les blogs et les sites de type wiki, facilite l’utilisation du web pour les « novices » et offre des interfaces plus ergonomiques spécialement pensées pour les utilisateurs.

2. Définition

Le groupware est un néologisme inventé par deux chercheurs (Peter et Trudy JOHNSON-LENZ) en 1980 qui rassemble à la fois la notion de travail en groupe « group » et l’aspect technologique du logiciel avec « ware » de « software ». Mais, le travail collaboratif est bien plus qu’un simple outil permettant une meilleure communication entre plusieurs acteurs. La définition suivante reflète bien les différentes nuances que recouvrent cette notion : « une combinaison de technologies, de personnes et d’organisation qui facilite la communication et la coordination nécessaire à un groupe pour réaliser son travail de manière collective et efficace, atteindre un but partagé et assurer un gain pour chacun de ses membres »6

Nous verrons en deuxième partie de ce dossier en quoi les trois dimensions : organisationnelles, managériales et technologiques jouent un rôle essentiel dans la mise en place d’un outil de travail collaboratif au sein d’une organisation.

De ce nouveau concept est né aux Etats-Unis un champ disciplinaire appelé CSCW (Computer Supported Cooperative Work). Le CSCW étudie le comportement des individus travaillant en groupe afin de fournir des solutions logicielles adaptées à leurs besoins. Le CSCW s’intéresse donc en priorité à l’être humain et aux interactions homme – homme et homme – machine. Cette dimension sociale et psychologique s’inscrit en réaction face aux tendances « tout groupware » qui ne prennent en compte que l’aspect informatique de cette notion.

Le groupware est souvent comparé à d’autres systèmes d’information pour l’entreprise comme le Gestion Electronique de Documents (GED) ou encore le Workflow. Bien que ces systèmes aient un certain nombre de similitudes, il convient de ne pas les confondre car ils répondent à des objectifs bien différents. Il est courant de trouver des offres de logiciels proposant les trois solutions dans un seul produit, des sortes d’offres « 3 en 1 » mais qui sont bien loin de tenir leurs promesses.

Le travail collaboratif, la GED et le Workflow sont trois systèmes d’information qui facilitent le travail de groupe au sein d’une entreprise :
– Le Workflow sert à modéliser les tâches de chacun des acteurs pour la réalisation d’un projet ;
– La GED est un outil « permanent » qui met à disposition les documents de travail utiles pour l’ensemble des acteurs (référentiels etc.)
– Le travail collaboratif, quant à lui correspond à l’organisation globale d’une structure qui permet le travail par projet. Le groupware se base sur des technologies de GED, de workflow, de communication, il facilite ainsi la communication interne et stimule « l’intelligence collective »7.

Introduction
I. Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
A. Contour de l’étude
1. Aperçu historique du travail collaboratif
2. Définition
B. Règles d’application d’un projet groupware
1. Principes de base : communication, coordination et coopération
2. Les règles d’or du projet groupware
3. Les cinq étapes de mise en place : méthode MAIN
C. Typologie des applications groupware
1. Matrice « moment/lieu »
2. Les applications mémoire, routage et échange :
3. Fonctionnalités
II. Le groupware : un cocktail explosif ?
A. Enjeu managérial du travail collaboratif
1. L’iceberg organisationnel
2. Le groupe une entité indispensable
3. Les techniques de management alternatives
B. Enjeu organisationnel du travail collaboratif
1. Remise en cause de la structure hiérarchique
2. Une organisation basée sur les processus
3. Une organisation collaborative
C. Enjeu informatique du travail collaboratif
1. Les changements informatiques
2. Convergence des technologies pour un essor du groupware
3. Usage des technologies groupware
4. Une formation nécessaire
III. Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?
A. Les bénéfices pour l’entreprise
B. Les coûts et les risques
C. Offres sur le marché
1. Les logiciels libres
2. Les logiciels propriétaires
D. Concurrences et influences
1. Etude comparative
2. Les autres types d’outils : du collaboratif web aux plateformes gratuites
Conclusion

  1. Règles d’application d’un projet groupware
  2. Typologie des applications groupware
  3. Le groupware : un cocktail explosif ? Enjeu managérial
  4. Enjeu organisationnel du travail collaboratif
  5. L’enjeu informatique du groupware (travail collaboratif)
  6. Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?
  7. Les types d’outils du collaboratif web aux plateformes gratuites

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1 BALMISSE Gilles, les enjeux et la réalité française du travail collaboratif et des communautés de pratiques. 2004.
2 K.LEVAN, Serge. E-collaboration, travail en réseau et efficacité collective : les sept piliers de la sagesse du travail collaboratif. Septembre 2004.
3 RHEINGOLD, Howard. The Virtual Community, Chapitre 4. MIT Press, 2000, 360 p.
4 Traduit de RICHMAN S., Louis. Software Catches the Team Spirit. Fortune Magazine, 8 juin 1987.
5 LE BŒUF, Claude (Sous la dir.). La fin du groupware ? Coll. Communication et technologie, 2002.
6 DIENG, Rose. Méthodes et outils pour la gestion des connaissances. Paris : Dunod, 2000, 302 p.
7 HILTZ et TUROFF, 1978.