Politique d’archivage dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise ?

By 8 December 2012

“… cadre de la politique qualité d’un organisme. Il s’agit de démontrer, au regard des objectifs qualité de la société, comment une politique d’archivage peut s’insérer et venir en soutien d’une politique qualité.

Après une première partie retraçant l’historique du management de la qualité, une deuxième partie présente le cas particulier de la gestion de la qualité, au sein de Segula Technologies. Partant de là, la troisième partie consiste à suggérer une politique d’archivage, en rapport avec les exigences qualité de l’entreprise, et enfin, la quatrième partie …”

Conservatoire National Des Arts Et Métiers Institut National Des Techniques De La Documentation

Mémoire pour obtenir le Titre professionnel “Chef de projet en ingénierie documentaire” INTD
niveau I

Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

Présenté et soutenu par Lucile Cavigneaux

Jury
Marie-Madeleine Salmon, directrice de mémoire
Mouang Khamphousone, responsable de stage

Cycle supérieur Promotion XL

5 novembre 2010

Remerciements
Mes remerciements s’adressent à l’ensemble de l’équipe pédagogique de l’INTD, pour la qualité de son encadrement et de ses enseignements, et particulièrement à Marie-Madeleine Salmon pour son aimable soutien.

Je remercie également les membres de Segula Technologies, spécialement Mouang Khamphousone et Thierry Gaire, pour leur disponibilité et l’aide qu’ils m’ont apportée pour la réalisation de ce mémoire.

Notice

CAVIGNEAUX Lucile. Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ? 2010. 86 p. Mémoire Titre 1, Ingénierie documentaire, INTD.

A travers l’exemple de la société Segula Technologies, ce travail s’interroge sur les relations entre politique qualité et politique d’archivage. Après avoir rappelé l’historique et les objectifs du management de la qualité, ce mémoire s’attache à démontrer les relations qui existent entre les normes qualité et les normes sur l’archivage. Il en ressort qu’une gestion rigoureuse des archives est indispensable à une entreprise qui souhaite obtenir la certification ISO 9001. Cette étude termine sur la préconisation de solutions à mettre en place, afin de parvenir au but qu’elle s’est fixée : développer une politique d’archivage au service de la politique qualité de Segula Technologies.

Mots-clefs :archives; archivage électronique ; entreprise ; normalisation ; qualité ; records management

Introduction :

Si la gestion de la qualité fait aujourd’hui partie des pratiques managériales largement adoptées dans les entreprises, son application au management de l’information n’est pas encore monnaie courante. Pourtant, la qualité du service documentaire est au cœur des préoccupations des professionnels de la documentation. Fournir un service documentaire adapté au besoin des utilisateurs, évaluer la qualité de la prestation documentaire et mesurer la satisfaction du client, en vue de repérer les points d’amélioration possibles, sont des thèmes régulièrement abordés, lors des réunions d’associations professionnelles.

Cette orientation de la profession correspond à un besoin croissant des entreprises qui, prenant conscience des avantages d’une gestion rationalisée de leur documentation, font de plus en plus appel à des spécialistes du management de l’information. Ainsi, on constate actuellement une forte demande sur des postes du type responsable de gestion électronique des documents, knowledge manager, ou encore records manager. Souvent dotés d’un profil de chef de projet, les titulaires de ces postes auront à charge d’auditer ou de créer un système d’information, dans le but d’optimiser les processus de gestion documentaire de l’organisme.

La maîtrise de l’information est un point crucial, en particulier en ce qui concerne la gestion des archives. En effet, en raison des enjeux juridiques et de la complexité technique liée à la conservation des archives en entreprise, la mise en place d’une politique d’archivage – ou de records management – apparaît indispensable. Une politique d’archivage est constituée d’un ensemble de règles, qui définissent la stratégie et les modalités de conservation des documents. Le records management vise les mêmes buts que l’archivage, à savoir la conservation sécurisée, réglementée et pérenne des documents. Ce terme anglo-saxon introduit une nuance, qui est celle de la gestion du cycle de vie des enregistrements dès leur création, alors que l’archivage était sensé, jusqu’à présent, ne prendre en charge que les documents n’ayant plus d’utilité courante. Cependant, aujourd’hui cette définition de l’archivage est moins vraie, et on tend à employer ces deux termes comme des synonymes. C’est le cas dans cette étude, où l’un sera employé pour l’autre, de manière à montrer qu’une politique d’archivage ne se réduit pas à une simple question de stockage des documents. De même, pour cette étude, il n’y a pas semblé utile d’établir une différence nette entre archives et enregistrements (records). Dans ce travail de recherche, le terme d’archives est à entendre comme tous types de document méritant d’être conservé, et celui d’enregistrements comme tous les documents produits ou reçus par une entreprise, dans le cadre de son activité. Utiliser ces termes comme synonymes correspond à notre démarche, qui consiste à s’intéresser à la gestion des documents, produits ou reçus par une entreprise, méritant d’être conservés.

Aussi, on est en droit de s’interroger sur les points de rencontre entre la politique globale d’une entreprise et la politique de management de l’information. D’un management à l’autre, de celui de la qualité à celui des records, quelles sont les articulations entre les deux, comment se positionnent-ils l’un par rapport à l’autre, quels sont les apports de l’un envers l’autre ? S’appuyant sur l’exemple de la société de conseil en ingénierie industrielle Segula Technologies, ce travail se présente comme une étude préalable, visant à évaluer la pertinence de l’installation d’une politique d’archivage, dans le cadre de la politique qualité d’un organisme. Il s’agit de démontrer, au regard des objectifs qualité de la société, comment une politique d’archivage peut s’insérer et venir en soutien d’une politique qualité.

Après une première partie retraçant l’historique du management de la qualité, une deuxième partie présente le cas particulier de la gestion de la qualité, au sein de Segula Technologies. Partant de là, la troisième partie consiste à suggérer une politique d’archivage, en rapport avec les exigences qualité de l’entreprise, et enfin, la quatrième partie termine par les solutions à envisager pour y parvenir.

Table des matières :
Introduction
Première partie : Qu’est-ce que le management de la qualité ?
1 Historique du management de la qualité
1.1 Naissance aux Etat-Unis
1.2 L’enseignement américain au Japon
1.3 L’essor du management japonais
2 La normalisation
2.1 Les normes ISO 9000
2.2 Enjeux et impacts de la certification ISO 9001
Deuxième partie : Le système de management de la qualité de Segula Technologies
3 Une société de conseil en ingénierie industrielle
3.1 Les secteurs d’activité
3.2 Les savoir-faire
3.3 La politique qualité
Troisième partie : Quelle politique d’archivage pour Segula Technologies ?
4 Une politique d’archivage au service de la qualité
4.1 Cadre normatif
4.2 Mise en place d’un projet de records management
4.3 Les besoins de Segula Technologies
Quatrième partie : Les solutions envisagées
5 Externaliser l’archivage
5.1 Avantages
5.2 Inconvénients
6 Le système d’archivage électronique
6.1 Fonctionnement du système d’archivage électronique
6.2 L’exemple du projet Ad Vitam de Total
7 Le logiciel de gestion d’archives
7.1 Les principales fonctionnalités
7.2 Echantillon de produits
Conclusion

  1. Qu’est-ce que le management de la qualité ?
  2. La normalisation du management de la qualité
  3. Segula Technologies : les secteurs d’activité et les savoir-faire
  4. Le Système de Management de la Qualité
  5. Quelle politique d’archivage au service de la qualité ?
  6. Mise en place d’un projet de records management
  7. Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies
  8. Le système d’archivage électronique
  9. Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits