Les types d’outils du collaboratif web aux plateformes gratuites

By 12 December 2012

D. Concurrences et influences

1. Etude comparative

Les logiciels de type « propriétaire » sont les pionniers en matière de solution groupware, ils ont été les premiers à s’implanter dans les entreprises du monde entier. Leur expérience dans le domaine est donc un large atout sur le marché du travail collaboratif. Leur popularité leur permet d’être toujours à l’heure actuelle les leaders et les références du marché (Lotus Notes et MS Exchange). Cependant, même s’ils s’efforcent de s’adapter aux nouvelles technologies en perpétuelle évolution, un manque de modernité peut leur être reproché face aux nouveaux logiciels libres ou de type collaboratif web. De plus, ils sont souvent très coûteux pour l’entreprise sans être forcément plus performants.

Les logiciels libres, quant à eux, sont apparus dans les années 2000 parallèlement au Web 2.0. On entend par Web 2.0 des interfaces orientées « utilisateur » d’un point de vue ergonomique qui facilitent la navigation comparés aux sites Internet de première génération.

Le logiciel libre « Zimbra » par exemple, bénéficie d’une interface très ergonomique adaptée aux technologies actuelles : Ajax et interface Web 2.0. Selon David TOUITOU39, architecte logiciel de la société NetworkStudio, le logiciel libre et open source a l’avantage de ne pas être une « boite noire » inaccessible en cas de problème (panne, dysfonctionnements, anomalies etc.), cette expression fait écho à un slogan présent sur le site Internet du logiciel libre « Open Groupware » : « Why buy a groupware server as a black-box when you can get an open one for free ? »40

Ce slogan résume à lui seul la tendance du « tout libre » sur le marché actuel. De plus, l’open source est un gage de sécurité et de maîtrise des données des utilisateurs. Sans parler du soutien très important de la communauté formée autour du logiciel libre de groupware. M. TOUITOU, lui même membre actif de la communauté Zimbra donnait un exemple du grand avantage que consiste une communauté : « c’est grâce à la communauté, qui s’est chargée de 39 Entretien informel réalisé le 04 février 2008 par messagerie instantanée.

40 Littéralement : Pourquoi acheter un logiciel propriétaire de travail collaboratif comparable à une « boite noire » quand vous pouvez en acquérir un ouvert et libre ? la traduction41, que nous avons pu bénéficier d’une version française de Zimbra », la communauté est donc un gage de soutien en cas de difficulté mais également d’évolution du logiciel.

Cependant, il ne faut pas omettre que les leaders du marché actuel en solutions groupware sont les logiciels propriétaires comme Lotus Notes d’IBM ou Exchange Server de Microsoft, il existe encore une réticence de la part des entreprises pour passer à l’implémentation de logiciels libres, cela est certainement dû à leur mauvaise réputation, souvent considérés (à tort ?) comme trop orientés « informatique » et programmation.

Les fonctionnalités relevées varient peu selon les solutions logicielles proposées (libre ou propriétaire). Elles sont de deux ordres :
– Asynchrones :
Messagerie électronique ;
Gestion d’espaces de travail pour les projets de groupe ;
Gestion des documents (création, modification, suppression, partage) ;
Annuaire ;
Gestion des membres et droits d’accès ;
Calendrier partagé ;
Moteur de recherche.

– Synchrones :
Messagerie instantanée ;
Vidéoconférence ;
VoIP : téléphonie par Internet etc.

2. Les autres types d’outils : du collaboratif web aux plateformes gratuites

L’évolution extrêmement rapide d’Internet au début des années 2000 a engendré une variété d’outils de travail collaboratif sur le marché actuel.

Gilles BALMISSE, dans un livre blanc consacré aux nouveaux outils du travail collaboratif42 offre une typologie intéressante des outils du marché actuel en les répartissant en trois grandes parties : production, coordination et communication43.

Voici son schéma :
Les types d’outils du collaboratif web aux plateformes gratuites

Les plateformes collaboratives

Les plateformes collaboratives sont des espaces de travail en ligne à destination d’un groupe plutôt restreint. Il se situerait plus dans le cercle « communication » du schéma de Gilles BALMISSE. Parmi ces outils, « Mayetic »44 est le plus populaire, il offre une solution gratuite (mais limitée) et présente cet espace sur son site Internet selon différents points clés :

– rapidité et facilité de la création d’un espace de travail collaboratif ;
– l’outil est toujours « prêt-à-l’emploi » ;
– un accès 100% web ;
– un accès offline.

Nous pouvons également citer la sortie récente (février 2007) de Google Apps Edition Premium, plateforme collaborative à destination des PME, qui contient une suite d’applications comme la messagerie Gmail, l’agenda Google Agenda, la VoIP avec GoogleTalk etc. Ces applications déjà existantes pour les particuliers seraient donc plus développées et plus performantes pour les entreprises (plus d’espace de stockage par exemple). Il s’agit par ailleurs d’une concurrence sérieuse pour les logiciels collaboratifs propriétaires comme Lotus Notes avec un coût inférieur à 50 dollars par an pour chaque employé.45

41 Zimbra est un logiciel américain.
42 BALMISSE Gilles, les enjeux et la réalité française du travail collaboratif et des communautés de pratiques. 2004.
43 Cf Partie II.
44 Disponible sur www.mayetic.fr (Page consultée le 10 février 2008)
45 DROTHIER Yves. Google lance sa plate-forme de travail collaboratif en ligne. Journal du net, février 2007. Page consultée le 10 février 2008 < www.journaldunet.com/solutions/0702/070223-google-applications-collaboratives-entreprise.shtml>

Le collaboratif web

Le collaboratif web est né de la volonté de faire participer plus activement les internautes « lambda » sur la toile. Il a comme support le Web 2.0 et les outils WYSIWYG (« What You See Is What You Get »). Concrètement il s’agit des nouveaux genres de site Web commes les blogs, les wikis (wikipédia), les réseaux sociaux (facebook, myspace, viadéo etc.), et les sites de partage de vidéos (youtube, dailymotion) qui touchent un nombre toujours plus important d’internautes.

Il s’agit donc d’un phénomène populaire qui a, par la suite, intéressé les entreprises pour leur propre système de communication interne. Le Journal du Net46 évoque même une évolution des termes « groupware » et « outils collaboratif » dès 2003, en effet il faudrait désormais parler d’ « espace de travail partagé ». Les wiki et les blogs se présentent tout deux comme des sites Internet permettant une implémentation facile des documents, le Journal du Net dans le même article souligne leurs avantages : « L’intérêt des wikis est le versionnage automatique des documents, tandis que les weblogs disposent d’un système de commentaire par article, combiné à un système de timeline souvent pratique. » Parmi ces outils open source, il existe pour les wiki : « MediaWiki », ou « PmWiki » et pour les weblogs : « dotclear » ou « WordPress ».

Cependant, un outil de travail collaboratif ne peut pas être considéré comme un simple outil de partage de documents qui s’apparenterait plus à une Gestion Electronique de Documents. C’est pour cette raison qu’une adaptation de ces nouvelles technologies aux logiciels de groupware actuels semble plus cohérente. Selon Melissa SAADOUN, les technologies de type wiki et weblogs intégrés aux outils collaboratifs apporteront ainsi « plus de dynamisme, de réactivité et de proactivité aux équipes. »47

46 BORDERIE Xavier, 16 outils collaboratifs open source, Journal du Net. 2005.
Page consultée le 10 février 2008 <www.journaldunet.com/developpeur/tutoriel/out/051214-outils-collaboratifs-open-source.shtml>
47 SAADOUN, Mélissa. Le projet groupware

Conclusion :

Le travail collaboratif a connu une évolution constante depuis les années 90. Il a dû s’adapter aux nouvelles technologies passant d’une simple messagerie à des applications de type web collaboratif comme le wiki ou la messagerie instantanée.

Ces changements incessants nécessitent une actualisation fréquente des outils, ce qui implique un travail de veille régulier sur les nouvelles tendances afin de rester efficace et productif dans l’entreprise.

Le groupware tout en étant proche des notions de Gestion Electronique de Documents (GED) pour le partage des documents au sein d’une équipe projet, de Workflow pour la gestion des tâches et de Knowledge Management pour la capitalisation des connaissances semble plus vaste et nécessite une réflexion sur l’entreprise dans sa globalité. Comme l’exprime Serge LEVAN « les enjeux humains relèvent des « compétences collaboratives » et de la culture managériale, les enjeux organisationnels relèvent des processus métiers et des structures de travail en réseaux, les enjeux technologiques relèvent des outils et surtout des usages qui en sont fait »48. Ces différentes problématiques sont à prendre en compte dans la conduite du changement.

Le travail collaboratif a été dans un premier temps menacé de disparaître. Cela s’explique par une possible sous-utilisation des outils collaboratifs et une sous-estimation de leur intégration dans l’entreprise49 et des conséquences qu’ils impliquent d’un point de vue organisationnel et managérial50.

Cependant, Le groupware semble connaître aujourd’hui un renouveau grâce au développement du web collaboratif venu du grand public tels les réseaux sociaux ou les wikis, en intégrant de nouvelles applications plus ergonomiques et plus simples à manipuler pour l’utilisateur.

Le futur espace de travail collaboratif, selon Forrester Research51, « mêlera, entre autres, outils de collaboration, e-learning, décisionnel, modèles de processus, documents fichiers multimédias et voix […] ces espaces seront disponibles en ligne et en mode déconnecté et incorporeront des données et du contenu issus de multiples sources : applications métier, processus… »

48 LEVAN, Serge. « E-collaboration : travail en réseau et efficacité collective »
49 Voir méthode MAIN (Partie I)
50 Voir Cocktail Groupware (Partie II)
51 BERDOT, Vincent. Travail de groupe le match fermé entre Exchange, Domino et Groupwise. 01 Informatique, 16 mars 2007, n°1896, p55.

Lire le mémoire complet ==> (Typologie des systèmes d’information : Le travail collaboratif)
Mémoire de fin d’étude – Sciences de l’Information et de la Documentatiob
Université de Lille 3 – UFR IDIST