Les besoins de de l’entreprise Segula Technologies

By 9 December 2012

4.3 Les besoins de Segula Technologies

4.3.1 Les enjeux

4.3.1.1 Respect des contraintes réglementaires

En raison du secteur d’activité dans lequel elle exerce, Segula Technologies est soumise à un ensemble de contraintes réglementaires liées au secteur industriel. Ses partenariats avec des équipementiers aéronautiques et des producteurs d’énergie nucléaire, l’obligent à se conformer aux normes de sécurité, comme l’EN 9100 sur le système d’assurance qualité pour le marché aéronautique. Par ailleurs, le secteur industriel, réglementé par le dépôt de brevets, implique également de respecter les règles concernant la propriété industrielle. En tant que société de prestation de services, Segula Technologies accorde une grande importance au respect des normes qualité, pour la reconnaissance de sa certification ISO 9001. Enfin, comme son activité passe par l’acquisition de marchés publics, privés ou mixtes, l’entreprise est également contrainte à se conformer au code des marchés publics (dernière version août 2006), transposition en droit français de la Directive européenne n°2004/18/CE du 31 mars 2004.

4.3.1.2 Gestion des risques

La gestion des risques liés à la non disponibilité des documents, concerne essentiellement la documentation commerciale et la documentation technique15. Du point de vue commercial, les principaux risques sont le non paiement d’une commande ou la contestation de la qualité d’une prestation ainsi que la perte de temps, et le coût associé, à refaire un dossier d’offre commerciale, déjà réalisé pour une précédente affaire.

Pour ce qui concerne la documentation technique, la non disponibilité d’un plan ne semble pas être considérée comme un risque de litige entre le client et le prestataire. Du point de vue légal, les plans appartiennent au client, qui a la responsabilité de les conserver ou de les détruire. Sauf demande expresse de sa part, Segula Technologies n’est pas tenue de conserver les plans produits dans le cadre d’une affaire, mais n’a pas non plus interdiction de les conserver. Dans la pratique, les responsables d’affaires de Segula Technologies conservent les documents techniques, par commodité de travail.

Enfin, d’un point de vue plus global, le risque majeur lié à une mauvaise gestion documentaire, est celui de ne pas réussir l’audit de renouvellement de la certification ISO 9001, avec pour conséquence, le risque de ne pas être référencé chez un donneur d’ordres. C’est donc bien ici que se situe l’enjeu principal de la mise en œuvre d’un système d’archivage.

4.3.1.3 Gestion des connaissances

Un des objectifs d’une politique d’archivage est de faciliter l’exploitation des données. La gestion des connaissances est un domaine particulièrement important pour une entreprise de prestation de services. Capitaliser les données rassemblées par les collaborateurs, lors de la constitution de propositions commerciales, et garder une trace des méthodes de conduite des projets, au moyen de retours d’expériences, sont des atouts certains pour l’amélioration permanente de la qualité du service.

Par ailleurs, conserver une trace de son activité joue un rôle important dans le fonctionnement interne de la société : c’est une manière pour les entités de rendre des comptes au groupe. C’est aussi un moyen de contribuer à l’élaboration d’une culture d’entreprise, pour faire reconnaître, en interne comme en externe, les savoir-faire dont elle dispose.

4.3.2 Typologie des documents engageants dans la relation client/prestataire

Au regard des enjeux évoqués et du type de prestations offertes, on peut déterminer une typologie des documents engageant la responsabilité de l’entreprise, autrement dit, les documents à valeur contractuelle (voir Annexe 7 p. 86). Il s’agit des :
* Cahiers des charges : remis par les clients, ils spécifient les besoins attendus ;
* Propositions commerciales : en réponse au cahier des charges, Segula Technologies propose une prestation adaptée aux besoins exprimés ;
* Commandes : c’est le document qui formalise l’acceptation du contrat par les deux parties ;
* Livrables : ils sont le résultat de la prestation et doivent correspondre aux exigences fixées ;
* Bons de livraison : ils accompagnent les livrables et garantissent que l’objet de la prestation a bien été reçu par le client ;
* Factures : il existe des « factures clients », par lesquelles Segula Technologies fixe le tarif de sa prestation, et des « factures fournisseurs », lors d’achats nécessaires à la réalisation d’un projet ;
* Comptes-rendus de prestation : ils interviennent comme preuve que la prestation s’est déroulée en accord avec les termes du contrat ;
* Mails : ils sont la trace des échanges entre prestataire et client durant la conduite de l’affaire.

4.3.3 Les avantages de la dématérialisation

Actuellement, les documents d’archives de Segula Technologies sont sous forme mixte, papier et électronique. Les dossiers papier sont classés dans les bureaux des Gestionnaires de pôles, et les dossiers électroniques sur le serveur partagé de l’entreprise, avec une arborescence organisée selon un plan de classement, contrôlé par les responsables qualité.

Depuis 2010, il a été décidé d’arriver à terme, à produire les dossiers d’affaires uniquement sous forme électronique. Ce changement apparaît comme un gain d’efficacité, par le fait que les documents présents sur le serveur n’existent qu’en un exemplaire, accessible à tous les collaborateurs depuis ce point unique.

Par ailleurs, on constate que, de manière générale, dans les entreprises, 95% des documents sont créés sous forme électronique, les impressions papier n’étant alors que des copies de confort. Cela est d’autant plus vrai depuis la loi du 13 mars 2000 du Code civil qui reconnaît que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier », à condition que le système d’archivage garantisse l’intégrité et l’imputabilité du document 12, RENARD.

En effet, la perspective de la dématérialisation des dossiers d’affaires semble une orientation très intéressante pour cette entreprise, pour deux raisons. D’une part, dans le cadre de la passation de marchés publics, la dématérialisation des procédures tend à se développer. Depuis le 1er janvier 2005, les établissements publics ont l’obligation d’accepter les candidatures et offres transmises par voie électronique. C’est l’arrêté du 28 août 2006, en application des articles 46 et 58 du Code des marchés publics, qui précise les modalités de la mise en pratique de la dématérialisation 14, SERDA. Plusieurs organismes se sont donc dotés de plateformes électroniques, afin de mettre directement en contact clients et fournisseurs. Il serait donc judicieux pour Segula Technologies, dans le cadre de son objectif de dématérialisation, de mettre en place ce type de portail d’achat.

Du point de vue de la politique d’archivage, cette innovation potentielle doit être envisagée dès la création du système d’archivage : ce système devra permettre de garantir un archivage fiable à long terme des documents numériques.

D’autre part, il pourrait également être profitable de procéder à la dématérialisation des factures. La facture électronique fait l’objet d’un guide spécifique de la FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance) 18, FNTC. L’enjeu évident d’une telle procédure est la réduction des coûts : « le coût moyen de traitement d’une facture papier est de 15 à 17 euros tandis que celui d’une facture électronique est de 3 à 4 euros. »16

Ainsi, en raison de l’activité de l’entreprise, des objectifs de gestion des documents, et des exigences qualité qu’elle s’est fixée, la mise en place d’un projet de records management s’avère pertinente pour l’entreprise. La dernière étape du projet consiste à proposer les solutions envisageables pour une gestion des archives papier et électroniques adaptée aux besoins de l’entreprise.

Lire le mémoire complet ==> (Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?)
Mémoire pour obtenir le Titre professionnel “Chef de projet en ingénierie documentaire” INTD
Conservatoire National Des Arts Et Métiers Institut National Des Techniques De La Documentation
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15 Les documents du service Ressources Humaines sont également très sensibles et demandent une prise en compte propre. Par conséquent, ils ne seront pas étudiés dans le cadre de cette étude.
16 Source : Archivage électronique et Records Management : le marché et les besoins, SERDA, p.41