Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?

By 12 December 2012

III. Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?

Les changements organisationnels humains et techniques induits par la mise en place d’un environnement de travail collaboratif peuvent se relever conséquents. Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ? Les coûts ? Les risques ? À moyen terme ? À long terme ?

A. Les bénéfices pour l’entreprise

Après un temps d’adaptation nécessaire (formation et expérimentation), les bénéfices sont de plusieurs ordres. Premièrement, l’entreprise y gagne d’un point de vue stratégique. En effet, le travail collaboratif permet de gagner du temps sur la durée globale d’un projet grâce à un accès rapide et efficace aux données stratégiques. Les délais liés aux différentes tâches d’un projet sont donc réduits et les prises de décisions s’avèrent plus rapides et efficaces. Les conférences électroniques, exemple d’application de travail collaboratif, illustrent parfaitement ces nouveaux avantages, en effet elles permettent de réduire les coûts liés aux déplacements qu’engendre une réunion. Les gains se traduisent donc en terme financiers et de temps.

Deuxièmement, d’un point de vue social, le travail collaboratif accroît la cohésion au sein d’un groupe de travail en facilitant les échanges formels et informels. Ce climat plus favorable permet la réduction d’erreurs critiques grâce aussi à une meilleure coordination du groupe. Les applications groupware donnent l’occasion aux différents acteurs de consacrer moins de temps aux formalités administratives liées à leurs tâches : « ces applications visent à accélérer le partage des informations du groupe, [et] à […] passer plus de temps dans la phase créative et dans la discussion des décisions. »33

Troisièmement, le travail collaboratif permet la valorisation et la mutualisation des documents de l’entreprise grâce à son système de partage de documents, elle permet également une capitalisation des connaissances de l’entreprise grâce à une répartition des tâches définie précisément pour chacun.

Enfin, du point de vue de la relation « entreprise/clients » le groupware en misant sur la qualité et la réduction des coûts et des délais, améliore l’image de l’organisation auprès des différents clients.

Voici un tableau34 qui résume les conséquences organisationnelles positives que peut apporter une solution de travail collaboratif dans l’entreprise :

Types de bénéfices Moyens employés Conséquences organisationnelles
Gain de temps Outils d’aide au

reengineering

Ajustement des effectifs concernés
Accroissement de la coopération Rapidité d’intégration des

processus connexes

Disparition des duplicatas de dossiers
Rapidité et qualité

d’adaptation aux besoins

(hausse de la réactivité)

Amélioration de la qualité des produits et services Allégement du nombre de réunions

« physiques »

Coordination des équipes Amélioration de la gestion Diminution éventuelle des surfaces des
de l’information bureaux (perspectives du télétravail)
Synchronisation du travail Optimisation de la gestion

des plannings (personnes et ressources)

Réduction des coûts d’envois postaux et

de communications. Réduction de la consommation de papiers

Ces bénéfices sur le long terme nécessitent des investissements, qui peuvent être importants. De plus, la démarche de mise en place d’un environnement de travail collaboratif n’est pas sans risques !

B. Les coûts et les risques

L’aspect financier est à prendre en compte pour la mise en place d’une solution groupware. Les coûts sont de deux ordres :

– Le coût même du logiciel : Il est principalement lié au prix de la licence de l’outil s’il s’agit d’un logiciel propriétaire tel que Lotus Notes par exemple. Le coût varie selon le nombre d’utilisateurs, le type de logiciels, les applications demandées etc.

– Le coût de l’investissement lié à la mise en place de la solution groupware dans l’organisation. Selon Serge LEVAN : « les coûts varient considérablement en fonction […] de l’existant dans l’entreprise, [ainsi que] des paramètres sociaux et culturels à l’entreprise dans son environnement »35. L’adaptation à ces nouvelles pratiques organisationnelles engendre donc un coût plus important pour l’entreprise que le simple achat de l’outil. En effet, l’intégration d’une solution de travail collaboratif peut nécessiter l’achat de nouveaux matériels informatiques, d’une mise en réseaux etc. L’entreprise peut également choisir de faire appel à un consultant en Systèmes d’Information pour définir quelle solution est la plus adaptée à son besoin, vient ensuite les coûts liés à la formation des futurs usagers, le support technique etc.

Un investissement conséquent accompagné d’une réorganisation des services implique un risque non négligeable pour l’entreprise. Il convient donc d’identifier les possibles causes d’échec. Selon Martin ADER, elles sont de cinq ordres :
– Définition imprécise du projet ;
– Absence de motivation de l’encadrement ;
– Espérances irréalistes ;
– Ressources inadaptées ;
– Conditions sociales inacceptables ;
– Mauvaise coopération entre les personnes.

Ce qui ressort de manière évidente dans cette liste d’échecs est la dimension humaine que représente la mise en place d’un environnement de travail collaboratif. En effet, il est impératif d’impliquer les futurs utilisateurs dans le projet dès son commencement. Ils sont les seuls décideurs du bon fonctionnement de l’outil sur le long terme, ils doivent donc être régulièrement consultés afin que la solution finale réponde au mieux à leurs besoins mais aussi afin d’éviter toute réticence au changement organisationnel et managérial.

C. Offres sur le marché

Cette partie est consacrée à la description plus précise d’outils de travail collaboratif. Le nombre important de tels outils présents sur le marché ne nous permet pas de les introduire tous dans ce dossier. Nous avons donc effectué une sélection selon plusieurs critères, notamment :
– La popularité et crédibilité apparente (nombre de résultats sur les moteurs de recherche, ou importance de la communauté pour un logiciel libre par exemple) ;
– L’aspect professionnel du site Internet de la société ;
– Le type d’outil (libre, open source, ou propriétaire) ;
– L’outil doit être d’origine française ou posséder au moins une version française du logiciel ;
– La variété des fonctionnalités proposées ;
– L’outil doit être uniquement à destination des entreprises.

Il s’agissait donc d’un travail de veille, d’analyse des types d’outils proposés sur le marché, nous n’avons pas eu la possibilité de tester les outils de manière concrète et sur le long terme, cette analyse proposera donc une liste non exhaustive d’outils, avec leurs fonctionnalités, leurs spécificités et leurs coûts. Néanmoins, nous nous concentrerons davantage sur la typologie des outils proposés sur le marché (libre ou propriétaire) en tentant d’en dégager les bénéfices et les contraintes que ceux-ci peuvent apporter pour l’entreprise.

1. Les logiciels libres

Il convient tout d’abord de distinguer les logiciels « libres », « open source » et « gratuit » (freeware). Ces trois types de logiciels, souvent confondus, comportent quelques différences essentielles, ils répondent à différents principes que l’on peut trouver dans la licence Copyleft36 :
– Un logiciel libre répond aux principes de liberté d’utilisation, de modification et de distribution, il doit être soumis à une licence libre comme la GNU GPL ;
– Un logiciel open source est un logiciel qui donne libre accès à son code source, ce qui le rend modifiable par tout utilisateur (plutôt expérimenté) ;
– Un logiciel « freeware » est un logiciel gratuit mais qui ne partage pas son code source.

Un logiciel libre n’est donc pas forcément un logiciel gratuit, cependant il reste à moindre coût dans la plupart des cas. Nous prendrons soin de le préciser dans la description qui suit.

Open XChange

Description Logiciel libre et open source créé en 1999 sous le nom de Netline. Open

XChange Server se présente sous la forme d’une interface web et ergonomique avec un accès facile à toutes ses fonctionnalités.

Niveau de difficulté Ce logiciel ne nécessite pas, a priori, une connaissance très développée de

l’environnement Linux.

Fonctionnalités Portail avec l’accès au calendrier, à l’agenda, aux e-mails, aux contacts,

aux tâches, réunions et projets en cours ;

Gestion des contacts développée et personnalisable ;

Calendrier « collaboratif » avec les disponibilités de chaque utilisateur ;

Gestion des tâches ;

Gestion de projet qui passe par la gestion de documents rattachés au projet ;

Gestion des e-mails etc.

Environnement Linux
Actualité Open-Xchange lance Open-Xchange Express Edition, la version serveur

intégré de son serveur de messagerie et de travail collaboratif. Cette version est à destination des PME.

Utilisateurs Selon Open Xchange, ce logiciel est utilisé par plus de 1200 organisations à

travers le monde entier dont Hospices Civil Lausanne, ARS Altmann AG, Blood Research Ltd etc.

Prix Gratuit en téléchargement. La version avec support : 300 € pour 5 utilisateurs,

et 850 € pour 25.

Site Internet http://www.open-xchange.com

Zimbra

Description Logiciel open source et gratuit créé en 2003 aux Etats-Unis. La particularité

de Zimbra est son développement en mode « web service » avec une interface de type « AJAX » qui permet à l’utilisateur des manipulations telles que le

clic droit, le glisser/déposer, les infos bulles etc. Il est accessible depuis

n’importe quel navigateur web.

Zimbra a également une version propriétaire et payante (25 $ par compte en moyenne). Cette version offre plus de fonctionnalités notamment concernant la synchronisation avec la plupart des PDAs.

Niveau de difficulté Ce logiciel se vante d’être «simple d’utilisation » et facile à maintenir
Fonctionnalités Navigateur Web standard ;

Messagerie ;

Gestion des contacts ;

Calendrier partagé ;

VoIP ;

Création de documents ;

Antispam ;

Antivirus ;

Annuaire ;

Base de données ;

Console d’administration Web sous Ajax.

Environnement Linux et Mac
Actualité La société Zimbra a été rachetée par Yahoo en septembre 2007
Utilisateurs Zimbra compte près de 4 millions de clients payant selon la société. Digg,

Mozilla, Université de Bern (Suisse), Times of India.

Prix Avec l’édition professionnelle compter 28 $ par an et par utilisateur pour 75

utilisateurs.

Site Internet http://www.zimbra.com

Opengroupware

Description Logiciel open source et libre créé en 1998 par la société Skyrix basée en Allemagne.

OpenGroupware est présenté comme le concurrent direct des logiciels propriétaires comme LotusNotes ou MS Exchange. De plus, il bénéficie d’une communauté très active (forum, mailinglist, et « chat »)

Niveau de difficulté L’installation sur Linux nécessite un niveau plutôt expérimenté en

informatique (selon framasoft.net)

Fonctionnalités Gestion des contacts ;

Calendrier de groupe ;

Gestionnaire de ressources ;

Gestion des tâches ;

Messagerie ;

Partage de documents ;

Un « tableau de nouvelles » : permet de diffuser une information importante sur l’Intranet ;

Synchronisation avec outil de type Palm ;

Interface configurable par l’utilisateur ou par l’administrateur ;

Gestion des comptes utilisateurs simplifiée (à travers une interface web)

Environnement Windows, Mac OS X, Linux
Actualité Peu d’articles récents sur le logiciel
Utilisateurs NC
Prix Gratuit
Site Internet http://www.open-groupware.org

OBM groupware

Description Logiciel libre et Open Source créé par la société toulousaine Aliasource.

OBM-Groupware est un outil de travail collaboratif libre 100% Web qui permet de coordonner le travail et de partager des informations au sein d’une

équipe via un Intranet. OBM est basé sur des standards du web 2.0 (agenda

partagé en Ajax pour le Glisser/Déposer par exemple).

OBM convient pour toutes les tailles d’entreprise (de 5 à 100 000 utilisateurs selon la société)

Niveau de difficulté NC
Fonctionnalités Agenda partagé ;

Partage de contacts ;

Gestion de tâches et de projets ;

Partage de documents ;

Synchronisation avec clients de messageries (Outlook, Thunderbird, PDA

etc.)

Environnement Linux et Windows
Actualité Présenté par le Journal du Net comme un logiciel open source capable de concurrencer Zimbra ou OpenGroupware.37
Utilisateurs Armée de l’air, CHU de Brest, Inserm, Direction Générale des Impôts,

Ministère de la Culture etc.

Prix Environ 5 à 10 % du coût d’un projet (intégration et développement

spécifique)

Site Internet http ://obmpro.aliasource.fr/

2. Les logiciels propriétaires

Un logiciel propriétaire est un logiciel protégé par un copyright, sans aucun accès au code source, il n’est donc pas modifiable par l’utilisateur. Il existe des logiciels propriétaires gratuits, ce sont les « freeware ».

Lotus Notes et domino Version 8

Description La première version de Lotus Notes a été commercialisée en 1989 à New

York. Elle a été rachetée par IBM en 1995.

« Le concept fondamental de Notes est la « base de données » ou plutôt le

« conteneur de documents » (les fameuses « notes ») qui peuvent être organisés et consultés de différentes manières. »38

Au départ prévu pour les grandes entreprises, Lotus Notes développent aujourd’hui des solutions pour les PME.

Niveau de difficulté NC
Fonctionnalités Interface utilisateur ;

E-mail ;

Agenda ;

Gestion des contacts ;

Gestion des activités – workflow ;

Gestion des documents ;

Espaces de travail pour les équipes.

Environnement Windows, GNU/Linux, Mac OS
Actualité Janvier 2008 : création d’une « appliance » appelée Lotus Foundations à

destination des PME

Utilisateurs 2005 : IBM revendique 80 millions d’utilisateurs pour sa suite Lotus
Prix 15 € par utilisateur pour Domino et 105 € pour Notes (maintenance douze

mois comprise)

Site Internet http ://www-306.ibm.com/software/fr/lotus/

Microsoft Exchange Server 2007 et Windows SharePoint Services

Description Logiciel de travail collaboratif essentiellement centré sur la messagerie

électronique unifiée.

Niveau de difficulté NC
Fonctionnalités

De MS Exchange 2007 :

Messagerie électronique avec gestion d’agenda avancée et recherche

rapide, protection contre les virus, spam et phishing ;

Messages vocaux ;

Télécopie ;

Outlook Web Access 2007 (navigateur d’accès à Internet)

Fonctionnalités de

SharePoint

Gestion de projet

Collaboration d’équipe

Base documentaire centralisée

Suivi client

Notes de frais

Demande d’absence

Demande de déplacement

Environnement Windows
Actualité Le premier service pack de Microsoft Exchange Server est sorti offrant des

extensions fonctionnels et des correctifs de l’original

Utilisateurs NC
Prix 1000 $ pour le serveur, et 70 $ par utilisateur
Site Internet http://www.microsoft.com/france/exchange/default.mspx

Novell Groupwise

Description Novell se présente comme un « logiciel de collaboration et de productivité ».

Cette version s’ouvre à la mobilité et à Ajax.

Niveau de difficulté NC
Fonctionnalités Messagerie électronique (confidentialité des données)

Messagerie instantanée ;

Planification ;

Gestion des tâches ;

Gestion des contacts ;

Gestion des documents.

Environnement Linux, Mac OS, Windows
Actualité Une nouvelle version est attendue pour 2008
Utilisateurs Même s’il s’agit d’un logiciel propriétaire, Novell dispose d’une

« communauté »

Prix 134 € par utilisateur avec le client GroupWise, 31 € en mode accès web
Site Internet http://www.novell.com/fr-fr/products/groupwise/

Lire le mémoire complet ==> (Typologie des systèmes d’information : Le travail collaboratif)
Mémoire de fin d’étude – Sciences de l’Information et de la Documentatiob
Université de Lille 3 – UFR IDIST

___________________________________________
33 ADER, Martin. Management Collectif de l’Information. Insep Editions. 1996
34 DESS SID UFR IDIST. Les Nouvelles Technologies de l’Information pour l’Entreprise, le point sur la question. INNOVINFO 97. 101 p.
35 K. LEVAN, Serge. Le groupware, informatique, management et organisation. Hermes Science Publications, 1995.
36 Disponible sur http://artlibre.org/licence/lal/ (Page consultée le 10 février 2008)
37 Disponible sur http://www.01net.com/article/349484.html (Page consultée le 10 février 2008)
38 SAADOUN Melissa. Le projet Groupware, Chapitre 6. Eyrolles, 1996.