Le système d’archivage électronique

By 9 December 2012

Les solutions envisagées – Quatrième partie :

5 Externaliser l’archivage

Dans cette partie, on envisage une solution correspondant à un premier niveau de besoins, nécessitant une faible implication de l’entreprise. Cette technique d’archivage, en raison du mode « à distance », s’applique en priorité aux documents dont l’utilité n’est plus directe pour la gestion des affaires et dont la consultation est peu fréquente. Cela convient particulièrement aux archives à valeur probante, susceptibles d’être demandées en cas de contentieux. L’archivage à distance peut être soit entièrement externalisé, soit seulement partiellement. Dans le premier cas, l’entreprise confie la gestion complète de ses archives à un tiers archiveur. Selon la SERDA, «le tiers archiveur peut se définir comme une entité chargée par des utilisateurs (entreprises ou personnes physiques) ou leurs mandataires (centre de gestion agréé, expert-comptables…) de recevoir, conserver et d’assurer la gestion des enregistrements électroniques. Le tiers archiveur réceptionne les informations sous forme de données numériques ou d’enlèvement physique des archives papier et est chargé de les conserver, de les gérer à la demande et sur ordre des clients, voire même de les présenter aux autorités administratives ou tribunaux ». 17

C’est dans ce cas qu’on aura recours à la norme Z40-350, pour connaître et préparer la prestation du tiers archiveur.

Dans le cas de l’externalisation partielle, l’entreprise aura recours aux services d’un tiers de confiance pour la gestion de certains points clés de l’archivage, comme la signature électronique et l’horodatage.

Depuis 2004, la FNTC a mis en place un programme de labellisation des tiers archiveurs, le « label FNTC TA ». Il a été créé d’après le CoBIT (Control Objectives for Information and related Technology), une méthode internationale d’audit des systèmes d’information, mise au point par l’ISACA (Information System Audit and Control Association) aux USA et dont l’AFAI (Association Française de l’Audit et du conseil informatiques) est le promoteur en France. Le label est délivré pour deux ans, renouvelable sous réserve de contrôles. Les sociétés ayant obtenu le label FNTC-TA sont :
* ORSID – offre Archiv-Secur
* ASPHERIA – offre eDocuweb/Secure
* ASTERION – offre e-STAR

5.1 Avantages

Le recours à l’archivage externalisé présente les avantages suivants :
* Garantie de qualité par le recours à des spécialistes
* Possibilité d’obtenir des certifications
* Sécurisation de la conservation et de l’accès aux données
* Disponibilité des ressources internes pour le cœur d’activité
* Garantie de neutralité juridique

5.2 Inconvénients

Cependant cette solution possède certains inconvénients :
* Coût en fonction de la durée de conservation et de la volumétrie
* Ajout d’un intermédiaire
* Dépendance envers le tiers archiveur
* Durabilité de la société de prestation
* Accès aux documents différé (pour les documents papier non numérisés)

6 Le système d’archivage électronique

Cette solution représente un deuxième niveau de besoins, car elle offre de plus grandes possibilités à l’entreprise. Mais en contrepartie, elle demande plus d’investissement, en temps et en ressources.

6.1 Fonctionnement du système d’archivage électronique

Cette solution consiste créer un système d’archivage électronique (SAE) sur le serveur commun de l’entreprise. Pour mener à bien ce projet, on s’aidera des normes et spécifications déjà citées (ISO 15489, NF Z42-013, Moreq2). Ce système va permettre une gestion internalisée des archives, alliant à la fois records management et archivage, selon les distinctions de nuances que recouvrent ces termes.

Par sa capacité à prendre en charge les documents électroniques dès leur création, le SAE se situe dans une démarche de records management. Mais le SAE permet également d’organiser la conservation physique des archives papier, notamment grâce à l’insertion du référentiel de conservation dans le système. Les deux pratiques peuvent cohabiter sans problème au sein d’un SAE, car un système d’archivage électronique est avant tout un ensemble de procédures, visant à conserver les documents de manière sécurisée, selon des contraintes réglementaires et techniques, en vue de leur réutilisation ultérieure.

L’installation d’un SAE passe par la mise en place d’un processus de sélection, définition des durées légales de conservation, capture, enregistrement, classement, stockage et destruction des documents.

6.1.1 Sélection et identification

La sélection doit permettre de déterminer quels documents méritent d’être archivés et de fixer les conditions que doit remplir un document, pour pouvoir être archivé. Pour cela, il faut définir le format de fichier (.doc, .pdf, PDF/A…), le statut de validité (s’il s’agit d’un document de travail, d’un document validé … ) ainsi que le contexte de production (qui en est l’auteur, de quel service il provient, à quelle affaire il appartient). En fonction de la sensibilité des données, on définira les durées de conservation, de manière à ce que les documents soient disponibles pendant leur durée d’utilité administrative.

6.1.2 Classement et droits d’accès

Après les conditions de sélection, il faut définir les principes de classement du SAE. Pour répondre aux besoins des utilisateurs, les documents doivent être classés en fonction des activités des collaborateurs. Le plan de classement contient idéalement trois niveaux : par exemple, un classement par branche, par client et par numéro d’affaire. Cela se matérialise notamment par le fait que l’arborescence du serveur reprend ce plan de classement et par le fait que les dossiers sont nommés selon des conventions significatives de la classe à laquelle ils appartiennent. Cela facilitera le rangement et la recherche.

A cette étape, le responsable d’archivage doit également prévoir la sécurisation de l’accès aux documents. Il s’agit d’établir qui a accès à quelles informations (accès total ou partiel, accès restreint à un groupe d’utilisateurs… ) et de prévoir l’évolution des droits d’accès dans le temps. Pour fixer les droits d’accès, le SAE peut s’appuyer sur l’annuaire de l’entreprise, afin d’élaborer les profils des utilisateurs.

6.1.3 Capture et enregistrement

Ces mesures ayant été définies, le records manager peut alors fixer les procédures de capture et d’enregistrement des documents. Cette étape peut être automatique ou manuelle, et intervenir dès la création du document, ou bien, seulement à partir du moment où le document remplit les conditions d’archivage.

6.1.4 Stockage et sort final

Ensuite, il faut organiser le stockage. Cela consiste à garantir la conservation des documents, de manière pérenne et sécurisée, afin d’assurer leur intégrité. Pour les archives papier, cela signifie de définir les conditions d’archivage physique (conditionnement, implantation du local d’archives, repères de localisation). Pour les archives électroniques il s’agit de choisir un support d’archivage en fonction des durées de conservation, des types de documents (bureautique, images), des coûts et des possibilités de migration des données.

Enfin, qu’il s’agisse d’archives papier ou électroniques, le SAE doit prévoir leur sort final. La fin du cycle de vie des documents intervient lorsque les durées de conservation légales sont dépassées. L’élimination des documents doit être maîtrisée, c’est-à-dire encadrée par des procédures et un traçage des destructions. Cette étape est nécessaire pour maintenir un roulement, afin que l’accroissement des volumes soit limité.

6.2 L’exemple du projet Ad Vitam de Total

Le groupe total s’est doté d’un système d’archivage électronique dans le cadre de son plan de continuité des affaires 8, FERCHAUD. L’enjeu était de développer un système capable d’archiver systématiquement les documents engageants (contrats patrimoniaux et commerciaux, accords de confidentialité, conventions…) et de garantir leur pérennité et leur valeur probante. Le projet « Archivage des documents vitaux de Total pour l’accès à la mémoire » (Ad Vitam) lancé en avril 2004, avec une installation prévue début 2006, est confié au département des archives, en association avec le service de Records Management et le service informatique, ainsi qu’avec l’aide d’un cabinet de conseil extérieur.

Après une étude des besoins et en s’appuyant sur les normes ISO 15489 et NF Z42-013, l’équipe projet s’oriente vers un système capable de permettre la consultation de l’image du document, d’accéder aux métadonnées de description et de gérer le cycle de vie du document. Fondé sur une architecture propre, le système devait assurer la sécurité, l’intégrité et la traçabilité des enregistrements.

Le système devait notamment être capable de générer des copies électroniques à valeur probante. Pour répondre à ce besoin, le système fait appel à la technologie PKI (Public Key Infrastructure), permettant de certifier la signature électronique, grâce à l’attribution de cartes à puce, pour authentifier l’accès des agents au système Ad Vitam. Après authentification dans le système, l’utilisateur peut créer son archive en remplissant un formulaire de dépôt, contenant les métadonnées et relié aux documents primaires dans leur format d’origine. Ces informations sont vérifiées, validées et enregistrées par le gestionnaire du SAE, ce qui génère un fichier au format PDF, authentifié par un certificat d’horodatage. Les archives sont ensuite stockées sur support non réinscriptible, en deux exemplaires.

La mise en place d’un système d’archivage électronique permet donc de gérer les archives de l’organisme en interne. Il n’y a donc plus le problème du recours à un acteur extérieur, ni celui de l’accès distant aux documents. En revanche, ce choix s’avère plus compliqué à mettre en place, mobilisant ainsi des ressources internes, voire le recours à des spécialistes de l’archivage.

Lire le mémoire complet ==> (Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?)
Mémoire pour obtenir le Titre professionnel “Chef de projet en ingénierie documentaire” INTD
Conservatoire National Des Arts Et Métiers Institut National Des Techniques De La Documentation

______________________________
17 Source : Archivage électronique et Records Management : le marché et les besoins, SERDA, p.41