Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

By 9 December 2012

7 Le logiciel de gestion d’archives

Enfin, parmi les solutions préconisées, la plus puissante semble être l’utilisation d’un logiciel de gestion d’archives. Elle est adaptée à un troisième niveau de besoins, permettant des actions plus complexes. Plusieurs sociétés de conseils en ingénierie documentaire ont réalisé des études comparatives des différentes offres disponibles sur le marché. On peut citer par exemple celle du Bureau Van Dijck, Progiciels de gestion intégrée d’archives : étude multiclients (2003) 8, FERCHAUD, celle de la Serda, Archivage électronique et records management : le marché et les besoins (2008) 14, SERDA, ainsi qu’un panorama des logiciels de gestion d’archives, proposé par les Archives de France18.

7.1 Les principales fonctionnalités

Les logiciels de gestion d’archives proposent tous une offre similaire de fonctionnalités de base, complétées par des aptitudes plus spécifiques. Peu de logiciels sont exclusivement dédiées aux entreprises ; la majorité d’entre eux s’adresse à la fois aux entreprises et aux administrations. Ils ont été conçus pour respecter les standards du records management (gestion du cycle de vie), et les normes d’archivistique (ISAR, ISAD-G, EAD). Les fonctions de base proposées permettent d’effectuer les phases essentielles de l’archivage : récolement, classement, consultation et destruction.

Sur cette base, viennent se greffer des fonctions complémentaires, comme la génération automatique d’un bordereau de versement, le paramétrage du plan de classement, la possibilité d’utiliser des outils d’indexation plus ou moins développés (thésaurus, index), ou encore l’emploi de tableaux de permettant l’automatisation de la saisie des fiches d’identification. La différence entre les logiciels se situe au niveau de la qualité du moteur de recherches et à l’intégration des technologies de signature électronique, horodatage et stockage au format PDF/A. L’évolution la plus nette, par rapport au constat fait en 2003, concerne la généralisation de l’environnement 100% web ; en effet, tous ces logiciels proposent une consultation via une base accessible soit sur intranet soit sur internet.

7.2 Echantillon de produits

On peut retenir une liste non exhaustive de dix logiciels :

* Alexandrie de la société GB Concept
* Archi’dhoc de la société Elp
* Arkheïa de la socitété Anaphore
* Ariane de la société Amig
* Avenio de la société Di’X
* Cadic Intégrale de la société Cadic
* Damaris Archives de la société Damaris
* Gapi de la société Mobydoc
* JLB-Net Record de la société JLB Informatique
* Spark Archives de la société Klee Group

Il s’agira ensuite d’établir un comparatif de ces différents logiciels, en fonction des besoins de la politique d’archivage préconisée. En instaurant un ordre de priorité parmi les fonctionnalités attendues, on pourra, à l’issu de tests sur un corpus de documents types, classer les logiciels en fonction de leur capacité à répondre aux exigences souhaitées. Cette méthode permettra de choisir la solution la plus adaptée.

La solution du logiciel de gestion d’archives apparaît comme la proposition la plus aboutie. Elle présente l’avantage d’apporter des possibilités puissantes, mais en contrepartie, la complexité de l’outil entraine un certain nombre d’investissements, autant sur le plan financier que sur le plan du temps passé (déploiement, conduite au changement) que des ressources mobilisées (service informatique, prestataire, équipe projet).

Ainsi, pour mettre en place sa politique d’archivage, le records manager dispose de différentes solutions correspondant à trois niveaux de besoins, allant d’une solution simple, ne demandant pas un énorme investissement, puis une solution intermédiaire, et jusqu’à une solution complexe, nécessitant un gros effort d’implication.

Conclusion :

Au terme de cette étude, il ressort que le projet d’installation d’une politique d’archivage, au service de la politique qualité d’une entreprise, est effectivement pertinent. Fortement liés par un cadre normatif commun, le management des archives et le management de la qualité, se nourrissent l’un l’autre. La gestion de la qualité implique de gérer la documentation avec rigueur, et la gestion des archives, compte tenu des enjeux qui lui sont liés, apporte un soutien indispensable au management de la qualité.

Par ailleurs, l’exemple de Segula Technologies s’est avéré particulièrement propice à cette démonstration. Par la double polarisation de son activité, industrie et conseil, cette organisation a permis de mesurer l’importance de l’existence d’un système de management de la qualité. On a vu que la qualité joue un rôle très sensible dans ces deux secteurs : dans le secteur industriel, parce que, comme le montre le contexte historique, c’est pour les besoins industriels que le management de la qualité a vu le jour, puis, il s’est ensuite étendu au secteur de la prestation de services.

La maîtrise de l’archivage des documents engageants pour l’entreprise, apparaît donc bien comme un des défis actuels de la gestion de la qualité, notamment à cause de la question de la conservation à long terme des documents électroniques. Au regard de l’évolution du secteur de l’archivage d’entreprise, on constate une orientation claire vers la dématérialisation des processus, entraînant, par conséquent, un recours élargi aux outils informatiques. La tendance actuelle semble être à l’emploi de solutions qui fonctionnent sur des architectures web, dans l’optique d’une plus grande mobilité et d’une meilleure interopérabilité entre les applications.

Lire le mémoire complet ==> (Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?)
Mémoire pour obtenir le Titre professionnel “Chef de projet en ingénierie documentaire” INTD
Conservatoire National Des Arts Et Métiers Institut National Des Techniques De La Documentation
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18 Les logiciels de gestion d’archives, site des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logiciels/ consulté le 10.08.2010