B. Une optimisation du processus de prévision des ventes à l’aide d’un système d’information adapté
1. Optimisation du process de prévision des ventes
Les prévisions de ventes doivent faire l’objet d’un audit interne au sein des entreprises afin d’aboutir à une amélioration continue du process d’élaboration des prévisions pour améliorer leur qualité et ainsi optimiser les ressources de l’entreprise.
Ainsi, par exemple, à la suite d’un audit de sa supply chain en 2007, le groupe Mayoly Spindler commercialisant la marque dermo-cosmétique Topicrem, a identifié les axes de progrès et les potentiels d’amélioration à travers l’élaboration d’un plan de progrès à 3 ans. Trois objectifs majeurs ont été mis en avant dans le plan de progrès dont notamment la fiabilisation de l’input majeur de la chaîne : les prévisions.
Cette fiabilisation des prévisions impliquait la mise en place du S&OP système à travers une supply chain intégrée ce qui a été rendu possible grâce à l’implémentation d’un nouveau logiciel : n.SKEP. Voici les principales avancées apportées par cette fiabilisation des prévisions de vente.
Source interne, Mayoly Spindler, 2010
Cette nécessité d’améliorer le process des prévisions de vente est rendue possible grâce à l’adaptation du système d’information en interne afin de correspondre au nouveau besoin de l’entreprise en terme de prévisions de vente
2. Un système d’information adapté au process d’élaboration des prévisions
Dans son ouvrage « strategic business forecasting », Shim (2000) explique l’incroyable sophistication des méthodes et des logiciels de prévisions de ventes qui devrait être utile pour fiabiliser les provisions»72.
Ainsi, afin de permettre, comme nous l’avons préconisé, un niveau de collaboration adapté en interne mais également en externe, les systèmes d’information et progiciels utilisés pour l’élaboration des prévisions doivent correspondre aux besoins des producteurs et des distributeurs lors de l’élaboration de leurs prévisions de ventes.
Ces échanges d’information qui sont aujourd’hui la clé d’une optimisation de la gestion des approvisionnements ne sont pas envisageables sans le support informatique qui rend possible cette communication.
Par conséquent, il est essentiel que les entreprises de cosmétiques élaborent leurs prévisions de vente à l’aide de progiciels adaptés en fonction de leurs besoins ad hoc. L’implémentation d’un nouveau logiciel passe tout d’abord par un audit interne des process d’amélioration concernant les prévisions de vente afin d’accroître leur qualité ce qui débouchera vers l’implémentation d’un logiciel plus adapté, ayant des fonctionnalités en phase avec les nouveaux besoins de l’entreprise en terme de prévisions de ventes.
Comme expliqué précédemment dans cette étude, de nombreux logiciels de prévisions de vente existent sur le marché mais le plus important est de choisir ce logiciel selon les besoins de l’entreprise afin qu’il optimise le processus d’élaboration des prévisions de vente et constitue un réel outil d’aide à la décision pour l’élaboration des prévisions.
Toutefois, il est à noter que l’ensemble des logiciels existant sur le marché ne sont que des outils d’aide à la décision pour les prévisionnistes dont finalement, l’appréciation personnelle acquise par l’expérience et le partage d’information prendra le dessus pour les ajustements finaux.
A titre d’exemple, nous pouvons citer les laboratoires Expanscience qui commercialisent notamment la marque de cosmétiques Mustela et affiche un chiffre d’affaires de 185 millions d’euros en 2005. Ils ont choisi d’implémenter le logiciel TXTe- solutions pour supporter la mise en place du processus S&OP, arriver à mettre en place une Gestion partagée des approvisionnements et développer une plate-forme collaborative fournisseurs.
Le plan de déploiement du nouveau logiciel s’étendra sur deux ans, il est composé de sept étapes listées dans le schéma ci-dessous.
Planning prévisionnel de déploiement sur 2 ans des solutions TXT
Source : http://www.supplychainmagazine.fr/TOUTE-INFO/Archives/SCM006/Experience-Expanscience-6.pdf
En 2007, les logiciels de TXT e-solutions serviront également à la gestion des stocks des filiales commerciales. Testée par la filiale espagnole, cette application a contribué à réduire de moitié les stocks en un an seulement. Autre projet, Expanscience envisage d’étendre la plate-forme à ses fournisseurs via le web. Cela devrait réduire les délais d’approvisionnement de trois mois actuellement à quelques jours seulement grâce aux prévisions.
Le retour sur investissement de ce logiciel est fixé à 40 mois.
« Nous avons retenu ces logiciels car nous voulions quelque chose d’homogène qui couvre les différentes étapes de la chaîne logistique, précise Laurent Bonningue, chargé d’études logistiques et SI chez Expanscience. Et surtout, nous voulions quelque chose de simple à mettre en œuvre, qui évolue facilement et qui conserve l’interface Excel à laquelle nos utilisateurs sont habitués. »
Le logiciel intègre des fonctionnalités décisionnelles, il est utile pour planifier la production en fonction des demandes et permet de faire collaborer l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus de prévision.
De même, la société cosmétique suédoise Oriflame a choisi en 2007 les solutions TXT73 pour fiabiliser ses prévisions et piloter ses promotions. TXT Demand Forecasting devrait permettre de réaliser des prévisions statistiques sur l’ensemble du catalogue à partir des historiques de ventes, puis de les mettre à disposition des personnes idoines dans les filiales.
De plus, si le progiciel est adapté aux besoins, il permet de constituer une réelle aide à la décision pour les entreprises là où le tableur Excel montre très vite ses limites.
C. Des indicateurs de performance capables de challenger les prévisions de ventes
Enfin, pour optimiser stratégiquement les prévisions de vente, il est essentiel de mesurer leur fiabilité et de challenger leur qualité.
A titre d’exemple, la fiabilisation des prévisions de vente au sein du groupe Mayoly Spindler s’est traduite par la mise en place d’une analyse mensuelle des prévisions et ruptures de tendance avec plusieurs indicateurs de fiabilité (acteur, article, famille…) alors qu’auparavant il n’y avait pas de challenge des prévisions ou de mesure de la qualité de celles-ci.
Cela a permis de les fiabiliser de manière significative avec une qualité de prévision sur le top 30 familles produit passée de 75% à 82% en 6 mois pour atteindre les 90% en 1 an.
De surcroît, des indicateurs de fiabilité des prévisions de vente comme le forecast accuracy ou le forecast bias peuvent être utilisés dans le calcul de la partie variable des salaires et primes de fin d’année afin d’améliorer leur qualité.
Des concours internes peuvent également être mis en place comme au sein de l’affaire L’Oréal Paris qui visent à challenger les directeurs d’enseigne sur leurs prévisions de standard notamment.
Challenger les écarts de prévisions auprès des prévisionnistes et récompenser les améliorations de leur qualité permet d’optimiser leur fiabilité.
Conclusion
Le difficile contexte économique actuel et l’intensité de la concurrence ont eu un impact important sur la fonction de prévision des ventes au sein des entreprises de cosmétiques. Ces dernières ont ressenti le besoin de se rapprocher au plus près de la demande des consommateurs, plus incertaine et sensible aux prix, afin de maintenir leur part de marché et faire face à la crise.
Par conséquent, les ventes ont été plus difficiles à prévoir mais la fiabilité des prévisions s’est avérée essentielle pour optimiser les ressources, gérer les stocks de façon optimale et augmenter le taux de service en magasins. Cette amélioration de la qualité des prévisions de vente s’est traduite, en pratique, par une optimisation de leur processus d’élaboration et l’accès, pour cette fonction, à une place stratégique au sein des entreprises de cosmétiques.
L’optimisation stratégique des prévisions de vente de produits cosmétiques s’avère désormais incontournable et se mettra en place grâce, tout d’abord, à l’adoption de processus collaboratifs tant internes qu’externes avec, entre autre, le développement du process S&OP mobilisant les départements marketing, commercial, financier et logistique pour l’élaboration des prévisions, grâce ensuite au partage d’information avec les partenaires commerciaux extérieurs. Ces échanges d’informations stratégiques pouvant aller des stocks entrepôt (GPA), aux écoulements jusqu’à l’élaboration commune du PIC (CPFR) permettra de réduire l’effet coup de fouet (bullwhip effect) et ainsi d’améliorer la gestion des approvisionnements dans son ensemble.
En outre, il est essentiel que le processus d’élaboration des prévisions de ventes soit optimisé et amélioré au cours du temps à l’aide d’audits internes des entreprises. Le système d’information utilisé doit, quant à lui, être adapté aux besoins des entreprises en constantes évolutions et constituer une réelle aide à la décision pour l’élaboration des prévisions et la coordination aussi bien interne qu’externe des acteurs.
Enfin, des indicateurs de fiabilité des prévisions capables de les challenger doivent être mis en place en analysant les sorties de caisse des magasins et donc se situant plus près du terrain. Les acteurs élaborant ces prévisions de ventes de produits cosmétiques doivent être motivés notamment par des concours et primes pour les fiabiliser au maximum et apporter plus de flexibilité et de réactivité tout au long de la chaîne logistique.
72 Shim J.K., Strategic business forecasting, Boca Raton, St Lucie Press, 2000, p. 265
73 http://www.strategielogistique.com/oriflame-se-refait-une-beaute-avec,906
Mais, il est essentiel de respecter un certain équilibre concernant les influences et intérêts parfois divergents de chaque acteur contribuant à l’élaboration des prévisions car, sur le long terme, la préoccupation majeure de la direction générale sera toujours d’assurer l’évolution pérenne et la prospérité de l’entreprise.
