Mise en place du site web du cabinet d’expertise comptable
Deuxième partie :
Mise en place du site dynamique du cabinet d’expertise comptable
La deuxième partie de ce mémoire est réservée à la description d’une démarche pratique du projet consistant en le développement d’un site Web dynamique pour le cabinet.
Dans un premier chapitre nous allons décrire les étapes de déroulement de ce projet et de mise en place du site Web.
Dans le deuxième chapitre nous traitons des contraintes que peut rencontrer le professionnel dans la mise en place de ce projet.
Chapitre Premier :
Etapes de mise en place et déroulement du projet du site web dynamique du cabinet
Le développement d’un site Web dynamique est un projet à exécution progressive. Nous pouvons recenser trois phases principales.
La première est une phase de préparation ou phase d’avant projet (Section 1), la deuxième phase est la phase de conception proprement dite (Section 2). La troisième phase est celle du lancement du projet et des travaux de maintenance. (Section 3)
Section 1 :
Phase d’avant-projet
La phase d’avant projet est une phase stratégique au cours de laquelle sont définies les lignes principales du projet (les objectifs et cibles du site), les professionnels (informatiques ou autres) ainsi que la détermination du rôle que peuvent jouer les compétences internes du cabinet.
Sous section 1 :
Définition du projet
Le Site Web dynamique du cabinet, appelé par certains le « cabinet virtuel », est un cabinet d’expertise comptable qui a pour objectif:59
- D’optimiser le potentiel du cabinet d’expertise comptable en proposant à ses membres des outils qui leur permettent de travailler plus efficacement;
- De proposer aux clients du cabinet comptable une meilleure réactivité et donc d’accroître la satisfaction du client envers son expert-comptable.
Le client aura notamment l’accès à des bases de données, à sa comptabilité à distance, à l’actualité juridique et économique… L’expert-comptable et ses collaborateurs, de leur part, pourront répondre plus rapidement aux demandes des clients.
Le «cabinet virtuel» n’a pas pour objectif de faire disparaître physiquement les cabinets d’expertise comptable mais d’aider l’expert-comptable dans son travail quotidien.
Ce cabinet d’expertise comptable permettra entre autres :
- De minimiser les déplacements;
- D’assurer une meilleure maîtrise du temps;
- De favoriser l’externalisation de la saisie;
- De concentrer l’expert-comptable sur des tâches à forte valeur ajoutée et donc d’optimiser le potentiel du cabinet.
Le client y trouvera lui aussi ses intérêts. Il pourra, entre autres, contacter son expert-comptable à distance sans avoir à se déplacer, obtenir des informations à tout moment de n’importe où…
Avant d’entamer le développement du site, une étude stratégique devrait être faite pour tracer les traits du projet. La détermination des cibles et objectifs du site est une étape qui devrait être soigneusement préparée.
§1: Présentation générale du projet
1. Origine du cabinet comptable virtuel:
De nombreuses sociétés proposent actuellement à leurs clients des magasins virtuels. Le client internaute peut ainsi aller sur le site du magasin, sans avoir à s’y rendre physiquement, pour y faire ses courses, acheter un matériel informatique, réserver des voyages…
Dans ce même ordre d’idées, les professionnels comptables ont estimé qu’il peut être intéressant de mettre en place un exemple de cabinet d’expertise comptable ‘virtuel’. Ceci conduit à réfléchir : 60
- A la faisabilité du projet et les chances de sa réussite dans l’environnement dans lequel opère l’expert comptable et ses clients;
- Aux contraintes liées au développement d’un tel projet;
- A la conception du site;
- Aux conséquences et intérêts de ce projet sur le métier d’expert-comptable.
La définition des objectifs du site et du public cible sont deux éléments importants à aborder lors de la réflexion. Un site est visité s’il répond à un besoin du public visé et s’il offre un confort minimal de consultation (clarté, chargement rapide, simplicité, compatibilité avec les configurations logicielles et matérielles…)
Ce projet devient davantage plus intéressant lorsque le site du cabinet comptable se transforme en un portail aussi bien pour les collaborateurs que pour les clients.
2. Définition du Portail 61
« Un portail est un site Internet qui agrège différents contenus dans le but de satisfaire tous les besoins en information et en services.
Le principe d’un portail repose en premier lieu sur la personnalisation de son interface au choix de l’utilisateur mais aussi sur sa capacité à intégrer une information riche »62
Pour les collaborateurs, le portail Internet devrait intégrer des informations internes (réunions, agenda, discussions de dossiers, notes de frais, absences…) ainsi que des informations externes (cours boursiers, taux de change, taux moyen monétaire du marché…)
Pour les clients, le portail du cabinet d’expertise comptable peut intégrer des informations en provenance d’Internet (c’est l’activité d’infomédiaire du portail c’est à dire la collecte de l’information pour sa diffusion à des personnes bien déterminées), il doit aussi contenir des informations provenant du cabinet d’expertise comptable (base de données des textes juridiques et fiscaux, sommaire de l’actualité juridique et économique, le dossier du client…)
3. Enjeu du portail
Pour comprendre l’enjeu du portail, il y a lieu de comparer l’état du trafic des anciens moteurs de recherches comme Yahoo et Excite et ces mêmes moteurs lorsqu’ils se sont transformés en des portails.
En effet, devenir portail ou même page d’accueil favorite, augmente d’une manière importante les visites des internautes au site puisque à chaque connexion, l’internaute est connecté automatiquement au site.
Le site est plus visité lorsqu’il répond à des besoins bien déterminés et lorsque le visiteur trouve plus facilement les différentes informations qu’il cherche sans avoir à consulter plusieurs sites pour les trouver.
En effet, un chef d’entreprise préfèrerait visiter le site du cabinet comptable pour connaître les cours de change et les cours boursiers, au lieu de se connecter aux sites de la banque centrale (pour connaître les cours de change) puis au site de la bourse des valeurs mobilières (pour prendre connaissance des cours boursiers du jour).
L’enjeu pour le cabinet d’expertise comptable consiste bien à apparaître comme le fournisseur de l’ensemble des services juridiques, comptables et économiques à travers son propre site.
Certaines sociétés proposent la mise à la disposition d’une base d’informations juridiques. Certaines autres, comme nous l’avons vu, proposent la comptabilité ou la paie par le biais des applications hébergées sur leur propre serveur ou sur le serveur de l’expert comptable (pour ses clients).
Par exemple, Sage France63 déclarait en juillet 2000 : «Nous nous adressons aux très petites entreprises (TPE) qui ne sont pas équipées de logiciel de gestion et qui envoient leur comptabilité et leur paie chez les experts comptables.
Nous allons leur proposer des écrans de saisie hébergés sur le site Internet de l’expert comptable. Celui-ci n’aura plus qu’à les valider. Les TPE auront ainsi une visibilité plus régulière de leur situation financière. »64
La notion de portail peut ainsi constituer une réelle opportunité pour les experts comptables et surtout pour ceux qui ne possèdent que des sites vitrines.
Dans la suite et pour ce qui est de notre projet, nous nous limitons au site dynamique dans sa forme simple.
§2: Les cibles et objectifs du projet
Les cibles du projet sont les personnes auxquelles le site est destiné. Ils peuvent être internes ou externes.
Les acteurs économiques ciblés sont :
- les clients du cabinet;
- les collaborateurs du cabinet;
- les experts comptables et les commissaires aux comptes;
- les clients potentiels;
- les étudiants et chercheurs;
- les partenaires du cabinet d’expertise comptable (correspondants, membre du réseau);
- les nouveaux visiteurs désirant connaître le cabinet. Les objectifs du site:65
Nous avons pu voir dans la première partie qu’Internet permet :
- D’optimiser le potentiel du cabinet (gain de temps, accroissement de l’efficacité dans le travail etc.);
- De réduire certains coûts (téléphone, poste, fax, frais de déplacements etc.);
- De développer de nouvelles missions;
- D’attirer de nouveaux clients;
- Et d’une manière générale, donner une nouvelle dimension au cabinet. La mise en place pratique du cabinet comptable « virtuel » répond exactement à ces objectifs.
Pour les clients du cabinet, l’objectif est :
- de satisfaire le client;
- de lui fournir de nouveaux outils de travail qui lui feront gagner du temps, et lui procureront une meilleure efficacité dans la prise de ses décisions.
La relation de travail entre le client et l’expert comptable sera facilitée. En effet, tous les outils proposés et développés dans la première partie du mémoire pourront être étendus et appliqués au sein des entreprises clientes avec la collaboration de l’expert-comptable.
60 www.france.internet.com « Un portail à la disposition des experts comptables », [s.é], visité le 23 décembre 2000
61 Mediapps, Les portails d’entreprise, Livre blanc Edition 2001, page 32
63 Editeur de progiciel de gestion ayant la marque commerciale SAARI
64 Décision micro et réseau, juillet 2000, page 46
65 Christian BARBARIT, Philippe COLONGO, Philippe GERMARK, Maik MERCURI, « Créer une boutique sur Internet : exemples de solutions pour petites entreprises », Les universités de l’été de l’OEC français, Septembre 2000, Conférence n° 24
Pour les groupes et leurs filiales : cela peut permettre, lorsque certains travaux se font via le site Web dynamique du cabinet, notamment :
- l’accès à des bases de données communes;
- l’accès à la comptabilité à distance. Cela peut être intéressant pour un groupe qui a de nombreuses filiales en Tunisie ou à l’étranger.
Le Directeur Financier du groupe peut ainsi gagner du temps lors de la remontée des informations comptables et financières (pour la consolidation) mais aussi contrôler à distance le travail effectué dans les filiales.
Pour les visiteurs du site, l’objectif est de les fidéliser pour les rendre des diffuseurs de l’existence du site ce qui permet de faire connaître le cabinet comptable davantage à plus de clients potentiels.66
Une fois les cibles et objectifs du site déterminés, l’expert comptable devrait procéder à la recherche des différents professionnels lui permettant de réaliser techniquement le projet (développement des logiciels…).
Ce travail est d’une importance capitale parce qu’il s’agit de la recherche d’un partenaire avec qui la relation est durable (développement, test et maintenance).
