Les services de l’Internet : e-Mail, Intranet et Extranet

By 27 September 2012

§ 3 : Les services de l’Internet

La multiplicité des services offerts est un élément qui a concouru à l’expansion de l’utilisation de l’Internet dans le monde. Il est toujours utile de rappeler ces services même succinctement ce qui permettra aux lecteurs de ce travail et notamment les experts comptables hésitants, de franchir le cap et de se lancer dans l’utilisation de cette technologie. Certains experts comptables tunisiens tardent encore à se lancer dans l’utilisation de l’Internet par manque d’information sur les possibilités de ce dernier.

Dans ce qui suit, nous allons nous limiter aux principaux services offerts :

1) Le courrier électronique (e-mail)

Le courrier électronique est le service le plus utilisé (en nombre de connexion par jour) sur Internet : nous pouvons transmettre un message écrit en quelques secondes à un interlocuteur situé à plusieurs milliers de kilomètres. Avec un plus grand débit de données, nous pouvons transmettre du son et de la vidéo en temps réel ce qui facilitera les réunions entre les experts comptables, leurs collaborateurs et leurs clients.

Chaque utilisateur d’Internet peut posséder une adresse électronique qui lui est propre. L’intérêt est de pouvoir ainsi bénéficier de l’effet désynchronisation-resynchronisation de la communication avec son interlocuteur. Le cabinet comptable et ses clients ou ses collaborateurs n’ont désormais plus l’obligation d’être en vis à vis, en temps réel pour s’échanger des données (désynchronisation). Ils peuvent user des télétransmissions de données sans que l’ordinateur de réception ne soit disponible. Ceci est d’un grand intérêt car peu de systèmes informatiques, hormis ceux des grandes entreprises, restent en veille d’attente d’informations. Pour ce qui est des données partantes du cabinet d’expertise comptable vers des collaborateurs mobiles, le service mail offre la garantie de pouvoir les joindre en différé (resynchronisation). Ainsi, la destination est rattachée à une personne et non plus à un lieu d’arrivée11. La différence est de taille lorsque les collaborateurs du cabinet comptable sont en déplacement.

Le tableau ci-dessous compare la messagerie électronique à ses deux concurrents classiques que sont la poste et la télécopie (Fax) :

Critère Poste Télécopie E-mail
Vitesse Lent à très lent Assez rapide si document de petite taille Quasi instantanée
Couverture Maximale Large Large
Sécurité Moyenne Moyenne Faible (sauf cryptage)
Qualité Haute Moyenne Haute
Ressaisie Nécessaire Nécessaire Inutile
Preuve juridique Oui Non (sauf exception) Non (sauf exception ou authentification)

2) Les forums électroniques

Le développement des messageries a permis de créer des centres virtuels de discussion entre spécialistes classés par centre d’intérêt d’une part et les internautes intéressés par un sujet donné d’autre part. Il suffit de s’inscrire dans une liste pour recevoir tous les messages concernant un thème particulier. Ces groupes couvrent les domaines les plus vastes : culture, science, politique, informatique, loisir, religion ou par domaine d’activité (comptabilité, juridique…) et chacun peut trouver un contact pour échanger des idées sur un thème particulier. Ces forums fonctionnent sur le mode consultations- contributions mais ne sont pas interactifs au sens strict du terme dans la mesure où il est impossible de pratiquer un dialogue en temps réel avec un autre interlocuteur du forum.

3) Le transfert des fichiers (FTP)

C’est le module de téléchargement d’Internet, qui permet de transférer sur son micro-ordinateur la copie d’un fichier existant. Pour rechercher des fichiers, il faut se connecter à un site, identifié en général par le préfixe « ftp » au moyen d’un moteur de recherche, qui offre en outre la possibilité de connaître sur quel serveur se trouve un fichier.

Une multitude de sites proposent de télécharger des logiciels, soit complètement gratuits (freeware), soit pour une évaluation avant d’en acquérir les droits moyennant le paiement d’une somme souvent symbolique, ne servant qu’à dédommager l’auteur du logiciel de ses frais de diffusion (shareware).

4) Le World Wide Web (www)

L’invention du Web constitue un événement majeur dans l’histoire de l’Internet car il est l’élément déterminant qui a permis de rendre le réseau accessible à un plus large public. Créé par le CERN (Centre Européen de Recherches Nucléaires) en 1989, le www ou World Wide Web permet d’accéder à une grande masse de documents à l’aide d’un logiciel de navigation. Nous pouvons, en outre, rapatrier des articles pour les retravailler avec un logiciel de traitement de texte sur son ordinateur. On comprend ainsi l’intérêt que cela présente pour toute personne ayant besoin d’informations spécifiques.

Beaucoup entrevoient ce support comme un moyen de publicité. En effet, pour des sommes modestes, en comparaison de celles qui sont pratiquées par les autres médias, à durée de vie très limitée (magazines, journaux, radio, télévision), le coût de réalisation et de gestion d’un site Web n’est pas proportionnel au nombre de fois (ou de jours) où il sera diffusé. Ainsi, même les petites structures (comme la plupart des cabinets d’expertise comptable tunisiens) peuvent être présentes sur le Web.

5) La visioconférence

La visioconférence est la technologie qui permet à plusieurs personnes distantes géographiquement de se regrouper dans un lieu virtuel matérialisé par leurs écrans afin de converser comme si elles étaient dans un même lieu bien réel.

Un logiciel fourni avec le matériel de visioconférence, permet le transfert de fichiers et le partage d’applications et de données sur un espace de l’écran commun aux différents interlocuteurs, mis à jour en temps réel. Ainsi l’Expert Comptable et son client vont pouvoir travailler ensemble à distance sur la préparation d’un budget d’exploitation par exemple.12

Pour les entreprises, la visioconférence permet des économies substantielles en termes de moyens logistiques: gain de temps, économie de frais de déplacements…

La visioconférence n’est pas une application spécifique à Internet mais on peut penser qu’à terme, celui-ci deviendra un vecteur privilégié pour ce genre de services. En effet, l’infrastructure et la couverture mondiale d’Internet en font un outil très efficace et à bon marché pour communiquer sur de longues distances.

§ 4 : Les notions dérivées à l’Internet: Intranet, Extranet

La technologie Internet ouverte au grand public a donné naissance à deux dérivés principaux utilisant quasiment les mêmes moyens. Il s’agit de l‘Intranet et de l’Extranet. Ces deux technologies sont utilisées à titre professionnel vu leurs caractéristiques réciproques comme il sera exposé ci-après.

1. Intranet, le web du cabinet

Il n’y a pas de définition officielle du terme Intranet. Certains le définissent comme l’utilisation des technologies de l’Internet sur un réseau privé. Un Intranet est généralement construit à partir d’une variété de technologies communément exploitées sur Internet et le World Wide Web, en particulier navigateurs, serveurs, coupe-feu et systèmes de protection par mot de passe. 13

Entre Internet et Intranet, la différence est donc une question :
– d’échelle (Mondiale pour Internet et généralement locale pour lntranet);
– d’utilisation (publique pour lnternet, privée pour Intranet).

L’installation d’un Intranet se résume en fait à très peu de choses, surtout si l’on dispose déjà d’un réseau local reliant tous les postes de travail. Il suffit, généralement, d’y relier un ordinateur supplémentaire nommé symboliquement « serveur Intranet », parfois même, un serveur existant suffira pour recevoir les logiciels serveurs Intranet et l’on pourra passer à l’Intranet sans aucune modification matérielle des équipements informatiques.

Le partage d’une base de données est une application privilégiée dans un projet Intranet. En effet, tous les collaborateurs peuvent mettre en ligne tous les documents désirés (notes, rapports, études, projets, etc.). Mais plus largement, l’Intranet a pour but de faciliter notamment :
• Le stockage des documents, grâce à l’utilisation de supports de grande capacité;
• L’indexation des documents qui peuvent alors supporter plusieurs critères de classement;
• La consultation des documents rendue plus aisée et surtout plus rapide;
• La communication des documents aux différents utilisateurs.

L’introduction dans un cabinet d’expertise comptable d’un tel système, constitue, à notre avis, l’ossature principale de son organisation. L’lntranet permet certes d’améliorer et d’optimiser de nombreuses fonctions au sein du cabinet, mais il permet aussi d’ouvrir le système d’information. En tant qu’entreprise ouverte, le cabinet d’expertise comptable d’aujourd’hui a besoin de communiquer et d’échanger des informations tant avec ses collaborateurs qui travaillent souvent hors du cabinet, chez les clients et parfois chez eux, qu’avec des partenaires privilégiés (clients, banques, administrations publiques…).

Dans les deux cas, L’lntranet permettra cette ouverture. La liaison à distance pourra se faire par l’Internet dans le cadre de l’utilisation d’un Extranet.

2. Extranet, la solution pour les échanges de données internalisées

Un Extranet est une déclinaison de l’Internet, permettant de mettre en place une architecture de communication sécurisée, évolutive et économique entre le cabinet comptable et des utilisateurs externes (partenaires) pour leur fournir des services en ligne. Pour simplifier, on peut assimiler un Extranet à un Intranet étendu.14

L’Extranet, est la partie de l’Intranet ouverte aux seuls partenaires privilégiés.

Un Extranet peut être réalisé d’une façon relativement simple par l’adjonction d’un routeur servant de passerelle entre le réseau interne du cabinet comptable et l’Internet. Il sera néanmoins judicieux d’envisager la mise en place d’un « pare feu »15 entre le réseau interne et le routeur afin de minimiser les risques d’accès non autorisés à l’Intranet et aux données du cabinet. Ces aspects seront traités dans la deuxième partie du mémoire.

Cette ouverture se caractérise par une plus grande réactivité, mise au service du client. Le cabinet comptable n’est plus limité à l’espace existant entre ses murs, c’est un cabinet dit virtuel. Nous présenterons dans le deuxième chapitre de cette première partie du mémoire les avantages que pourront tirer les cabinets dans la mise en place d’une telle architecture, notamment, en proposant des services en ligne à leurs clients, et en intégrant le travail à distance dans leur organisation.

Lire le mémoire complet ==> (L’internet au service de l’expert-comptable : le site web dynamique du cabinet)
Mémoire en vue de l’obtention du diplôme d’expertise comptable – Commission d’Expertise Comptable
Université DE SFAX – Faculté des Sciences Economiques et de Gestion

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10 www.ati.tn/internet/index.htm , « Internet en Tunisie : statistiques », Agence Tunisienne de l’Internet, visité le 25 septembre 2003
11 Patrick GENEIX, Le Cabinet d’expertise comptable de l’an 2000 : Nouvelles technologies d’information et de communication – Enjeux et conséquences pour les experts comptables, Mémoire d’expertise comptable, France, page 32
12 Patrick GENEIX, NTIC : Enjeux et conséquences pour les experts comptables Mémoire d’expertise comptable, France, mai 1998 page 39
13 FramFab (2000), Intranet, Livre blanc, Edition 2000, France, page 42
14 www.aicpa.org/members/div/infotech/news/nov97/toptech.htm, “Internet, Intranets, Extranet, and private Networks”, Top the AICPA’s Top Technologies List for 1998, Octobre 2000
15 Système de protection des réseaux lors de la connexion sur Internet