Conception du projet : site web dynamique du cabinet comptable

By 28 September 2012

La conception du projet – Section 2 :

La conception du projet est précédée par une description, aussi détaillée que possible, faite par l’expert comptable, du site qu’il désire développer. Il s’agit de définir le menu, les sous menus, la charte graphique, choisir le nom de domaine, déterminer les différents niveaux du site…

Sous Section 1 : Les règles de présentation

Un travail important sur l’ergonomie, l’arborescence et l’organisation des informations, souvent sous- estimé, doit permettre une consultation aussi conviviale et aisée que possible. De nombreux sites mal conçus rendent l’information difficile à trouver ou perdent l’utilisateur dans leur arborescence. Cette dernière sera élaborée en prévoyant l’évolution du site. Certains éléments peuvent pallier ces difficultés :72
– Une rubrique “plan du site”, pour des sites très denses, aidera l’utilisateur à s’y retrouver dans l’organisation des informations;
– Un moteur de recherche interne au site est appréciable;
– Une rubrique “nouveautés” ou “actualités” permet de se tenir informé des nouveaux documents en ligne sans avoir à passer en revue les autres rubriques;
– Un lien vers le sommaire présent sur chaque page constitue un élément de confort supplémentaire.

Rechercher la simplicité

On portera une attention particulière à la lisibilité des pages, à leur clarté et à la facilité de navigation sur le site. L’attrait graphique et le multimédia ne doivent pas handicaper l’accès à l’information. Pour être lues à l’écran, les pages doivent notamment respecter les règles suivantes:
• écrire des paragraphes bien séparés et des textes courts;
• prévoir des synthèses pour les textes longs ou des systèmes de téléchargement dans d’autres formats (PDF par exemple);
• établir des liens internes aux textes pour faciliter la lecture et la consultation du document. Pour assurer une identité visuelle au contenu du site, on veillera à unifier le graphisme des pages. Faciliter la prise de contact

La mention sur le site des coordonnées du cabinet, notamment l’adresse de courrier électronique, facilite la prise de contact. Cette information, accompagnée éventuellement d’autres indications, peut apparaître sur la page d’ouverture, mais également sur toutes les autres pages : ainsi les documents en garderont la trace à l’impression.

Le choix du nom de domaine

Le choix du nom de domaine73 est une décision stratégique qui devrait être soigneusement réfléchie. Le nom de domaine doit avoir les caractéristiques suivantes :
– ne pas être long pour être saisi sans faute, retenu facilement, épeler par téléphone facilement…
– il serait intéressant qu’il reflète l’activité du cabinet;
– il doit figurer sur les cartes visites, papier à entête et autres documents émis par le cabinet;
– l’extension choisie devrait être point com. Il vaut mieux ne pas utiliser l’extension point tn sauf si le cabinet comptable désire limiter son activité sur le territoire tunisien.

Sous Section 2 : Menus proposés aux utilisateurs

Si nous considérons que le fait de disposer d’un site Internet n’est pas une forme de publicité interdite par l’ordre des experts comptables de Tunisie, le site peut avoir l’architecture suivante :

1. Le premier niveau 74

Il est accessible par la saisie de l’adresse du site dans la barre d’adresse du navigateur utilisé par l’internaute. Ce premier niveau renfermera les rubriques suivantes :
– Une présentation du cabinet et de son historique;
– Les coordonnées du cabinet comptable et un plan d’accès;
– Une présentation de l’équipe du cabinet d’expertise comptable avec les adresses e-mail de chacun d’eux;
– Une présentation des missions que le cabinet d’expertise comptable réalise ainsi que ses références pour chaque type de mission;
– Un renvoi vers des sites pouvant intéresser les experts-comptables (sites juridiques et économiques, site de l’Ordre des experts-comptables…);
– Une rubrique “offres et demandes d’emplois” pour les comptables. Le but est d’attirer les futurs professionnels de la comptabilité et les cabinets ou sociétés qui recrutent;
– Le ou les thèmes d’actualité : cette partie peut informer les visiteurs du site des actions de formation que le cabinet comptable organise;
– Les publications : il s’agit de diverses publications réalisées par des professionnels ou par des chercheurs. Les thèmes ne sont pas obligatoirement des thèmes d’actualité.

2. Le deuxième niveau75

Il est accessible par un mot de passe communiqué suite à une demande adressée par un visiteur du site. Le mot de passe est unique pour tous les visiteurs.

Cette partie permet aux nouveaux visiteurs de découvrir certains services comme s’ils étaient des clients du cabinet.

L’avantage de ce niveau c’est la création d’un sentiment d’appartenance et d’une faveur que les autres internautes ne possèdent pas. Ceci permet éventuellement d’encourager le visiteur à devenir un client du cabinet.

3. Le troisième niveau 76

Le troisième niveau est accessible par mot de passe. Il permet aux collaborateurs l’accès à l’Intranet du cabinet. Pour les clients ce niveau est accessible par un mot de passe, il est uniquement accessible client par client. Chaque client aura son code d’accès qui lui permettra d’accéder aux informations le concernant.

Accès à l’intranet du cabinet: réservé aux membres du cabinet

Dans un cabinet d’expertise comptable, les associés et les collaborateurs sont très souvent en déplacements. Il est donc difficile de communiquer en temps réel avec l’ensemble du personnel. La mise en place d’un intranet permet de pallier ces difficultés et de développer de nouveaux outils de travail.

Informations sur le cabinet :
– Dates des RDV communs (ex. formations, réunions de travail…);
– Liste des clients du cabinet comptable (adresses, numéros de téléphone, numéros de fax, noms des interlocuteurs);
– Informations diverses sur le cabinet d’expertise comptable ( chiffres du mois, nouveaux clients. ..);
– Planning des collaborateurs et lieux où ils se trouvent;
– Informations sur l’état d’avancement des dossiers (à renseigner par les responsables des dossiers);
– Consultations des synthèses de missions à distance (à mettre en ligne par les responsables des dossiers);
– Questions-réponses: cet outil permet aux collaborateurs, qui ont un doute sur un problème comptable, juridique ou autre, de poser une question aux autres membres du cabinet. Cela constituera rapidement une base de questions-réponses qui sera à leur disposition;
– Les textes légaux mis à jour (codes, lois, décret…);
– Des rapports types, lettres types…
– etc

Informations proposées aux clients :

– Accès à des bases de données spécialisées dans le secteur d’activité du client;
– Accès à la comptabilité du client
— Accès à la comptabilité générale et auxiliaire;
— Accès à des informations flash (ratios financiers: délai de règlements clients et fournisseurs, situation de la trésorerie ..).
– Accès au dossier juridique, aux états financiers, bulletins de paye…

Pour assurer la plus large consultation du site, on veillera à ce qu’il soit accessible à partir des diverses versions des logiciels de navigation. Dans la pratique, il est donc conseillé de tester le site en cours de développement sur différentes tailles d’écrans, différents navigateurs et différents systèmes d’exploitation.

Tous les éléments du langage HTML, par exemple, ne sont lisibles sur les versions antérieures (Netscape ou d’Internet Explorer). Par exemple, Netscape ne gère pas les feuilles de style. Ou encore certains ordinateurs sont munis d’une carte vidéo ne lisant qu’un nombre limité de couleurs ou d’un écran de taille réduite ne permettant pas une consultation conçue pour de grands écrans. Ces différences entre les modes d’accès à Internet appellent davantage de simplicité et de sobriété vis à vis des techniques les plus sophistiquées et au respect des standard existants. Une attention particulière sera portée au poids des images afin de limiter la durée de téléchargement des pages. Dans certains cas, on pourra envisager de créer, parallèlement à la version courante du site, une version sans graphiques ne contenant que les textes.

Lire le mémoire complet ==> (L’internet au service de l’expert-comptable : le site web dynamique du cabinet)
Mémoire en vue de l’obtention du diplôme d’expertise comptable – Commission d’Expertise Comptable
Université DE SFAX – Faculté des Sciences Economiques et de Gestion

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72 www.ifec.fr/default.asp, « Réussir le design du site Web du cabinet », IFEC, 1999, visité le 28 janvier 2001
73 Adresse qui sera saisie par l’internaute pour accéder au site du cabinet
74 Charte déontologique de l’OEC Français en annexe pour un contenu détaillé de ce niveau
75 Charte déontologique de l’OEC Français en annexe pour un contenu détaillé de ce niveau
76 Ibid