Politique qualité du cabinet, modèles professionnels comptables

By 11 August 2012

Le Processus de Production de la Qualité Dans les Missions d’Assistance Comptable – Deuxième Partie :

Même en dehors du désir d’être certifié selon les normes de l’ISO, le professionnel comptable est obligé de mener une démarche de gestion qualité pour garantir la pérennité de son cabinet.

La gestion de la qualité est définie ainsi : « c’est l’ensemble des activités qui concourent à l’obtention de la qualité dans un cadre de production de biens ou de services»81.

La même source ajoute que la gestion de la qualité « est aussi un moyen que se donnent certaines entreprises, dans des buts divers telles que la conformité aux standards du marché (certification selon la famille de normes ISO 9000), la recherche de l’efficience (amélioration continue) ou encore pour assurer leur pérennité en s’assurant de la satisfaction de leurs différents partenaires ».

Comment peut-on donc, transposer ce concept de gestion de la qualité à la profession comptable dans le cadre d’une mission d’assistance dite encore mission d’examen ?

Ainsi, l’accent sera mis dans cette deuxième partie sur la démarche qui sous-tend la mission d’assistance comptable relevant des bonnes pratiques voire quasiment standardisées.

Chapitre 1 : Politique qualité du cabinet, modèles professionnels

Le présent chapitre est essentiellement orienté vers les aspects opérationnels et les conditions de mise en place d’une politique et de l’adoption d’un modèle professionnel permettant d’obtenir la maîtrise de la qualité par les professionnels comptables dans la réalisation de leurs travaux et plus spécifiquement dans les travaux d’assistance comptable.

Section 1 : Politique qualité du cabinet

Le professionnel comptable a une vocation générale par sa formation et son expérience à intervenir sur les fonctions administratives, financières et comptables dans les entreprises. La gestion qualité doit sans doute s’exercer dans les différents domaines d’intervention. Mais il existe normalement une prédominance des missions comptables dans l’activité professionnelle : il s’agit des missions de révision et d’établissement des comptes y compris la tenue et la surveillance des comptabilités.

Dans le cadre de ces missions, la qualité du service rendu est fonction principalement :
– du modèle professionnel comptable choisi dictant les procédures et les conditions de déroulement des missions;
– de la compréhension du besoin, des attentes et des exigences légitimes du client; et
– des procédures d’acceptation des missions et de l’organisation du cadre contractuel.

Sous-section 1 : Modèle professionnel comptable choisi

La lettre comptable n° 3/2006 définit trois stratégies possibles donnant lieu aux trois modèles d’exercice professionnel comptable :

(1) Le modèle du client : c’est un modèle qui consiste à choisir une stratégie fondée sur la logique du client où la qualité est dictée par celui-ci. Dans ce modèle, le professionnel comptable ne dispose pas d’une politique de sélection de sa clientèle et, par conséquent, il va instrumentaliser la qualité dans une logique prioritaire d’accroissement du volume d’activité avec des tarifications non transparentes en rapport avec les exigences du client.

Toutefois, dans ce modèle, les contrôles administratifs constituent une préoccupation principale et le principal outil d’appréciation de l’efficacité. Pour cela, le professionnel comptable va chercher à dédier le relationnel pour la résolution des difficultés et à adopter un profil bas en cas de problème.

(2) Le modèle de responsabilité : c’est un modèle qui consiste à choisir une stratégie fondée sur une logique de responsabilité. Dans ce modèle, la qualité, c’est ce qui satisfait le client sans compromettre le professionnel et engager sa responsabilité. Cela suppose que le professionnel comptable dispose d’une politique de sélection de clientèle visant à éliminer ceux qui n’ont pas d’égard au formalisme ou qui n’acceptent pas les tarifs pratiqués par le cabinet.

Ce type de modèle qui donne la priorité au formalisme et au respect rigoureux des formalités, des normes et des diligences normales s’appuie sur l’hypothèse selon laquelle la conformité aux procédures et la bonne préparation à des conflits éventuels sont des outils principaux d’évaluation de la qualité.

Or, il est impossible de satisfaire un client non rigoureux sans compromette le professionnel comptable et sans risquer d’engager sa responsabilité professionnelle.

(3) Le modèle de professionnalisme : ce modèle consiste à choisir une stratégie fondée sur une logique de professionnalisme relevant d’une vision d’économie de la qualité. La qualité, dans ce modèle, est à la fois l’excellence professionnelle, le moteur de progrès et d’amélioration continue mobilisant tous les acteurs en vue d’avoir des capacités de répondre aux attentes légitimes du client.

Dans ce modèle, le professionnel comptable poursuit une politique fondée sur une forte sélection de clientèle sur la base de critères de qualité, de rentabilité et d’accroissement et d’élargissement des compétences.

Le client est un acteur direct de la qualité, ce qui crée une forte convergence de logiques entre lui et son personnel d’une part, et le professionnel et ses collaborateurs d’autre part. Ces acteurs sont, par conséquent, concernés et mobilisés pour la production de la qualité et l’amélioration continue.

Ce système, qui transforme les erreurs en opportunités et qui intègre la qualité dans les cultures et dans les comportements, constitue un cycle continu d’amélioration de la qualité qui intéresse une certaine catégorie de clientèle même en pratiquant une tarification élevée82.

En revanche, la faible maturité du marché et la faible gouvernance organisationnelle constituent des facteurs hostiles à ce modèle.

Bien entendu, un professionnel peut se placer dans l’une de ces trois logiques de façon principale en fonction de ses valeurs personnelles tout en empruntant des éléments caractéristiques à d’autres logiques selon les circonstances.

Néanmoins, le modèle fondé sur une logique de professionnalisme semble être le mieux à produire de meilleures opportunités, de meilleures performances et, par conséquent, de meilleure qualité comme l’affirment Haddad S., Roberge D., et al (1997), « faire de la qualité une des bases de l’amélioration continue, et la considérer à la fois comme le moteur et le produit du progrès est une perspective particulièrement porteuse»83.

Sous-section 2 : La compréhension du besoin, des attentes et des exigences légitimes du client

La notion de la qualité du service est d’autant plus difficilement appréhendable que la notion de service est abstraite, diffuse et se caractérise par une prestation intangible et souvent hétérogène.

Pour se prémunir contre des prestations de mauvaise qualité, les professionnels comptables essayent de maîtriser leur processus de réalisation. Pour cela, il convient :
– d’une part, de bien appréhender les besoins du client;
– d’autre part, de répondre à ses exigences légitimes tout en attachant la plus grande importance aux aspects périphériques de la prestation tels que les délais, la relation, la communication, la compétence, etc…

§1. La compréhension du besoin et des attentes du client

Chaque type de mission génère chez le client des attentes normales qu’il faut satisfaire. Toutes ces attentes, qui peuvent varier d’une mission à une autre, convergent vers la qualité et le professionnalisme avec lesquels les services sont rendus.

Pour les missions d’assistance comptable, il est important de savoir, tout d’abord, les motifs du client qui ont abouti au choix du cabinet pour identifier par la suite les attentes légitimes que le professionnel comptable est tenu de satisfaire.

On peut résumer ces attentes comme suit84 :
– les éléments éventuels mettant en cause la cohérence et la vraisemblance (ou la régularité et la sincérité) sont identifiés et signalés au client;
– les informations utiles sont présentées au client et commentées de manière à en faciliter la compréhension;
– une veille réglementaire et une alerte contre les risques significatifs en rapport avec la mission.

L’identification de ces attentes dans les missions d’assistance comptable est confirmée par les résultats de l’enquête. En effet, 50% des répondants affirment que la découverte d’insuffisances ou d’erreurs est généralement soulevée par le cabinet d’assistance comptable. De même, 58% des répondants exigent que les informations utiles soient bien expliquées et commentées au client et soient suffisamment claires et appuyées des détails justificatifs. Enfin, la majorité des personnes interrogées affirment que le cabinet d’assistance comptable est le mieux placé à avertir le client contre les risques significatifs et à proposer des mesures correctives85.

§2. La compréhension des exigences légitimes du client

Le marché de la prestation comptable évolue sous l’effet de deux phénomènes :
– une concurrence accrue; et
– une demande importante de la part des clients de travaux de qualité dans les missions d’assistance, avec notamment des interventions adaptées à la taille de l’entreprise, une spécialisation et une compétence des collaborateurs et un développement de l’activité de conseil (fiscal, social, etc…).

Ainsi, les professionnels comptables, au même titre que les entreprises, se lancent dans une démarche de qualité sous la pression de leur environnement afin de satisfaire les exigences de leurs clients, ce qui contribue sans doute à la satisfaction des exigences des normes professionnelles.

Sous-section 3 : Acceptation de la mission et organisation du cadre contractuel

La réponse aux attentes et aux exigences des clients est un processus continu. Il commence par l’acceptation de la mission et se poursuit tout au long de son exécution. En effet, pour réussir ce processus, il faut nécessairement que le cabinet dispose d’une structure bien organisée.

§1. Acceptation de la mission

Aux termes de L’ISA 220, « Il conviendra d’évaluer périodiquement la liste des clients potentiels et celle des clients existants. Avant de décider d’accepter ou de conserver un client, il sera nécessaire d’évaluer l’indépendance du cabinet, sa capacité de satisfaire les demandes du client, ainsi que l’intégrité de la direction de ce dernier ».

En effet, un cabinet doit avoir en place des politiques et des procédures régissant l’acceptation de nouveaux clients et l’évaluation permanente des clients actuels. Avant d’accepter un nouveau client, il faut s’enquérir de son historique et de ses attitudes et de ses valeurs.

A cet effet, le professionnel pourra réunir certaines informations préalables sur86 :
– la manière dont le client s’est adressé au cabinet et les raisons pour lesquelles le client est conduit à recourir ou à changer son assistant comptable;
– sa situation juridique et financière en recueillant les informations auprès des milieux des affaires et bancaires;
– la qualité de la direction;
– la compétence du personnel comptable et financier et le bien-fondé du système comptable et de contrôle interne;
– l’évolution de l’activité de l’entreprise et sa position concurrentielle.

Cette prise de connaissance, qui peut être nuancée en fonction de la taille et de la nature de l’activité de l’entreprise, est complétée par la revue des états financiers et documents fiscaux, sociaux et juridiques du client.

A cet égard, certains facteurs doivent être pris en considération avant l’acceptation d’une nouvelle mission à savoir87 :
– la capacité d’exécuter le travail;
– l’indépendance;
– le risque professionnel;
– la prise de contact avec son prédécesseur le cas échéant.

1. La capacité d’exécuter le travail

Le cabinet doit s’assurer qu’il possède les compétences, l’expérience et l’effectif nécessaires pour exécuter la mission conformément aux normes généralement reconnues, aux règles de déontologie et aux lois applicables à l’entreprise dans les délais impartis.

2. L’indépendance

Les règles de déontologie exigent des professionnels comptables qu’ils demeurent libres de toute influence, de tout intérêt ou de toute relation qui pourrait porter atteinte à leur objectivité ou à leur jugement professionnel. A cet effet, toute relation avec le client qui pourrait indiquer un conflit d’intérêts, doit être évitée.

3. Le risque professionnel

Avant d’accepter une nouvelle mission, il faut apprécier avec soin le risque professionnel potentiel auquel le cabinet pourrait être exposé. Il s’agit notamment du risque de perte, de préjudice, de poursuites ou d’atteinte à l’image. Pour cela, il faut se renseigner suffisamment sur la réputation et l’intégrité de la direction de l’entreprise cliente, la situation financière de l’entité et ses engagements et la situation générale du secteur d’activité.

4. La prise de contact avec son prédécesseur

Les règles de déontologie exigent du professionnel comptable pressenti qu’il se mette en rapport avec son prédécesseur avant d’accepter une mission, et ce, afin de déterminer les facteurs dont il devrait tenir compte avant de prendre sa décision.

Tous ces éléments, qui devront être reconsidérés dans certaines circonstances, ne sont que pour aider le professionnel à prendre une décision éclairée, et le cas échéant, à bien définir le domaine de la mission afin d’envisager les possibilités effectives de sa réalisation avec une bonne qualité. Ceci débouchera sur une convention ou une lettre de mission proposée au client.

§2. L’organisation du cadre contractuel

L’article 7 du code des devoirs professionnels prévoit que «l’expert-comptable et son client définissent par convention ou par lettre de mission leurs obligations réciproques sans déroger à la réglementation en vigueur, aux normes professionnelles, au règlement intérieur et audit code des devoirs professionnels».

Une fois que la proposition de mission d’assistance comptable est acceptée, une convention doit être établie. Les deux parties doivent signer cette convention où sont définies et confirmées les modalités d’exécution de la mission sur lesquelles elles se sont entendues. Cette convention devient alors un document où sont consignées les attentes quant à l’étendue de la mission d’assistance, au rôle de la direction de l’entreprise cliente et aux limitations inhérentes à ladite mission.

Aux termes de l’article 8 du code des devoirs professionnels, la convention ou lettre de mission doit contenir :
– la définition de la mission à accomplir;
– la périodicité ou la durée de la mission et les modalités de fin de mission;
– les conditions générales de collaboration; et
– le montant des honoraires et les modalités de règlement.

1. La définition de la mission à accomplir

La nécessité de définir clairement et par écrit la nature de l’intervention et ses principales modalités doit être considérée comme fondamentale. En effet, la définition de la mission d’assistance comptable doit inclure :
– une description générale de l’objectif, la nature et l’étendue de la mission;
– une mention du fait que la mission sera effectuée conformément aux normes et règles généralement admises;
– une brève explication des travaux à accomplir;
– une description de la nature des travaux particuliers devant être exécutés qui débordent le cadre de la mission d’assistance comptable et qui nécessitent des services de consultation; et
– la forme que doit revêtir le travail demandé.

2. La périodicité ou la durée de la mission et les modalités de fin de mission

Toute convention doit comporter les mentions nécessaires relatives à la périodicité ou à la durée de la mission à savoir :
– une estimation globale du temps nécessaire pour la réalisation des travaux;
– les modalités d’intervention concernant les dates et les délais;
– une déclaration énonçant que les conditions de la mission resteront en vigueur jusqu’à ce qu’elles soient modifiées ou qu’une nouvelle convention soit rédigée.

Néanmoins, la convention doit être mise à jour et reproduite chaque fois qu’une modification importante survient :
– aux conditions de la mission;
– à la composition de la direction générale, du conseil d’administration, des associés ou des actionnaires de l’entreprise cliente;
– à la structure de l’entité, par exemple à la suite d’une acquisition ou restructuration importante.

De même, il est fortement recommandé de mettre à jour la convention, pour les missions renouvelables, à intervalles réguliers.

Les modalités de fin de mission ou de rupture doivent aussi être définies. Il est, en effet, important pour chaque partie de pouvoir mettre fin à la mission sans préjudice pour l’autre partie dès qu’elle estime que la relation n’est plus fructueuse. Le contrat d’assistance étant un contrat fondé sur la confiance, toute perte de confiance, devrait, dans l’intérêt des deux parties, aboutir à la fin de la mission sans pour autant provoquer de litige.

3. Les conditions générales de collaboration

Il appartient au professionnel d’exiger du client la coopération nécessaire pour accomplir sa mission88. A cet effet, il doit envisager d’inclure certaines clauses limitatives de responsabilité telles que :
– un rappel de la responsabilité qui incombe à la direction à l’égard de la préparation des états financiers;
– une description des limitations de l’étendue de la mission;
– une description des limitations de la responsabilité du professionnel comptable en ce qui concerne la découverte d’irrégularités ou de fraudes;
– une description des limites de la responsabilité du professionnel comptable à l’égard des contrôles internes;
– une description des obligations du client dont l’inexécution peut entraîner l’exonération des obligations du professionnel.

4. Le montant des honoraires et les modalités de règlement

Aux termes de l’article 28 du code des devoirs professionnels, le professionnel comptable reçoit des honoraires à l’occasion de l’exécution d’une mission, pour avoir mis en œuvre les diligences professionnelles et particulièrement les normes généralement admises, utilisé le meilleur de sa compétence professionnelle, engageant ainsi, à bon escient et en toute indépendance, sa responsabilité. Le montant de ces honoraires, les tarifs pratiqués et les modalités de paiement doivent faire l’objet d’une mention claire et précise dans la convention.

Il découle de ce qui précède, que la convention relative aux missions d’assistance comptable dite aussi convention de revue de la comptabilité, n’est pas seulement un instrument juridique, elle contribue, aussi, à faciliter les relations et la communication avec le client. Ce document, lorsqu’il est élaboré en commun ou avec le client, permet de l’impliquer dans l’amélioration de la qualité et de l’efficacité des travaux d’assistance.

Il est donc indispensable pour le professionnel d’obtenir l’acceptation expresse du client sur l’ensemble des modalités exposées dans la convention avant de procéder à l’exécution des travaux. Un exemplaire signé par le client doit être gardé en dossier.

Lire le mémoire complet ==> (La gestion qualité dans les missions d’assistance comptable)
Mémoire en vue de l’obtention du diplôme d’expertise comptable – Commission d’Expertise Comptable
Faculté des Sciences Economiques et de Gestion – Université de Sfax

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81 Wikipédia, l’encyclopédie libre, http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestiondelaqualit%c3%A9, visité en avril 2006.
82 Le résultat des réponses obtenues pour la question n° 3 du questionnaire montre que la majorité des répondants ont classé le critère des honoraires au 7ème rang pour le choix du cabinet d’assistance.
83 Rapporté par Yaïch (A.), « Les modèles professionnels comptables », La lettre comptable, n° 3, 2006.
84 Supplément pratique n° 7 « La Revue Comptable et Financière », Août/Septembre, 2006.
85 Voir l’analyse des questions n° 16, 18, 19 et 21 du questionnaire en annexe n° 2.
86 « Le contrôle de qualité », OEC, 1983, page 70.
87 « Guide du praticien », ICCA, 2004.
88 Article 26 du code des devoirs professionnels.