La naissance de l’Intranet et l’évolution de l’Intranet

By 26 July 2012

C. La naissance de l’Intranet et son évolution

1. Naissance et enjeux

L’Intranet Bayard a été mis en place en janvier 2000, il existe donc depuis deux ans.

Il est né de la rencontre de deux départements : le service informatique, persuadé que les nouvelles technologies pouvaient faciliter le travail des personnels et, la direction de la Communication qui avait l’intuition que l’Intranet serait un formidable outil pour améliorer la diffusion de l’information. L’Intranet incarnait également une volonté du nouveau Directoire de décloisonner les différents services de l’entreprise tout en respectant l’autonomie des collaborateurs du groupe. Alain Cordier, président du Directoire définit le projet Intranet comme porteur de deux ambitions : « Le projet Intranet porte à la fois sur le management des équipes et la communication interne. Du point de vue de la communication interne, Intranet apparaît comme un outil de communication à la disposition du personnel et / ou de l’encadrement supérieur. Il vient s’ajouter aux supports déjà existants de la communication : les réunions, les différents supports papier (journal interne, notes) et apporte aux outils traditionnels, la puissance du numérique : rapidité, ubiquité.

Du point de vue du management, l’Intranet crée un réseau de communautés au sein de l’entité. C’est un espace ouvert pour les membres du groupe, libre de communication mais avec ses règles du jeu ».

Aujourd’hui, Intranet est co-piloté par trois services : le service informatique, la direction de la communication et les ressources humaines.

2. Les objectifs spécifiques d’Intranet

L’Intranet Bayard est censé répondre à trois catégories de besoins.

* Structurer les flux de communication formels et informels

1600 salariés, plus de 3000 pigistes, de nombreuses filiales et activités en région, les échanges entre les collaborateurs de l’entreprise sont obligatoirement nombreux et leur circuit complexe. La plupart des salariés étant localisés au siège de l’entreprise, 3-5 rue Bayard, celui-ci constitue le cœur et le nœud de la plupart des flux communicationnels du groupe. Ces flux forment une multitude de réseaux que l’on pourrait classer en deux catégories : il y a les réseaux de communication formels et officiels émanant de la Direction de la communication, des autres Directions et des syndicats et du CE. Il y a également les réseaux informels qui concernent toutes les informations échangées en permanence entre les collaborateurs du groupe. Tous ces réseaux coexistent et influent l’un sur l’autre. L’Intranet a été conçu à partir de ces différents réseaux. Il s’appuie sur des flux existants pour les structurer et leur donner une cohérence.

* Rationaliser les tâches pour un gain en temps et en coût

Le développement international et régional du groupe, sa croissance externe et la multiplication des sites décentralisés rendaient nécessaire la mise à disposition de l’ensemble des personnels d’un outil de travail commun.

L’application des 35 heures exige la réorganisation des circuits de diffusion de l’information et l’amélioration de certaines fonctions transversales. L’Intranet propose un accès direct à certaines informations et documents relatifs aux services communs et permet de rationaliser des tâches effectuées en plusieurs lieux de Bayard et par des personnes différentes (annuaire du personnel par exemple).

Afin de réduire les coûts de production et de diffusion de certains outils de travail (guide des procédures, annuaires, chartes graphiques, revue de presse), l’Intranet propose des informations remises à jour régulièrement pour un coût de production moindre, et avec une diffusion beaucoup plus large.

* Développer une identité groupe, favoriser la transversalité

L’Intranet est conçu comme un « outil du groupe », correspondant à sa culture et à son identité. L’Intranet se présente donc comme l’outil de tous. Ainsi, le site est conçu pour être alimenté par les départements de l’entreprise. La Direction de la Communication et le Service Informatique sont les départements « maîtres d’ouvrage » de ce projet. Mais d’autres acteurs ont un espace réservé sur L’Intranet, qu’ils alimentent de manière propre en contenu : la Direction des Ressources Documentaires, l’Université, le Bureau des études, la DRH. En conclusion, on peut présenter le site comme un « portail » d’accès à des espaces gérés de façon autonome (en termes de contenu, de services, d’applications) par les différents départements.

Via la messagerie et les forums, l’Intranet peut être, par ailleurs, considéré comme l’outil de tous. L’identité du groupe est clairement présente sur l’ensemble du site : les pages reprennent la charte graphique et respectent l’identité visuelle du groupe. L’Intranet apparaît donc comme un espace ouvert, accessible à tous mais également clos en tant qu’il se fonde sur une culture, un patrimoine propre à Bayard

3. Contenu de la version 2 de l’Intranet

L’Intranet Bayard en est à sa deuxième version (V2). Cette dernière a été mise en ligne le 14 février 2002. Cette évolution est due à plusieurs facteurs :

Tout d’abord, la nécessité de faire évoluer Intranet au delà de la simple utilisation de la messagerie. En effet, les concepteurs se sont aperçus que seule la messagerie était utilisée, et ce au détriment des autres rubriques d’Intranet. Il fallait donc repenser le tout. Est donc ajoutée à la Version 2 une rubrique présentant une utilité certaine en terme de production pour les journalistes (qui représentent 40.5 % de la population de Bayard) : les ressources documentaires. Ensuite, une forte demande d’informations relatives aux ressources humaines (mutations, formations) s’est exprimée. Ainsi, de telles sous-rubriques ont été ajoutées au sein de la rubrique RH. D’autre part, la nouvelle version, plus séduisante graphiquement, est plus attractive pour enjoindre chacun à utiliser Intranet.

Enfin, certaines contraintes techniques empêchaient le développement de l’Intranet du fait qu’il était impossible techniquement de faire des ajouts, des modifications. La version 2 est conçue de façon à favoriser l’évolution.

Pour déterminer les limites de la Version 1 que nous venons d’énoncer, une petite étude en interne a été réalisée, qui rend également compte des usages de cet Intranet. Nous n’avons eu accès à cette étude que quelques jours avant la date de rendu du mémoire. Nous avons réactualisé les données, mais nous n’avons pas pu analyser en profondeur la question des usages. Nous avions quand même réussi à avoir des informations par voie orale lors des différents entretiens. Les données les plus hiérarchisées proviennent de notre entretien avec le chef de projet Intranet. Les résultats de cette étude relative aux usages sont les suivants : de loin, la messagerie est la rubrique la plus utilisée. Viennent ensuite l’annuaire, la revue de presse, et les actualités. Les rubriques RH et les petites annonces ont également leur importance (d’après nos entretiens).

Son évolution proche consiste en son ouverture dans toutes les implantations Bayard. (Actuellement, seul le siège est connecté). 

Contexte de l’étude

Nous avons mené nos entretiens en janvier et février 2002 au siège de Bayard, au 3-5 rue de Bayard à Paris. A cette période, Bayard lançait sa deuxième version de son Intranet (le 14 février 2002).

Il est à noter que Bayard sort d’une crise qui aura duré deux ans, comme nous l’affirme la directrice de la communication interne. Les conséquences sont de taille : la vente d’une grande partie de son pôle industriel (les imprimeries) pour se concentrer sur d’autres pôles d’activités : le développement international et le développement multimédia (édition et web).

Avec cette reconversion industrielle, Bayard a abandonné une partie de son histoire.

Comme pour tout changement, les salariés ont manifesté des signes d’inquiétude pour l’avenir de l’entreprise et leur propre avenir.

Aujourd’hui, sortie de cette crise, Bayard est une entreprise qui a besoin de communication. Informer, rassurer, réunir, créer une identité Groupe au milieu des multiples identités des titres, dynamiser et principalement motiver sont donc des priorités du département de communication interne.

Lire le mémoire complet ==> (L’impact de l’intranet sur la motivation dans l’entreprise)
DESS Communication des Entreprises, des Administrations et des Institutions
Université de Marne la Vallé