Intranet, un outil de communication interne

By 24 July 2012

2. Les applications d’Intranet en communication interne

Dans cette partie, nous allons nous attacher au lien existant entre Intranet et les missions de la communication interne, et plus précisément les missions implicites, à savoir celles qui favorisent la motivation du personnel (en favorisant le développement personnel et l’épanouissement personnel de l’individu).

Selon les discours des défenseurs de L’Intranet, cette technologie permet aux services de communication interne de remplir plus efficacement leurs missions vues précédemment, à savoir :
– La fluidification de la circulation de l’information
– La compréhension de l’entreprise, de son environnement…
– La confrontation (savoir se situer, trouver sa position et son rôle…)
– La cohésion des salariés dans l’entreprise

Nous allons voir si les applications Intranet peuvent remplir de communication interne. Nous nous appuierons principalement sur l’ouvrage de Michel Germain, L’Intranet.

* La revue de presse/ les actualités

Selon l’auteur, la revue de presse est l’un des supports d’information les plus consultées par les salariés pour s’informer sur leur entreprise. En complément de l’image qu’elle renvoie de l’entreprise, elle constitue un support de données sur l’environnement extérieur, rendant compte de l’actualité, de la concurrence et situant l’activité de l’organisation dans un contexte. L’Intranet renforce son impact en permettant sa diffusion à tout le public de l’entreprise, sans considération de distance, d’acheminement et de coût. De plus, la mesure de l’évaluation et les comparaisons sont facilités par la conservation des données dans une base de consultation. Les actualités offrent à chaque instant des informations sur la vie de l’entreprise.

La revue de presse et les actualités permettent donc une circulation efficace, rapide et équitable de l’information, ainsi qu’une compréhension constante de l’environnement de l’entreprise et de l’entreprise en elle-même.

* La charte graphique

L’Intranet constitue un excellent vecteur de propagation de l’identité graphique de l’entreprise. Sa mise sur le réseau favorise sa vulgarisation et permet sa constante actualisation. Elle donne conscience du respect de l’identité de l’entreprise et introduit une pédagogie de l’image institutionnelle.

En mettant en avant le logotype et ses déclinaisons possibles, en présentant des codes couleurs, en normalisant les documents internes sous forme de standards, l’Intranet permet l’extension progressive de normes et de procédures liées au travail coopératif.

La charte graphique permet de faire circuler rapidement, donc de faire imprégner l’identité du groupe, ce qui facilite une meilleure intégration et une meilleure cohésion des salariés.

* Les notes et circulaires

Ce domaine d’information, de consultation fréquente, recouvre le vaste ensemble des documents réglementaires qui régissent l’activité quotidienne d’une organisation, soit les procédures, les directives ou les notes. L’Intranet présente l’avantage d’assurer l’acheminement systématique et sans omission des nouvelles mesures édictées à l’ensemble du public concerné, en permettant un ciblage précis, simple et efficace.La mise en ligne des notes et circulaires facilite la circulation de l’information.

Grâce à L’Intranet, les services de communication peuvent donc assurer plus simplement, plus rapidement et plus efficacement la circulation et la mise à jour des informations, sans contrainte extérieure de coût, d’ acheminement ou de stockage.

* La présentation institutionnelle de l’entreprise

La présentation institutionnelle de l’entreprise, de ses missions et objectifs, de ses moyens humains et financiers, de ses valeurs, etc., est la rubrique la plus communément présente sur les Intranets : selon l’enquête de la société d’études To Team, 60 % des Intranets disposent d’une telle rubrique. Les Intranets offrent la possibilité de mettre en ligne le rapport annuel et le bilan social, deux documents-clés de la présentation de l’entreprise, et de présenter le projet d’entreprise et les orientations choisie.

Ces différentes informations permettent à tout salarié une meilleure compréhension de la réalité de leur entreprise, ce qui est une façon de contribuer à leur implication.

* L’annuaire interne et l’organigramme

– L’annuaire

Il est considéré par l’auteur comme un outil stratégique puisqu’il permet à l’utilisateur de connaître les informations essentielles à la marche de l’activité, il représente le « cœur du système » puisque c’est à partir de lui que se coordonne l’intégralité des fonctionnalités du réseau interne.

Sa première fonction consiste à dresser l’inventaire précis des individus connectés au réseau. Il délimite du même fait l’étendue des possibilités de connexions entre personnes et combinaisons de relations. Dans une notion d’organisation, l’annuaire Intranet gère l’ensemble des informations (habilitations techniques, autorisation d’accès) qui ont trait à la fois aux individus, considérés comme isolés et aux ressources qu’ils partagent (base de ressources, imprimantes, …)

Les informations variées contenues par l’annuaire peuvent être exploitées par toute l’entreprise comme procédures de travail. Toute mutation géographique ou fonctionnelle est portée à chaque instant à la connaissance de tous, en même temps que s’actualisent automatiquement, dans les systèmes les plus variés, les services liés à la nouvelle fonction assumée (habilitations, accès à des bases de données, affectations d’applications partagées).

« Outil névralgique », l’annuaire permet à chacun de trouver les références précises de l’interlocuteur qu’il recherche. La fréquence du recours à l’annuaire, dans la réalité quotidienne du travail, constitue un facteur d’incitation à son utilisation, donc à sa pénétration et par la même à l’appropriation de l’Intranet en général. En associant le trombinoscope à cette application, l’utilisateur peut visualiser la photo de la personne dont il recherche les références et cela peut apparaître comme un facteur de cohésion interne.

– L’organigramme

Relié à l’annuaire, cet outil offre une vision d’ensemble de l’organisation favorisant transparence et clarté.

Selon Michel Germain, « l’annuaire-organigramme se révèle être dans un Intranet la pierre angulaire d’une approche systémique » en ce sens qu’il donne un état précis de la liste de l’ensemble des destinataires de l’information, fournit un état des émetteurs d’information dans l’entreprise, permet de répondre à la question de la diffusion de l’information, offre des précisions de la mission de l’individu et des services.

Chacun peut ainsi mieux se positionner, et positionner les autres, au sein de l’organisation.

L’annuaire-organigramme aide le service communication interne dans ses missions de compréhension, de confrontation et de cohésion des salariés.

* Le forum

Le forum autorise un échange plus ou moins formel sur Intranet, cet échange peut porter sur un sujet d’actualité et se limiter à un public circonstancié ou bien recueillir l’avis de l’ensemble du personnel ; il favorise avant tout un échange de type transversal et une remontée d’information pour la hiérarchie.

Le forum, source d’échange, favorise l’intégration, la cohésion et la confrontation.

* Les rubriques Ressources Humaines

La présence de telles rubriques montre que si l’essentiel des applications d’Intranet provient des missions de communication interne, certaines proviennent des missions liées aux ressources humaines. Nous nous permettons dans ce paragraphe dédié aux applications d’Intranet en communication interne d’inclure un court paragraphe sur ses applications en ressources humaines, car les missions de ces deux services, comme nous allons le démontrer convergent en certains points clés.

Dans toute entreprise, l’informatique exerce un rôle croissant dans la gestion des ressources humaines. Les modifications importantes des organisations avec notamment la perspective de l’Europe et l’application des 35 heures, nécessitent une décentralisation des fonctions des ressources humaines. Grâce à l’apparition de logiciels de gestion, l’entreprise peut adopter différents types de configuration de gestion. Elle peut choisir de centraliser ou, au contraire de décentraliser certaines fonctions. Un outil comme l’Intranet correspond bien aux exigences de cette souplesse nouvelle de gestion

Ainsi, les rubriques RH recouvrent l’ensemble des informations sociales, du document de conventions collectives aux avantages sociaux en passant par les mouvements de personnel. Elles représentent un gisement considérable d’informations de proximité nécessaire à la dynamique interne du groupe. L’Intranet permet également de mettre à la disposition des salariés certains services comme la gestion des compétences, la formation, etc., autant de dispositifs qui demandent en général de lourds investissements en hommes et en temps.

Ces rubriques favorisent donc la circulation et la cohésion, missions de communication interne.

Transition

Ainsi, les missions des RH et de la communication interne convergent sur un point essentiel développé dans ce mémoire : la motivation du personnel. En effet, une des missions des RH est de mobiliser le personnel, car « les entreprises n’existent pas sans les hommes et les femmes qui y travaillent. Et la tâche numéro 1 de tout cadre ou personne qui en a la responsabilité consiste à obtenir de ses collaborateurs une productivité et une qualité de travail maximales. Ce qui suppose des compétences adéquates, une organisation optimale, mais, avant tout, la motivation de tous ». Or, pour susciter « globalement » (sans viser précisément une personne, mais tout ou partie du personnel) la motivation, un des moyens les plus couramment utilisé reste la communication. C’est donc en partie dans cette optique que se définissent les missions de la communication interne. Ainsi, les objectifs de communication interne (la circulation, la compréhension, la cohésion, la confrontation) qu’Intranet peut remplir, comme nous venons de le voir, ont toutes un point commun : susciter une certaine forme de motivation au travail. Nous tenons à souligner que cette mission est implicite, n’est jamais explicitement formulée.

D’où la question suivante : « en tant qu’outil appartenant spécifiquement et conjointement à ces deux directions, Intranet peut-il constituer une source de motivation pour l’ensemble des collaborateurs réunis au sein d’une structure professionnelle ? »

Lire le mémoire complet ==> (L’impact de l’intranet sur la motivation dans l’entreprise)
DESS Communication des Entreprises, des Administrations et des Institutions
Université de Marne la Vallé

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Cf infra p.23

Germain, Michel, L’Intranet, Paris : Economica, 2000

Enquête réalisée par la société d’études To Team en automne 2000 auprès de 300 pratiquants d’Intranet, de 50 personnes qui ne l’utilisent pas par choix personnel et de 100 non intranautes qui ne sont pas équipés

Germain, Michel, op cit, p 52

Lévy-Leboyer, Claude, op.cit, p.13, 2002

cf infra p. 19, p.23

cf infra p.8