Nécessités d’une stratégie d’implantation d’un système d’information organisationnel SIO
Il est intéressant de noter que les firmes qui ont moins de lacunes sont caractérisées par un prisant temporel à plus terme et ont plus haut niveau de professionnalisation.
Elle sont donc plus aptes à planifier leur processus d’informatisation et disposent des ressources humaines qualifier pour le réaliser.
De plus, une minorité de firmes ont compensé leurs lacunes à ce niveau en ayant recours à un compétant et indépendant,peut minimiser les risques d’échec lorsque les ressources et les compétences internes sont insuffisantes,ce qui est le plus souvent le cas dans les P.M.E.
1- Une stratégie participative
Face à ce constat, il est possible d’élaborer une stratégie participative (direction, responsable de l’implantation, utilisateurs) amènent la P.E prendre en charge elle-même la conception du système d’information à partir de l’identification (toute question technique mise à part) de ses problèmes et de ses besoin.
L’objectif d’une telle stratégie est de minimiser les risque attentant à l’informatisation, et ce l’intérieur des contraintes de ressource de petite entreprise.
Cette stratégie est axée sur la définition des rôles des différents intervenants dans le processus et sur une systématisation de l’action de ces intervenants qui tient des certaines de la P.M.E.
Le premier intervenant est évidemment le propriétaire dirigeant.
Celui ci initie le projet à partir de l’identification des problèmes et des opportunités de la firme ; délégué un mandat spécifique au responsable du projet ; s’assure que les objectifs de la stratégie d’implantation du nouveau système sont développés et suivis ; démontre enfin une implication et un support visibles tout au long du projet.
Le deuxième intervenant set le responsable du projet.
Ce doit être un gestionnaire clé de la firme, qui a les compétences requise ou qui, avec l’aide d’un consultant externe, établie la planification du projet, analyse les besoins des utilisateurs et élabore les objectifs du nouveau système ; élabore une stratégie systématique d’implantation mettant l’emphase sur une approche consultative combinée initialement à du logiciel d’application préprogrammé (progiciel) ; rédige le cahier des charges du nouveau système ; évaluer les offres des fournisseurs ; formes des utilisateurs ; supervise la mise en œuvre de la solution choisie.
Il doit avant tout posséder des facultés de communication et des qualités pédagogue ainsi qu’un niveau suffisant de connaissances en informatique.
Les autres sont les utilisateurs, ils doivent participer activement à tout le processus (l’analyse des besoins, évaluation des progiciels, formation d’autre utilisateurs, évaluation des système) pour devenir les propriétaires du système.
2- Un guide d’implantation
Une telle stratégie systématique pourra s’opérationnaliser par le biais d’un guide d’implantation d’un système d’information organisationnel dans la P.E, guide qui spécifiera les taches des intervenants dans le processus et les moyens pour les réaliser.
Notons qu’il existe à l’heure actuelle de graves lacunes dans la documentation existante destinée à la P E au sujet de l’informatisation.
Divers organismes émettent des guides d’informatisation de le P.E constitue essentiellement d’une description très générale des étapes à suivre et de conseil. L’absence de spécificité de tels documents font qu’ils ne peuvent être des outils opérationnels pour la P.E.
D’autre part, on trouve aussi plusieurs livre, du type (comment acheter un micro-ordinateur d’affaire) axés sur la description et l’évaluation des facteurs techniques liés à l’acquisition d’un système informatique. Ces ouvrages ont une optique trop restreint.i.e. l’achat d’un outil de productivité et non d’implantation d’une solution à des problèmes organisationnels.
Ils peuvent amener la P.M.E à s’informatiser pour de mauvaises raisons et dans de mauvaises conditions. Par opposition le récapitulatif suivant présente ce que pourrait être le contenu d’un guide d’implantation d’un S.I.O. Dans la petite entreprise. On notera que cette stratégie déjà informatisée qui doit modifier son S.I.O.
Dans ce dernier cas, la stratégie d’implantation s’intègre au processus de gestion des ressources informationnelles.
3- Problématique du portefeuille d’application du S.I.O.
La nature du portefeuille est des indices clés du rôle d’un système d’information dans une organisation.
Or, le portefeuille type des firmes échantillonnées contient surtout des applications axés sur les opérations financières, le contrôle opérationnel et la gestion courante ; alors, que les besoins informationnels exprimés par les gestionnaires se situent souvent au niveau du marketing et de la production, du contrôle de gestion et de la prise de décision, de la planification et de l’analyse.
L’examen des rôles de gestion, associés aux taches critiques de la direction, nous permet d’identifier l’une des principales raisons de la sous–utilisation du S.I.O. par les propriétaires dirigeants et les responsables de production , par rapport aux responsables financiers .
Les rôles informationnels de gestion, et en particulier celui de contrôleur, sont en effet primordiaux dans la tache de responsables financiers, alors que ce sont les rôle décisionnels qui permit au niveau de la direction générale et de la production.
Les applications transactionnelles de base, telles que les comptes clients, s’adressent avant tout au premier type de rôle : Tandis qu’une application comme les pris de revient est plus approprié au second type, et ce particulièrement dans le secteur manufacturier.
Or, il est important de noter que les firmes qui ont implanté des applications de ce dernier type administratives sont caractérisées par une plus grande maturité informatique.
Cela s’explique par le fais que les application autre que les applications transactionnelles de base répondent généralement à des besoins beaucoup plus spécifiques à chaque firme, la firme dans ce cas, ne peut donc avoir recours à un progiciel, mais doit plutôt développes elle-même ou faire développer l’application requise.
Ce type d’application requiert aussi, généralement,plus de ressources informatiques,étant donné l plus grande complexité des programmes et le plus grand recours au traitement du dialogue.
