Le service export de Schenker Marseille

By 28 April 2011

Les objectifs du stage (mes missions à l’export)
Le service export de Schenker Marseille est divisé en plusieurs pôles selon les pays : Asie du Sud Est (Japon, Taiwan, Inde), Israël, Afrique, Arabie saoudite…et aussi en fonction des clients.
Mes missions on été diverses tout au long du stage principalement au service groupage destination Israël, Chypre, Liban, Dubaï.
Tout d’abord, j’ai appris à utiliser le logiciel AS400, Utile à tous les services de l’entreprise. Il permet de gérer la commande d’un client de A à Z.

Premièrement j’ai ouvert un dossier export suite à la demande de Booking, envoyé par le client. Dans ce dossier, qui s’effectue grâce à l’AS400, il faut renseigner le chargeur (Shipper), le destinataire destinataire (Consignee), le notifié (Notify) mais aussi la date et port de départ et d’arrivée, la compagnie qui se charge du fret ainsi que le navire. Nous devons aussi préciser les numéros des conteneurs, le plomb et le type de conteneur. De plus, il faut détailler le nombre de colis et la nature de celui-ci (palettes, sacs, cartons…), le type de contenu, les références et aussi préciser s’il s’agit ou non de produits dangereux et pour finir renseigner l’incoterm. Il se peut que les instructions du client soient incomplètes ou erronées, il est donc possible de modifier le dossier mais aussi de dupliquer sur un dossier existant si de nombreuses données d’un dossier antérieur sont similaires à un dossier que nous devons ouvrir.
J’ai ensuite appris à établir des MBL et des HBL, il faut aussi utiliser l’AS400 et suivre les indications fournies dans l’ouverture de dossier par le client.

Tout d’abord, il faut préciser le numéro de dossier donné suite à l’ouverture de celui-ci. Si nous réalisons un MBL, il faut indiquer en nom de compagnie le nom de la compagnie maritime ou de l’armateur qui se charge du fret (BLI, MDRL, CMA)  et si c’est un HBL il faut indiquer SCH1. Puis, nous devons renseigner le chargeur, destinataire et le notifié.
Si nous réalisons un MBL, le chargeur sera notre entreprise : Schenker Marseille et le destinataire l’agent dans le pays où la marchandise doit être livrée (Israël : Orian, Chypre : GAP, Liban : BCC…) Le MBL est destiné à la compagnie maritime  qui se charge du fret.

Pour le HBL, le chargeur, le destinataire et le notifié sont indiqués sur le dossier, il s’agit ainsi du fournisseur et du client. De plus, il faudra préciser le port et la date de départ et d’arrivée, le numéro de conteneur, le numéro de plomb, la description détaillée avec le type de conteneur, la taille, le contenu, le poids et le volume, il faut toujours préciser si on dispose de matériel dangereux . Ils seront ensuite envoyés au client.
A la fin de chaque BL, qu’il s’agisse d’un MBL ou HBL il faudra indiquer si le fret est payable à destination c’est-à-dire s’il s’agit d’un  <<Freight Collect>> ou s’il est payable avant  c’est-à-dire il s’agit d’un << Freight Prepaid>> , Pour cela, il faut se référer à l’incoterm.

Il faut être attentif aux données en évitant les erreurs dans les numéros de conteneurs, plomb, nombre de colis et palettes. Il est aussi possible de reprendre le BL s’il ne convient au client, par exemple si le client ne précise pas en détail les marques ou de dupliquer sur un dossier existant si les tiers sont identiques à un dossier déjà ouvert.
De même, j’ai protisé un conteneur grâce au logiciel AP+ ce qui permet de renseigner le système portuaire que le conteneur a été chargé. Cette étape est obligatoire avant la mise à quai du conteneur.
Pour protiser il faut d’abord aller dans le menu marchandise export et ensuite dans créer dossier. Nous devons ainsi renseigner le numéro de dossier et de booking. Ensuite il faudra bien sûr encore fournir toutes les informations nécessaires : numéro de conteneur, plomb, poids, description du contenu… On va donc créer un Avis de Mise à Quai (AMQ) qui est un document essentiel pour la douane et qui va permettre d’établir l’EX A.

Lorsque l’on dispose de marchandises dangereuses il faut bien sûr l’indiquer en allant dans le menu douane et contrôle. Nous devons après indiquer la personne à contacter sur la déclaration, le numéro du transporteur présent sur la demande de positionnement, l’expéditeur avec son numéro de téléphone et son adresse. Ensuite un numéro EDX nous sera communiqué, Il faudra ensuite le retaper pour pouvoir renseigner le nombre de colis, le poids brut et net, le numéro et la classe de dangereux.
J’ai aussi appelé certaines compagnies maritimes pour une demande de booking, les dates de départ et d’arrivée les plus proches ainsi que le navire m’ont été précisées. Il faut être efficace et bien indiquer le port de départ et d’arrivée et le type de marchandise afin que l’interlocuteur puisse nous renseigner.

De même, j’ai appelé nos agences en France pour leur demander d’envoyer les documents manquants comme par exemple des BL, EUR1, …En effet, quelquefois la commande est traitée par un autre Schenker en France, ainsi que la douane peut être faite par leur soins dans ce cas là on demande d’envoyer la douane et si la douane est faite par nous on demande les documents nécessaires pour la faire (facture, liste de colisage, Procuration s’il y a un EUR1 a faire). Il faut faire attention que les entreprises respectent le délai et vérifié si les commandes faites par les armateurs correspondent aux factures du client en regardant si le numéro de conteneur, de plomb, de commande, le poids et le nombre de colis coïncident. En effet, la moindre erreur interdit l’empotage, c’est-à-dire le chargement sur le bateau du conteneur.

De plus, j’ai appris à éditer in BL inttra. Le principe reste le même que pour le BL standard. Il se fait toujours à l’aide de l’AS400. Les compagnies d’armateur ont cependant été regroupées pour faciliter le transport. Il est possible de faire un BL original ou un Sea Way Bill. Il faut toujours préciser le numéro de dossier, la compagnie maritime avec le numéro Lloyd’s et Flagship qui vont permettre de renseigner l’entreprise, la référence de la compagnie qui est le numéro de Booking, le lieu d’émission ici Marseille et le type de paiement (prepaid ou collect).
Ce type de BL est plus facile à réaliser et permet de gagner du temps. Néanmoins, il faut disposer du code Lloyd et Flagship et il faut parfois appeler les compagnies maritimes pour l’obtenir.

J’ai aussi appris à faire des envois de documents pour la douane en utilisant toujours l’AS400, ce document indiquera les pièces fournies pour la douane : EX1, EUR1, MBL, HBL, Facture… Il fout toujours préciser le nom de la personne à qui le courrier est adressé et indiquer les documents envoyés. Si c’est Schenker Marseille donc notre entreprise qui réalise le BL nous pourrons l’adresser à l’expéditeur, si c’est une agence il faudra envoyer les documents à celle-ci.
J’ai aussi réalisé des ouvertures de dossiers mais en Gateway, il faut cependant aller dans le menu Gateway sur AS400, les données à préciser sont les mêmes que pour une ouverture de dossier simple mise part que nous indiquons dans l’option Port Gateway, le nom du port de destination. Il faudra ensuite réimprimer le dossier une seconde fois ; le premier sera non facturable et le second sera le dossier qu’on utilisera pour le reste des opérations à réaliser.
De plus j’ai appris à déclarer des documents douane.

On va ainsi déclarer les documents d’accompagnement (DOCAC), ce sont les documents que l’ont n’a pas fait à Marseille c’est-à-dire qu’ils ont été réalisés par d’autre agence Schenker. Pour déclarer  ces DOCAC il faut utiliser AP+ menu douane et contrôle puis le sous menu document d’accompagnement, puis en rentrant le numéro d’AP+ on tombe sur un page d’où nous devons renseigner le bureau de douane, le type de document (EXA, T2L ,…), le bureau d’émission, le nombre de colis et le poids brut, après toutes ces opérations on peut enregistrer. Pour finir, il faut retourner dans le menu douane et contrôle dans les sous-menus déclaration et traitement unitaire ensuite nous devons aller dans les menus delta et recherche avis delta, on devra ensuite enregistrer le document deux fois. Il faut bien sûr être vigilant lorsque l’on recopie les numéros des documents, il ne faut pas non plus se tromper dans la nature des documents.

J’ai également édité des justificatifs de sorties qui permettront le dépotage des marchandises. Ce sont les derniers documents que l’ont doit fournir à la douane. Ensuite, le dossier douane pourra être validé par les bureaux de douane du port de Fos sur Mer et le bateau pourra partir à destination. Le justificatif de sortie se fait à l’aide d’AP+ il faut aller dans le menu douane et contrôle puis dans le sous-menu déclaration et pour finir dans justificatif de sortie unitaire. Ensuite, il faut rentrer le numéro d’AP+, on verra ainsi si le document est disponible et on pourra l’imprimer. Si la douane ne possède pas ce dernier, elle ne pourra pas valider le dossier et la marchandise ne pourra pas arriver à destination.

J’ai ensuite appris à faire un envoi d’offre de transport ou demande de positionnement, elle se fait par mail ; il faut alors envoyer un mail au transporteur qui se charge du transport de la marchandise par la route. Dans ce mail, il faudra préciser la date d’enlèvement et le lieu ainsi que la personne à contacter. Il ne faut pas oublier non plus la description de la marchandise, la référence du client et l’entrepôt où la marchandise sera laissée avant l’embarquement sur le bateau, ici à Schenker Fos. Le transporteur nous confirmera qu’il peut s’occuper de la demande et nous enverra une mise à disposition (MAD).
J’ai aussi mis des étiquettes aux différents dossiers, cette tâche se réalise aussi à l’aide de l’AS400 et l’étiquette permettra au client de retirer plus facilement la marchandise il suffit juste de rentrer le numéro de dossier et de valider.

Pour finir, j’ai appris à éditer un BL avec une lettre de crédit. Cette lettre va  permettre au client B d’être payer obligatoirement par le client A.
Le client B fournit à sa banque (banque B) les documents nécessaires avec les indications qu’elle souhaite avoir. Ensuite, la banque B fera donc la lettre de crédit qu’elle enverra à la banque A. la banque A transmettra ce document au client A qui lui fournira les documents demandés  dans la lettre de crédit. Quand la banque  B réceptionnera tous ces documents, elle pourra prélever la somme de l’achat des marchandises chez la banque A sur le compte du client A.

Schéma du processus de la lettre de crédit
Schéma du processus de la lettre de crédit
Service export de l’entreprise DB Schenker