Les étapes d’informatisation de la PME PMI

By 25 April 2011

Les Problèmes économiques et informatiques pour Les PME/PMI2ème partie :
Chapitre I : L’informatisation des PME PMI
Section I : Les étapes d’informatisation de la PME PMI
L’informatisation des PMEPMI passe d’abord par la gestion ou plus précisément par les systèmes d’information organisationnels à base ordinateur (sio) effectivement un nombre croissant des PME se sont informatisées au cours des dernières années débutant par des application de nature comptable, telles que les comptes clients, la paye et le grand livre général.

L’objectif d’un S.I.O est double, d’une part accroître l’efficacité des processus opérationnels axés sur la saisie, le stockage et le retraitement des données si l’on considère les données et i’information comme une ressource, une augmentation de la productivité reliée à la gestion de cette ressource se traduit en effet par une diminution des coûts d’opération. D’autre part l’objectif est aussi et surtout améliorer l’efficacité des processus administratifs de planification, plus complète et plus opportune, et en fournissant les moyens d’analyser cette information.

La gestion des ressources informationnelles est un concept basé sur une vision du matériel du logiciel du personnel et des données du S.I.O en tant que ressources précieuses qui doivent être géré efficacement pour le bénéfice de la totalité de l’organisation.

1 – Les raisons de sa nécessité.
Ce concept est devenu vital dans l’environnement informatique actuel des PME pour deux raisons principales :

a La technologie informatique et applications aux besoins des utilisateurs dans les PMEPMI croit et évolue rapidement. Ce phénomène de croissance et d’évolution temporelle du système d’information organisationnel se manifeste chez les PME par :

  • un pourcentage croissant du chiffre d’affaire investi dans les ressources informatiques (1% du c.a en moyenne)
  • un pourcentage croissant du budget du S.I.O alloué au logiciel et personnel informatique (50% de l’investissement informatique est alloué en moyenne au logiciel)
  • un plus grand recours au développement de l’application sur mesure surtout au niveau des applications administratives plutôt qu’a des progiciels (50% des firmes)
  • l’exploitation d’un plus grand nombre d’application en nature administrative (par exemple la comptabilité de prix de revient) par opposition aux applications de nature opérationnelle

b une performance inadéquate et une utilisation insuffisante des applications et des ressources informationnelles du S.I.O constituent un problème important dans les PME ce problèmes se manifeste de divers façons.

  • Le faible taux d’utilisation des applications existantes par les gestionnaires, la présence des phénomènes de résistance au changement provoqués par un manque de formation des utilisateurs, des promesses non tenues et un services inadéquat des fournisseurs un manque de participation des utilisateurs au processus d’implantation du S.I.O enfin un manque de communication et une incompréhension mutuelles entre les utilisateurs et les concepteurs du S.I.O
  • Une absence de planification relative à l’évolution future du S.I.O dans la firme.
    • Une formation inadéquate du responsable du S.I.O
    • L’absence des mesures de sécurité et de documentation adéquate.

2 – Les politiques à mettre en œuvre.
Face à cela la gestion des ressources informationnelles implique que la direction d’une petite ou moyenne entreprise doit appliquer des concepts et des outils de gestion dans le bute de planifier d’organiser et de contrôler les ressources informationnelles de l’organisation. La direction de la firme doit don être en mesure de répondre à des questions telles que :

  • – De quelle façon notre S.I.O contribue-t-il actuellement et potentiellement à la performance à court terme et à long terme de la firme ?
  • – Avons-nous trop ou trop peu investi dans les ressources informationnelles ?
  • – Nos opérations informatiques et nos projets de développement sont ils gérés de façon appropriée ?

Il est clair que la majorité des PME ne peut répondre à ces questions à l’heure actuelle. il est aussi évident que les ressources limités de la petite entreprise ainsi que son mode de gestion propre , axé généralement sur l’informel , sur le court terme et sur l’action réactive plutôt que proactive , imposant des contraintes spécifiques q’une politique réaliste de gestion des ressources informationnelles devra respecter . Une telle politique aura les bute suivants : ¨ Minimiser les risques de l’information en établissant des objectifs réalistes pour le S.I.O, en identifiant les taches et les activités importantes y afférant et en formalisant le processus d’implantation pour fin de contrôle et d’évaluation.

Les étapes d’informatisation de la PME¨ Maximiser l’efficacité des utilisateurs et de personnels informatiques de la firme en établissant des politiques (exemple : la formation) et des procédures (exemple : la sécurité des données) pour les aider à remplir les taches respectives relativement au SIO ¨ Développer une stratégie pour faciliter l’évolution du S.I.O en identifiant les besoins futurs et les ressources requises dans une optique d’anticipation et d’adaptation au changement (la capacité d’expansion du matériel, flexibilité du logiciel, le type d’applications prévues).

3 – Les outils de mise en œuvre.
Cette politique de gestion doit devenir opérationnelle au moyen d’outils accessibles aux gestionnaires des petites entreprises .en particulier un instrument de type « autodiagnostic » comme il existe actuellement pour d’autres fonctions de l’entreprise, pourrait servir à la fois de grille d’analyse de la situation actuelle du S.I.O dans l’entreprise et de cadre de référence pour l’élaboration des politiques de gestions des ressources informationnelles.

Un tel instrument utilisé par la direction seule ou avec l’aide d’un consultant externe, aurait aussi l’avantage d’impliquer fortement les gestionnaires dans le processus de gestion des ressources informationnelles et de le sensibiliser à l’importance de cette fonction pour l’organisation.

Analyse du système existant
Buts, objectifs et stratégies de la firme. Buts, objectifs et stratégies pour le S.I.O. Description et évaluation du système actuel : -position organisationnelle du S.I.O. (fonction, expérience et formation du responsable – dépenses (matériel, logiciel, salaires, fournitures, bureau de traitement à façon – matériel (capacité d’expansion, performance) – logiciel de système (d’exploitation, de programmation, de l’utilisateur final) – opération (temps de réponse sécurité, documentation) – support de fournisseur ou de bureau de service – personnel informatique (fonction, expérience, formation) – sous – systèmes d’application :

  • – Par fonction (comptabilité, marketing, production etc.).
  • – Par objectif (opérationnel, contrôle, aide à la décision).
  • – Par type de développement et de support (interne, externe).
  • – Par nécessité de maintenance ou de révision.

-Utilisateurs (fonction, expérience, formation, participation, satisfaction, utilisation) Etat des projets de développement en cours. Evaluation des forces et des faiblesses du SIO

Evolution prévue du système
Principaux problèmes et opportunités de la firme (actuels et prévus). Besoins informationnels de la firme Applications prévues (par ordre de priorité) : – ressources financières requises – ressources matérielles requises – ressources logicielles requises – ressources humaines requises Echéancier (développement des applications et acquisition des ressources).

Lire le mémoire complet ==> (Logiciels informatiques ( Logiciel propriétaire, non libre))