La fonction et la mission contrôle de gestion : contrôle budgétaire et technique

By 12 April 2011

II- La pratique du contrôle de gestion

1- La mission du contrôle de gestion:

La dénomination même du contrôle de gestion fait comprendre que sa première mission est le contrôle. Le service contrôle dans l’hôtel Palmeraie Golf Palace a pour mission:

– Le suivi de toute l’activité de l’organisation en s’informant en permanence sur les divers flux et transactions: flux d’information, flux de marchandises, etc.
– La veille au respect des procédures mises en œuvre ainsi que l’instauration ou la proposition de nouvelles procédures en cas de changement du contexte de gestion et cela pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise;
– La veille au bon enregistrement de toutes les opérations et à la sauvegarde de la base de données de l’entreprise;
– Le calcul des résultats à la fin de chaque mois (les statistiques, les ratios, le contrôle budgétaire);
– La maîtrise des coûts à travers le suivi de l’évolution des charges (grâce à la gestion des stocks, l’analyse des coûts, le contrôle budgétaire, etc.).

La deuxième mission du service de contrôle au sein du Palmeraie Golf Palace est l’instauration d’un climat de dialogue et de communication entre les divers départements et cela parce que le contrôle de gestion permet:

– d’informer en permanence les responsables au siège, à la Direction Générale ainsi que les divers Directeurs de départements de toute l’activité de l’entreprise et des résultats obtenus en comparaison avec les normes du secteur, le budget et les réalisations des périodes précédentes;
– de former et d’inciter tous le personnel en cas d’anomalie ou de confusion ainsi qu’en cas de prise de décision.

2. La fonction contrôle de gestion:

A- le contrôleur général

Les qualités requises dans la fonction de contrôleur général sont: Honnêteté, intégrité, goût des chiffres, esprit d’analyse, méthode, sens de l’organisation, polyvalence d’action et de recherche, dynamisme, précision, connaissance approfondie de l’organisation, de la gestion et de la comptabilité d’un hôtel, grande rigueur dans l’application des procédures administratives.

Le contrôleur de gestion est l’assistant du directeur financier dans le domaine du contrôle de gestion.

Les fonctions essentielles dont il est responsable sont:

– Veiller au bon fonctionnement des services de contrôle et du suivi des documents;
– Vérifier les travaux accomplis par les différents contrôleurs;
– Contrôler le bon enregistrement de toutes les écritures (rapprochement des recettes, main-courantes, caisse, etc.);
– Contrôler le bon enregistrement des dépenses au comptant et en crédit;
– S’assurer de la réalité des inventaires et de leur chiffrage avec rapprochement physique par sondage périodique;
– Déterminer contradictoirement les ratios matières (vivres, caves) avec recherche des écarts, la rotation des stocks;
– Etablir les données statistiques décadaires et de fin de mois: occupation, chiffre d’affaires, fréquentation, nombre de repas servis, etc.
– Rapporter au Directeur Financier toutes les anomalies constatées.

B- Le contrôle des recettes:

Consiste à effectuer les contrôles du chiffres d’affaires et les recettes de l’hôtel:

– Le contrôle du relevé du back: Le back est composé des factures des clients présents à l’hôtel. Toute facture non payée ou non transférée aux débiteurs doit être dans ce back .
– Contrôle des annulations, transferts, rappels sur chiffre d’affaires;
– Contrôle des prestations offertes aux clients et les gratuités autorisées;
– Contrôle du chiffre d’affaires logement: les chambres occupées, les nuitées, les prix de vente des chambres et les différentes réductions accordées et approuvées par le responsable habilité;
– Contrôle du chiffre d’affaire restauration: contrôle des factures points de vente. Ainsi, le contrôleur des recettes doit vérifier les séries des factures, les articles consommés, les prix des prestations, le nombre de couverts servis ainsi que les modes de règlement de la facture;
– Contrôle du chiffre d’affaire des autres prestations tels que le golf, le fitness et parfumerie, le bowling jeux, le club équestre, la blanchisserie, le service voiturette, le standard, etc. Le contrôleur est tenu de vérifier les séries de factures, les annulations et déductions sur ces prestations ainsi que les modes et conditions de règlement;
– Contrôle des arrivées et départs des groupes et opérations banquets, les conditions de séjour et les modes de règlements;
– Contrôle des remises à zéro: les caisses enregistreuses sont remises à zéro une fois par jour;
– Contrôle inopiné des caisses points de vente, de la caisse générale, de la caisse des achats et les caisses réception;
– Calculer les statistiques au cours et en fin de période de gestion (mensuelle), et veiller à la mise à la disposition de la Direction Générale de toute information nécessaire.

C- Le contrôle de restauration (F&B)

Le contrôle restauration s’effectue à partir des approvisionnements jusqu’à la consommation finale de nourriture et boissons, en passant par le stockage.
Il s’agit de déterminer les coûts théoriques nourriture et boissons, les coûts réels périodiques et mensuels nourriture et boissons.

Les résultats du contrôle restauration sont synthétisés dans le rapport mensuel des coûts F&B.

– contrôle receiving des marchandises: le contrôleur f&b doit assister à toute entrée de marchandise à l’économat et vérifier la conformité de la réception avec le bon de commande en terme de quantité, qualité et prix. Le contrôleur procède également à l’enregistrement journalier des entrées f&b;
– contrôle des prélèvements de marchandises de l’économat aux points de ventes concernés. Les bons de prélèvements doivent être signés par le contrôleur; ce dernier procède en fin de journée à l’enregistrement de toutes les sorties de l’économat vers les points de vente ;
– contrôle des transferts de marchandise d’un point de ventre à un autre point de vente: en effet, en cas de besoin, un point de vente peut transférer de la marchandise dont il ne dispose pas en stock d’un autre point de vente et cette opération fait l’objet d’un bon transfert, pareille à un bon de prélèvement mais qui ne se fait pas au niveau de l’économat.
les sources d’information sont:
– pour les achats de marchandises: les factures, bons de commande, demande d’achat, bon de livraison et bon de réception;
– pour les sorties de l’économat: les bons de prélèvements, les meat tag délivrés par l’économat en fin de journée;
– pour les sorties d’un points de vente à un autre point de vente: les bons de transfert de marchandises;

le contrôle F&B comprend également:

– le contrôle des prix des marchandises, les devis des fournisseurs;
– procéder aux inventaires physiques des stocks à l’économat et ce chaque fin de période (le mois), traiter ces inventaires, les comparer aux inventaires théoriques et analyser les écarts;
– le calcul périodique et en fin de période des coûts de la nourriture et boissons et élaboration des états de consommation en comparaison avec le chiffre d’affaire restauration réalisé;
– calcul des prix moyens des couverts aux différents points de vente;
– élaboration des livres de bar pour les boissons par points de vente: comparaison entre la consommation et les ventes contrôle des recettesdes articles de boissons
– contrôle quotidien des offres en gratuité nourriture et boissons accordées aux clients et personnels de l’hôtel, les conditions de ces offres et leur conformité aux procédures;

D- Le contrôle technique et divers:

Le contrôleur se charges du suivi de toutes les autres charges autres que la nourriture et les boissons et cela à travers:

– le contrôle des achats du départements technique: réception des pièces techniques et produits divers; conformités des réceptions avec le bon de commande en terme de quantité et de prix;
– enregistrement quotidien de toutes les entrées et sorties de pièces techniques et produits divers du magasin technique et de l’économat (dans le cas des produits divers) vers les points de vente ou services concernés;
– calcul et suivi de la consommation en cours et en fin de période de gestion de ces produits par imputation des charges sur les points de vente et les départements concernés;
– contrôle et suivi de la consommation de l’énergie (gasoil, essence, combustibles, propane) et de l’eau et l’électricité en cours et en fin de période de gestion;

E- Le contrôle budgétaire:

Le contrôle budgétaire consiste à comparer en permanence les réalisations et le budget. Au sein de l’hôtel Palmeraie Golf Palace, le contrôleur budgétaire procède aux diverses opérations suivantes:
– élaboration avec le Directeur Financier du budget annuel des produits et charges;
– calcul des résultats en cours et en fin de mois en terme de consommation, statistiques et leur comparaison avec le budget fixé;
– contrôle budgétaire de tous les produits et charges périodiquement en cours du mois et en fin de mois;
– analyse et explication des écarts sur budget, et communication des résultats aux responsables concernés pour mener les actions correctives nécessaires;
– appréciation et révision du budget si nécessaire.

Lire le mémoire complet ==> (Le contrôle de gestion et la performance de l’entreprise)
Mémoire pour l’obtention d’une licence en sciences économiques et gestion